Business Process Management

Definitie

Resultaatgebied dat gaat over het maximaal bijdragen van bedrijfsprocessen aan het organisatierendement. Te realiseren door: het minimaliseren van kosten en het maximaliseren van doelgerichtheid in activiteiten binnen bedrijfsprocessen.

Managementbenadering waarin processen leidend zijn voor het richten van de organisatie op doelstellingen, het optimaal inrichten van de organisatie en het sturing geven aan de uitvoering teneinde de doelstellingen te realiseren.

Het identificeren, ontwerpen, inrichten, besturen, beheersen, verbeteren en vernieuwen van bedrijfsprocessen. De kern van procesmanagement is het sturen op resultaten. Het werken met processen is een belangrijke voorwaarde om kwaliteit en (lever-)betrouwbaarheid te kunnen garanderen. Adequaat procesmanagement waarborgt dat er niets wordt vergeten.

Alias: BPM

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Procesmanagement volgens Kees Tillema
• Procesmanagement volgens Hans van Krevel (citaat)
• Procesmanagement volgens Florian Hoornaar
• Resultaatgericht procesmanagement volgens Eric Thomas (citaat)
• Processen en procesmanagement volgens Petra
• Effectief procesmanagement (boekentip)
• Het procesmanagement modellenboek (boekentip)
• Basisboek Procesmanagement (boekentip)
• Procesmanagement in de praktijk (boekentip)

Business Process Management (BPM)

Het (kunnen) beheersen, beïnvloeden, controleren en voorspelbaar maken van processen. BPM draagt er zorg voor dat de inrichting van de processen continu wordt verbeterd en de uitvoering voldoet aan de gestelde eisen.

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesmanagement

Managementbenadering waarin processen leidend zijn voor het richten van de organisatie op doelstellingen, het optimaal inrichten van de organisatie en het sturing geven aan de uitvoering teneinde de doelstellingen te realiseren. Als synoniem wordt soms BPM gebruikt, al heeft dit laatste voor sommigen een connotatie met software.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Wat is procesmanagement?

Centraal in [definities van procesmanagement] staan het beheersen en beïnvloeden van processen. De reden waarom dat gebeurt, is omdat een organisatie haar doelen wil realiseren. Dit boek han­teert  daarom  de volgende definitie:  ‘Procesmanagement is een systematische en beheerste beïnvloeding van processen om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd.’

Dit betekent wel dat de processen een bekend verloop hebben (processen beschrijven), dat de doelen bekend zijn (processen besturen), dat bewaakt wordt of de processen ook juist  verlopen  (processen  analyseren)  en  dat  processen  worden  bijgestuurd  wanneer  nodig (processen verbeteren). Daarmee ontstaat de PDCA­-cyclus ... :
– plan: processen beschrijven;
– do: processen besturen;
– check: processen analyseren;
– act: processen verbeteren.

Procesmanagement

Systematische en beheerste beïnvloeding van processen om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd

Het toepassen van procesmanagement houdt in dat je praktische instrumenten en methoden inzet om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd.

Bron: Procesmanagement in de praktijk - beschrijven, besturen, analyseren en verbeteren, Hugo Hendriks

Procesmanagement

Het identificeren, ontwerpen, inrichten, besturen, beheersen, verbeteren en vernieuwen van bedrijfsprocessen. De kern van procesmanagement is het
sturen op resultaten. Het werken met processen is een belangrijke voorwaarde om kwaliteit en (lever-)betrouwbaarheid te kunnen garanderen.
Adequaat procesmanagement waarborgt dat er niets wordt vergeten.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Business Process Management

Een bedrijfsproces is een verzameling activiteiten (taken) die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd en ~en een product of dienst verwezenlijkt. Eén of meer activiteiten worden doorgaans de verantwoordelijkheid van een medewerker of partner. Aan het organiseren en optimaliseren van dit proces moet continu aandacht geschonken worden om concurrerend te kunnen blijven werken. Dit is het aandachtsgebied van Business Process Management. Een beter beheer van het proces leidt vaak tot snellere doorlooptijden, lagere kosten (verbetering efficiëntie) en meer inzicht in wat men doet (transparantie).

Processen zijn de meest zichtbare elementen in een bedrijfssysteem omdat processen ervoor zorgen dat er gedaan wordt wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld 'het registreren van een order'. Processen zorgen ervoor dat er iets wordt uitgevoerd. Dat verklaart de enorme aandacht voor processen en het organiseren van processen. Een proces wordt uitgevoerd 'volgens de regels' en processen kunnen ook door regels worden bepaald. Er zijn drie belangrijke relaties tussen bedrijfsregels en processen.

• Regels als hulpmiddel van processen: Regels kunnen aangeven hoe een bepaalde activiteit uitgevoerd moet worden en kunnen in dat opzicht gezien worden als een verdieping van het proces. Deze gedachtegang is terug te vinden in de literatuur over processen (zoals Burlton, 2001) waarin regels en richtlijnen, naast de benodigde fysieke hulpmiddelen en gegevens, gezien worden als benodigdheden om een proces uit te kunnen voeren (figuur 3).
• Procesregels: Regels kunnen ook beperkingen opleggen aan het proces zeil, waardoor het proces een implementatie van die regels wordt. Dit worden vaak 'procesregels' genoemd. Een typisch voorbeeld gaat over de doorlooptijd van een aanvraag: 'Een aanvraag moet binnen drie weken na ontvangst verwerkt zijn.' Een vooraf uitgewerkte processtroom ten behoeve van de executie door een RPM engine vormt oen mogelijke implementatievorm van dergelijke regels. Een alternatieve implementatiewijze vormt dynamische opbouw van het proces op basis van de procesregels door een rule engine. Gartner identificeert dit als Dynamic BPM.
• Beslispunten in het werkproces: Ten slotte is het ook mogelijk regels als een procedure uit te werken in een workflowdiagram. Het werkproces is dan een communicatievorm voor de regels en de regels komen typisch terecht in de condities van beslispunten (ruit) van een werkproces. De ervaring leert dat deze werkwijze vastloopt als de complexiteit groot wordt door talrijke beslispunten: in een dergelijk geval helpt het de regels te scheiden van de processen. Dr regels kunnen dan veranderen zonder dat de processtroom hoeft te veranderen en vice versa. Bedrijfsregels bepalen het bedrijfsproces en zijn er dus niet afhankelijk van. Dat kan al voldoende reden zijn oen processen en regels ook los van elkaar te beheren.

Business Process Management (BPM)

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Procesmanagement

Voor elk proces, of het nu een bedrijfsproces, hoofd- of subproces is, is de beschrijving ervan hetzelfde. Alleen de plaats in de organisatie is anders.

De beschrijving is opgebouwd uit:

1. Stuurinformatie

2. Output

3. Activiteiten

4. Resources

5. Input

Ad 1. Stuurinformatie

Stuurinformatie is nodig om het proces te sturen. Welk doel beoogt het proces, wat zijn de normen waarbinnen het resultaat mag worden gerealiseerd en wat zorgt dat het proces gaat lopen? Het doel van het proces moet in lijn liggen met de doelstellingen die de onderneming zich gesteld heeft en vastliggen in kritieke succesfactoren en de prestatie-indicatoren.

Ad 2. Output

Hier wordt beschreven welke output wordt verwacht van dit proces. De resultaten die gerealiseerd zijn, moeten binnen de normen vallen die voor deze output zijn gesteld. Valt het resultaat erbuiten dan wordt de output afgekeurd. De output die hier wordt gerealiseerd is voor klanten. Elke klant heeft zijn specifieke eisen en er moet bekend zijn welke output voor welke klanten bestemd is. Alle processen hebben te maken met klanten. In bepaalde situaties gaat het echte niet om een externe klant maar om een interne klant.

Ad 3. Activiteiten

Om de output te maken binnen de gestelde eisen van de input worden activiteiten uitgevoerd. Hier wordt beschreven welke activiteiten dit zijn en op welke wijze deze moeten worden uitgevoerd. De uitdaging is om op dit punt de juiste diepgang te vinden. Met te veel diepgang wordt het onoverzichtelijk en is de beschrijving niet meer up-to-date te houden en te weinig diepgang leidt tot fouten. De kritische activiteiten worden beschreven: die activiteiten die ervoor zorgen dat er geen fouten worden gemaakt. ... Op basis van de beschreven activiteiten moet iedereen het verloop van het proces kunnen volgen.

Ad 4. Resources

Bij de resources wordt beschreven welke machines, huisvesting, materiaal, ICT-systemen nodig zijn om de activiteiten van het proces te kunnen uitvoeren. Aparte aandacht verdient de menselijke resource. De toewijzing op basis van het competentieprofiel van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is een van de belangrijkste onderwerpen die beschreven moeten worden. Hierbij is de RASCI-methode heel goed bruikbaar.

Ad 5. Input

Voor elk proces in input nodig. Deze input komt uit een voorgaand proces. Dit proces kan zich binnen de eigen organisatie afspelen, wanneer bijvoorbeeld een papierrol aan de nabewerking wordt geleverd, maar kan ook extern zijn wanneer er grondstoffen of hulpmaterialen van een levarancier komen. In beide situaties moet de input voldoen aan eerder vastgestelde normen.

Bron: Klantgericht organiseren, Els Meertens & Marijn Mulders

Workflowmanagementsysteem (WFMS)

Definitie

...

Alias: werkstroombesturingssysteem

Workflow management

Aanpak van het verdelen van werk, management waarbij taken door een automaat (de procesmotor, ofwel workflow engine) worden verdeeld op basis van expliciete bedrijfsprocesdefinities, die in samenhang beschikbaar zijn in de vorm van een model van de werkzaamheden (het workflowmodel),

Workflowmodel

Model van een procedure op basis waarvan een procesmotor de besturing en bewaking van zaken regelt. Voor elke procedure, die door workflow management wordt bestuurd. is er een workflowmodel.

Workflowsysteem

Geheel van software componenten dat workflow management realiseert (Hieronder vallen de workflow client, de workflow engine, de procesdefinitie dient, en de beheersomgeving. Hieronder vallen niet de applicaties, die informatie aanleveren aan of afnemen van de workflow componenten.) uk een concreet geval, dat afgewikkeld wordt L volgens een bepaalde procedure.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Werkstroombesturing (Wfm/Workflowmanagement)

Sturen van het werk dat verschillende mensen achtereenvolgens moeten uitvoeren

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Workflow management

Workflow management (werkstroombesturing) is voor administratieve processen wat logistiek is voor de fysieke goederenstroom. Zoals logistiek ervoor zorgt dat de juiste goederen op het juiste tijdstip op de juiste plaats zijn, zorgt workflow management (WFM) ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon of het juiste bedieningsstation is. Workflow management kunnen we dus omschrijven als 'administratieve logistiek'. Bij fysieke logistiek ligt de nadruk op planning en transport van de goederen en niet op de bewerkingen die worden ondergaan. Analoog hieraan ligt bij WFM de nadruk op planning en transport van informatie en niet op de informatieverwerking zelf (dit gebeurt door gespecialiseerde systemen).

De belangrijkste functies van workflow management zijn:

• routing van werkobjecten (bijvoorbeeld een order, klantvraag of document) door de organisatie, inclusief het maken van routekeuzes en het stellen van prioriteiten waar dat nodig is;

• toewijzing van taken in het proces aan medewerkers, op basis van beschikbaarheid en gewenste vaardigheden;

• bewaken van de procesvoortgang met het oog op de gestelde proces doelen (performance-criteria) en prioriteiten;

• signaleren van afwijkingen en afhandelen van uitzonderingssituaties in de normale procesgang;

• leveren van stuurinformatie voor optimalisering van het proces.

Voor het toegankelijk maken van workflow management via het internet of intranet, tot slot, moet een workflow-managementsysteem (WFMS) 'internet-enabled' zijn. De meest gebruikte workflowmanagementsystemen voorzien daar inmiddels in. Een extra complicatie ontstaat als de workflow ook buiten de eigen organisatie moet worden bestuurd, met partners in een totale bedrijfsketen ('extended WFM'). Weliswaar wordt er hard gewerkt aan workflowstandaarden die uitwisseling van gegevens tussen verschillende WFMS's mogelijk moet maken maar dat is nog geen gemeengoed.

Bron: Adviesvaardigheden en bedrijfsprocessen - C.G. Bakker & J. van Maarschalkerwaart

Werk

Definitie

...

Alias:

Werk

Handelingen van individuen, die gericht zijn op het creëren van waarde voor klanten.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Waardeketen

Definitie

...

Alias:

Waardenketen

Aaneenschakeling van werk, waardoor waarde ontstaat voor klanten.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Taak

Definitie

...

Alias:

Taak

Pakket werk, dat aan een persoon ter uitvoering wordt aangeboden.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Analysing tasks

The swimlane diagram shows the work carried out within the business process including actors and the flow of the work. This may be sufficient to identify problems with the 'as is' process but often we have to go into more detail in order to really understand how the process works and what is going wrong.

A more detailed approach is to analyse each task (or box) shown on the business process model. We might consider the following aspects for each task:

• The trigger or business event that initiates the task.
• Inputs to the task. This may include the trigger but there is also likely to be additional information required to carry out the task.

Bron: Business Analysis, Debra Paul, James Cadle & Donald Yeates (editors)

Atomic Activity

An activity not broken down to a finer level of Process Model detail. It is a leaf in the tree-structure hierarchy of Process activities. Graphically it will appear as a Task in BPMN.

Bron: https://info.convedo.com/tech-talk/the-ultimate-glossary-45-bpmn-2-terms-explained

Task

An atomic activity that is included within a Process. A Task is used when the work in the Process is not broken down to a finer level of Process Model detail. Generally, an end-user, an application, or both will perform the Task. A Task object shares the same shape as the Sub-Process, which is a rectangle that has rounded corners.

Bron: https://info.convedo.com/tech-talk/the-ultimate-glossary-45-bpmn-2-terms-explained

Taak

Verzameling activiteiten die als taak door een medewerker in een rol wordt uitgevoerd (bijv postregistratie). Datgene wat iemand moet realiseren. Taken geven antwoord op de vraag "Wat ben je aan het doen?"(Wordt bij SDW een activiteit genoemd).

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Bedrijfsproces

Definitie

...

Alias:

• Klantproces
• End-to-end proces

Klantproces

Proces, waarin alle stappen zijn opgenomen die de klant van dit proces doorloopt.

Zie ook: Processen volgens Stef Joosten

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Bedrijfsproces

Geordende reeks werkprocessen die binnen één organisatie wordt uitgevoerd om in logische samenhang een bepaalde toegevoegde waarde te leveren aan een klant of afnemer.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

A business process is triggered by a business event and includes five key components:

• the tasks that make up the process,
• the process flow,
• the decision points,
• the actors that carry out the tasks
• the outcome of the business process.

• 'Process' refers to an entire set of activities that start with a triggering event and end with some output being delivered.

• 'Task' refers to an individual activity within the overall process: these are usua carried out by an actor at a single point in time.

• 'Step' refers to the activities carried out within an individual task.

It is useful to show just the tasks on the process model rather than each individual step as this helps with the readability and clarity of the model. Task descriptions can then be produced where the steps within each task can be defined.

Business events

There are three types of business event
• External - these business events or iyiriale from outside the organisation or the business system under consideration For example. a customer makes a hotel booking or orders some goods.

• Internal these business events originate within the business system and typically involve business managers making decisions. For example, the marketing manager makes a decision to reduce prices on a product line or the finance manager decides to review fees charged by suppliers.

• Time-based - these business events occur at a regular point in time. For example, a process to make salary payments to staff is initiated when it is the last working day of the month.

Bron: Business Analysis, Debra Paul, James Cadle & Donald Yeates (editors)

Bedrijfsproces

Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende reeks werkprocessen die binnen één organisatie wordt uitgevoerd met als doel een (combinatie van) bedrijfsservices te leveren aan een externe klant.

Bron: https://novius.nl/wp-content/uploads/2018/03/Novius-stijlgids-bedrijfsontwerp-2018-v2.0-1.pdf

Bedrijfsprocessen

Het geheel aan primaire, ondersteunende en besturende processen binnen een organisatie

De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

End-to-end bedrijfsproces

De keten van processen van klantverzoek tot levering.

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Een bedrijfsproces  is hiermee als volgt te omschrijven: een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd. Het te realiseren doel is het verrichten van diensten of de productie/levering van goederen voor een klant. Het bedrijfsproces heeft een begin en een eind, start met een gekende impuls en heeft een helder gedefinieerd eindresultaat. Dat beoogde eindresultaat is altijd een concreet product of concrete dienst voor een klant. Ook interne klanten zijn klanten. Bij de uitvoering van het bedrijfspro-ces staat de behoefte van een klant centraal.

Bron: http://hoadd.noordhoff.nl/sites/7420/_assets/7810d02.pdf

Workflow

Definitie

...

Alias:

Workflow

Procesflow waarvan de volgorde (en vaak ook de inhoudelijke afhandeling) van taken wordt ondersteund door een informatiesysteem.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Workflow management

een aanpak van het verdelen van werk, management waarbij taken door een automaat (de procesmotor, ofwel workflow engine) worden verdeeld op basis van expliciete bedrijfsprocesdefinities, die in samenhang beschikbaar zijn in de vorm van een model van de werkzaamheden (het workflowmodel),

Workflowmodel

het model van een procedure op basis waarvan een procesmotor de besturing en bewaking van zaken regelt. Voor elke procedure, die door workflow management wordt bestuurd. is er een workflowmodel.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Business Process Model Notation (BPMN)

Definitie

...

Elementen BPMN
- Activiteit
- Flow (opvolging, berichten)
- Events (start, eind, intermediate)
- Pools/lanes
- Data-object

Alias:

Zie ook:

• Procesmodellering volgens BPMN
• Subprocessen en taken binnen BPMN

Business Process Model Notation (BPMN)

Standaard grafische specificatie-taal voor het modelleren van processen, beheerd door de Object Management Group.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

De Business Process Model and Notation (BPMN) is een standaard voor procesmodellering. Eerder stond het bekend als Business Process Modeling Notation. Het wordt onderhouden door de Object Management Group. De huidige versie BPMN 2.0.2 is gelanceerd in december 2013.

Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Model_and_Notation

Business Process Model and Notation (BPMN)

Business Process Model and Notation (BPMN) provides an industry-standard language for modelling business processes in a form that is accessible by both business users and technical developers. BPMN is designed to cover many types of modelling, including both internal (private) processes and collaborative (public) processes. It can be the input to process automation technologies. A key feature of BPMN is its ability to distinguish the activities of different participants in a process with pools and swimlanes. When the flow of work crosses the boundary of a swimlane, responsibility for the work then passes to another role within the organization. Swimlanes are part of a pool A pool is a self-regulating (free-standing) business entity, typically an organization or a system. A pool may include a number of swimlanes, each of which represents a role. Commonly, a process includes one pool for the customer and a second pool for the organization under study, although it is possible for a process to include any number of pools.

Bron: A Guide to Business Analysis Body of Knowledge (Babok), IIBY

Business Process Model Language (BPML)

Definitie

...

Alias:

Business Process Model Language (BPML)

Door het BPM Institute voorgestelde standaard (meta)taal voor processen (vergelijkbaar met wat XML is voor gegevens). Doel van BPML is procesgedreven programmeren. Dat wil zeggen dat in BPML vormgegeven modellen direct vertaald kunnen worden naar 'code' in een BPMS. Men noemt dit ook wel executable modellen. Inmiddels (nadat het BPMI is opgegaan in The Open Group) heeft het BPMI zijn support voor deze standaard laten vallen en BPEL tot standaard verheven. BPEL is volgens deskundigen minder compleet dan BPML, maar wel een betere aanvulling op de UML-standaarden van The Open Group. Ook speelde naar men zegt mee dat het grote leveranciers als IBM and Microsoft Met lukte BPML in hun bestaande BPMS-oplossingen (respectievelijk Websphere en BizTalk) te implementeren, terwijl dat met het simpelere BPEL wel lukte.

Zie: BPEL

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Business Activity Monitoring (BAM)

Definitie

...

Alias:

Business Activity Monitoring (BAM)

Met behulp van ICT-hulpmiddelen (real time) monitoren van activiteiten.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Business Activity Monitor

Intelligent dashboard dat een overzicht geeft van de actuele stand van zaken in de bedrijfspraktijk en eventuele knelpunten signaleert (bijv. ophoping van werk waardoor een afgesproken service level in het gedrang komt of overtreding van andere bedrijfsregels).

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg