(1) Werk visualiseren

Maak het werk zichtbaar

Het eerste principe van Kanban is het visueel maken van je werk. Die visualisatie kent twee belangrijk onderdelen. Ten eerste moet je bepalen uit welke stappen de workflow bestaat. In dit voorbeeld zijn dat schrijven, tekenen en redigeren. Ten tweede moet je bepalen in welke taken je het werk splitst, de items die op het bord van links naar rechts kunnen bewegen (de workflow).

(...)

Er is niet één goede manier om dat te doen - elk team en elk project is anders. Beschrijf eerst het huidige proces. Focus niet op hoe je zou willen dat het proces verloopt, maar beschrijf wat er daadwerkelijk gebeurt. Denk er niet te lang over na, het hoeft niet perfect te zijn, maar je moet ergens mee beginnen. Je zult snel genoeg merken of de workflow in de praktijk ander is dan je had bedacht. Kies liever voor ruim gedefinieerde processtappen en wees niet té specifiek. Het is veel gemakkelijker een eenvoudig bord later wat gedetailleerder te maken, dan een ingewikkeld bord nog te versimpelen.

Als je werk visueel maakt, zie je veel sneller waar de knelpunten zitten en of er meer werk verzet moet worden. Een Kanban-bord is eigenlijk een informatiekanaal dat voortdurend signaleert wat de status van de werkzaamheden is: 'we zijn met teveel dingen gelijk bezig, daardoor komt er niets af' of 'de taaklijst is leeg en mensen weten niet waaraan ze nu moeten werken.'

Een fysiek versus een digitaal bord

Veel mensen willen een online tool gebruiken voor Kanban. Toch raden wij je aan te beginnen met een fysiek bord. In de eerste weken wil je niet ook nog moeten leren hoe de tool werkt. We willen dat je het bord kunt voelen en aanraken. Het geeft voldoening om een taak fysiek naar de laatste kolom te krijgen en je kunt gestresst raken als je ziet hoeveel taken er nog in de eerste kolom staan. Dergelijke emoties vertellen je veel over het proces en zijn gemakkelijker op te roepen met een fysiek bord.

Je bord verandert in de eerste weken voortdurend. Het is gemakkelijker een fysiek bord aan te passen als het proces daarom vraagt, dan een tool zover te krijgen te doen wat jij wilt, zeker als beginner. Teams die direct met een tool beginnen, werken vaak gemakshalve met het standaardproces dat zo'n tool voorschotelt, in plaats van te experimenteren en proefondervindelijk het proces en bordontwerp te vinden dat in hun situatie het beste werkt.

Je kunt een whiteboard, een prikbord of zelfs een leeg stuk muur gebruiken of een groot raam gebruiken voor je fysieke bord.

(...)

Bedenk dat het doel van Kanban is ervoor te zorgen dat een taak zo snel mogelijk wordt voltooid, dus naar de laatste kolom wordt gebracht. Als je zichtbaar wilt maken welke taken geen vooruitgang boeken, kun je een rode stip op items die langer dan één dag  in dezelfde kolom staan. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat als een taak twee of meer rode stippen krijgt, je gaat overleggen wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat de taak opschuift. Misschien is de taak wel te complex of te omvangrijk. In dat geval kan het helpen om de taak op te splitsen in kleinere taken zodat meer mensen tegelijk aan de taak kunnen werken en er wel vooruitgang is.

Bron: Kanban in de praktijk, Sam Laing & Karen Greaves