José Raves verwoordt in het artikel 'Covey voor jongeren' de zeven principes voor effectief leiderschap van Steven Covey als volgt:

Dit zijn essentiële thema's die juist in deze methode nader en meer expliciet aan de orde komen. De zeven eigenschappen/gewoonten van Sean Covey zullen de leerlingen verder op weg helpen om succesvol te functioneren.

Eigenschap 1: Wees proactief; neem de verantwoordelijkheid voor je eigen gedrag. Het bange kind wil nog wel eens zaken uitstellen en afwachten.

Eigenschap 2: Begin met je einddoel in gedachten, omschrijf alle doelen in je leven met wat je uiteindelijk wilt bereiken, als eindgedachte; je bent de moeite waard om te worden wie je wilt zijn.

Eigenschap 3: Belangrijke zaken eerst; wat is als eerste belangrijk? Werk dat eerst af en ga dan pas naar het volgende en doe dit serieus.

Eigenschap 4: Denk in win-win. Hoe kunnen we er samen goed uitkomen waarbij we er beiden beter van worden?

Eigenschap 5: Eerst begrijpen, dan begrepen worden, luister jij echt, hoor jij wat de ander zegt/bedoelt en voelt? Ook al ben jij het niet eens met wat de ander zegt?

Eigenschap 6: Synergie: jij en ik hebben samen meer dan ieder apart als we echt samenwerken.

Eigenschap 7: Houd de zaag scherp, zorg goed voor jezelf zodat je ook voor anderen kunt blijven zorgen.

Bron: Covey voor jongeren, José Raves

Pieter Diehl en José Raves beschrijven in hun artikel 'Leiderschap in onderwijs' de zeven principes van effectief leiderschap van Steven Covey:

De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap

De 'voorwaarden' voor effectief persoonlijk leiderschap heeft Covey weergegeven in 7 karaktereigenschappen of gewoonten. 7 gedragsregels die leiden tot persoonlijke groei.

Persoonlijke, individuele ontwikkeling

De eerste drie eigenschappen gaan over overwinningen op jezelf, door te groeien van afhankelijkheid naar onafhankelijkheid.

Eigenschap 1: De gewoonte van de keuzevrijheid: wees pro-actief. Realiseer je dat je zelf in staat bent om je leven vorm te geven.

Eigenschap 2: De gewoonte van visie: Begin met het eind in gedachten. Denk na over waar je heen wilt met je leven, ontwikkel een helder beeld van je bestemming.

Eigenschap 3: De gewoonte om belangrijke zaken voorrang te geven op urgente zaken: belangrijke zaken eerst. Zorg dat je de belangrijkste dingen niet de dupe laat worden van onbelangrijke dingen en laat je niet sturen door urgente zaken.

Samenleven en samenwerken met andere mensen

De volgende drie eigenschappen gaan over overwinningen op uw omgeving.

Eigenschap 4: De gewoonte dat overvloed en succes niet ten koste van anderen hoeven te gaan: denk win-win. Wederzijdse afhankelijkheid, échte samenwerking, betekent niet concurrentie, maar gezamenlijk winnen.

Eigenschap 5: De gewoonte van empatisch luisteren: eerst begrijpen, dan begrepen worden. Als we elkaar werkelijk begrijpen zullen we creatiever worden in het oplossen van gezamenlijke problemen.

Eigenschap 6: De gewoonte om van verschillen gebruik te maken: creëer synergie. Waardeer en omarm de onderlinge verschillen die er zijn en gebruik ze om tot betere resultaten te komen dan je alleen zou kunnen bereiken.

Eigenschap 7 stelt mensen in staat om zichzelf te vernieuwen en geeft energie om de andere zes effectief toe te passen.

Eigenschap 7: De gewoonte van zelfvernieuwing: houd de zaag scherp. Periodieke vernieuwing van lichaam en geest zorgt ervoor dat je de andere eigenschappen kunt blijven ontwikkelen.

Bron: Leiderschap in onderwijs, Pieter Diehl & José Raves

Eenmalige verwerking met de 5 D-methode

Het boek Timemanagment voor dummies beschrijft Dirk Zeller een methode voor eenmalig verwerking (single handling). De methode is bedoeld om papieren eenmaal te verwerken, maar is ook uitstekend toepasbaar voor het verwerken van e-mails.

De methode gaat uit van de vijf D's: dump (dumpen), delegate (delegeren), detour (omzeilen), do it (doe het) of depot (deponeren).

1. Dump: als je iets niet nodig hebt, dump het of gooi het weg.

2. Delegate it: bewaar niet alles, maar delegeer zo veel als mogelijk. Zelf doen is niet altijd de beste tijdsbesteding; zorg dat je tijd over houdt voor de hoogwaardige taken.

3. Detour it: als het niet mogelijk is iets maar één keer aan te raken (bijv. omdat meer informatie nodig is), kan het slim zijn een omweg (detour) te maken en het papier of de e-mail te parkeren om er later een vervolg aan te geven. 'Parkeren' is bedoeld als tijdelijk dossier.

4. Do it: onderneem actie om de taak snel uit te voeren of omdat het gaat om iets met een hoge urgentie. Dirk Zeller bepleit het hanteren van de vijf-minutenregel: doe iets meteen als het je minder tijd kost dan vijf minuten. 'Zodra je dit uitstelt, later weer oppakt, herleest en je opnieuw moet focussen, heb je al veel meer geïnvesteerd dan de vijf minuten die het je nu kost'.

5. Depot it: archiveer uitsluitend datgene dat je écht moet bewaren

Zeller waarschuwt ervoor dat als je vijf D's niet (goed) volgt, je te maken krijgt met de minder productieve D's: dawdle (treuzelen), daydream (dagdromen), deliberate (beraadslagen) en deceive (bedriegen).

Bron: Timemanagement voor dummies (Dirk Zeller)

John Whitmore is de drijvende kracht achter het zgn. T-GROW-model, waarbij T-GROW een acroniem is van:

1. Topic: waat gaat het over?

2. Goal: waar wil je heen?

3. Reality: hoe ver zijn we verwijderd van het doel?

4. Obstacles/options: welke obstakels zijn er onderweg? Welke opties zijn er om die op te lossen?

5. Wrap up of Way forward: heo zetten we de opties om in concrete stappen?

Het T-GROW-model ziet coaching als een manier om innerlijke obstakels als angst, twijfel en beperkte overtuigingen te overwinnen. In de woorden van Whitmore: "“We have a measure of choice and control over what we are aware of, but what we are unaware of controls us.”  en "I am able to control only that which I am aware of. That which I am unaware of controls me. Awareness empowers me. No two human minds or bodies are the same. How can I tell you how to use yours? Only you can discover how, with awareness."

Bron: Management Team 10, 24 juni 2011

Volgens Ben Tiggelaar draait het kiezen van richting om drie basale vragen:

Individueel

1. Waar geloof ik in?

2. Wat zijn mijn sterke punten?

3. Wat waarderen mijn dierbaren?

Organisatie

1. Wat zijn onze waarden?

2. Wat zijn onze kerncompetenties?

3. Wat waarderen onze stakeholders?

"Deze drie elementen keren - onder verschillende namen - al sinds jaar en dag terug in psychologische theorieën op het gebied van keuzes. Blijkbaar hebben we een fundamentele behoefte aan zingeving, competentie en sociale waardering.

Bron: Management Team, 23-02-2012

Arjan Broere beschrijft in zijn boek Overleef je inbox de Getting Things Done-methode van David Allen:

Wat is Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) is een productiviteitsmethode die je helpt om je te concentreren op dat wat prioriteit heeft. Om te weten wat op dit moment het belangrijkst is om te doen, heb je een overzicht nodig van wat je allemaal hint doen. Verder werk je pas geconcentreerd als je niet wordt afgeleid door alles wat om aandacht vraagt, zoals binnenkomende e-mails, taken die je nog moet doen en ideeën die je hebt.

De methode is opgezet door David Allen in zijn boek Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit, dat voor het eerst verscheen in 2001 en waarvan in 2015 een geheel herziene uitgave is uitgebracht. Het boek en de methode hebben wereldwijd veel gebruikers en er wordt op blogs en forums veel over geschreven.

Ook de wereld van de productiviteitsapps is stevig beïnvloed door GTD. In de meeste takenmanagers herken je de GTD-categorieën, die we ook voor e-mailverwerking gaan gebruiken. In Getting Things Done staat centraal dat je alles wat je bedenkt, wat op je afkomt en wat je in je inbox verzamelt één of enkele malen per dag verwerkt. In plaats van telkens direct te reageren op input verwerk je een hele stapel nieuwe e-mails in één keer.

(...)

Georganiseerd zijn

... Je wilt een systeem dat zorgt dat alles wat binnenkomt aan e-mails en ideeën één keer ziet en daarna pas weer terugziet als je er iets mee wilt.

(...)

Georganseerd zijn wil zeggen dat je een systeem hebt voor de verschillende onderdelen van je werk. Daarmee wordt de inbox niet meer dan een verzamelplek en vindt het echte werk vanuit andere lijsten plaats. In GTD zijn er zeven bestemmingen voor alles wat er bij je binnenkomt. Dat zorgt voor overzicht en efficiëntie.

(...)

De drie niet-actiecategorieën

1. Prullenbak (alles wat weg kan)
2. Archief (alles waar je niets mee hoeft, maar wat je wel wilt bewaren)
3. Later/misschien (alles wat mogelijk ooit om actie vraagt, maar niet nu)

De vier actiecategorieën

4. Doe (de dingen die je in 2 minuten kunt afhandelen)
5. Delegeer (mailtjes om te delegeren worden 'Wachten-op-items')
6. Agenda (voor alle datum- en tijdgebonden afspraken en acties).
7. Takenlijst (niet datum- of tijdgebonden items, die je zo snel mogelijk wilt doen)

Bron: Overleef je inbox, Arjan Broere

Arjan Broere wijst in zijn boek Overleef je inbox erop dat notificaties slecht voor de productiviteit van een kenniswerker:

Heb aandacht voor

Kenniswerk vereist dat je waarde toevoegt door te denken, te analyseren, gesprekken te voeren, te schrijven. Al die zaken kosten aandacht. Aandacht is echter kwetsbaar, zeker als een deel van het werk bestaat uit binnenkomende, piepende en oppoppende e-mails. Strategieën om met verstoringen om te gaan zorgen ervoor dat je inbox geen voortdurende stroom van onderbreking voor je is.

(...)

Kenniswerk is een ambacht

...

De kenniswerker (een term die is bedacht door managementdenker Peter Drucker in Landmarks of Tomorrow) levert waarde door informatie te interpreteren, te combineren en te produceren. Daar komt weinig spierkracht aan te pas, maar des te meer kennis en aandacht. Uiteraard gebruikte de smid of de fabrieksarbeider ook kennis en is aandacht bij hun werk ook belangrijk, maar voor kenniswerkers zijn kennis en aandacht de wezenlijke 'gereedschappen' voor productie.

Vandaar David Allen's motto: 'Heb aandacht voor aandacht' in Getting things done. Afleiding houdt iedereen van zijn werk, maar veel kenniswerkers beseffen niet hoe fataal die storingen voor hen kunnen zijn. Concentratie is namelijk niet een staat die je zo oproept. Het duurt even voordat je echt geconcentreerd in een taak of in een gesprek opgaat. ... Als je in je diepe concentratie wordt gestoord, duurt het ook even voordat je dat niveau weer terug hebt.

(...)

E-mail als afleiding

E-mail is voor veel kenniswerkers belangrijk als het gaat om productief zijn én als het gaat om afleidingen. Velen van ons zouden niet hetzelfde werk met dezelfde snelheid kunnen doen zonder e-mail. Tegelijk is het managen van de hoeveelheid e-mail - de diversiteit en de voortdurende stroom - een taak op zich aan het worden.

E-mail is een zogenaamd push-medium. Dat wil zeggen dat het berichten naar jou duwt en je dus onderbreekt in wat je aan het doen bent. Dat is anders dan pull-media, die jij moet bezoeken om ernaar te kijken, zoals een website. ... Om meer rust te hebben en geconcentreerder met taken bezig zijn is het handig je notificaties op smartphone, tablet en laptop in te dammen. De meeste programma's hebben als standaardinstelling dat een nieuw bericht geluid, een trilling en een pop-up veroorzaakt. Zo word je voor elk nieuw bericht gestoord. Voor e-mail is het meestal niet nodig dat je meteen ziet dat er een nieuwe mail is.

Als je bedenkt hoelang het duurt voordat je weer geconcentreerd verder werkt, kost elke storing je bovendien minuten aan productiviteit.

Notifications are evil

... Manage je notificaties en zorg dat de standaardinstellingen worden vervangen door een beperkt aantal storingen, bijvoorbeeld dat alleen berichten die voor jou urgent zijn geluid maken. Gebruik tijdelijk de niet-storen- of vliegtuig-modus als je niet gestoord wilt worden en vraagt dit ook van gesprekspartners of teamleden. Het is even wennen, maar als je de apparaten de plek geeft die ze toekomt, wil je niet anders meer.

Bron: Overleef je inbox, Arjan Broere

Volgens Harvard-professoren Nitin Nohria en Paul Lawrence zijn er vier drijfveren (basismotivaties) die ons menselijke gedrag sturen:

1. verwerven (verzamelen van materiële en immateriële zaken die we waardevol vinden)

2. verdedigen (het willen beschermen van de materiële en immateriële zaken die we hebben; voorkomen van verassingen)

3. verbinden (verlangen relaties aan te gaan met andere mensen)

4. verkennen (leren; het bevredigen van nieuwsgierigheid)

Bron: Managementboek-magazine 36/september 2011

Ben Tiggelaar gaat in zijn Intermediair-column van 23/9  "Proberen is niet voor watjes" in op het verschil tussen de leerdoeloriëntatie en de prestatiedoeloriëntatie. Omdat de column naadloos aansluit op het artikel Een leergerichte persoonlijkheid volgens Arjan van Dam hierbij de integrale tekst:

‘Try not. Do, or do not. There is no try.'

Een beetje nerd weet meteen waarover het gaat. Leermeester Yoda veegt leerling Luke Skywalker de mantel uit, wanneer deze in The Empire Strikes Back (Star Wars Episode V) tegen hem zegt: ‘All right, I'll give it a try.'

Laatst hoorde ik een trainer dit citaat gebruiken. Hij beweerde dat wanneer je zegt dat je iets gaat ‘proberen', je eigenlijk al rekent op een mislukking. ‘Proberen is voor watjes', vond hij. Klinkt stoer, maar Yoda's collega heeft ongelijk.

Want? Onderzoeker Don VandeWalle en collega's hebben vastgesteld dat je ‘doeloriëntatie' een belangrijke invloed heeft op je uiteindelijke prestaties. Wie een ‘prestatiedoeloriëntatie' heeft, wil vooral graag laten zien wat hij kan. Bij elke fout die wordt gemaakt, gaat zo iemand slechter presteren.

Wie echter een ‘leerdoeloriëntatie' heeft, is er vooral op uit zich te ontwikkelen. Elke fout die wordt gemaakt, wordt ervaren als een leermoment en leidt tot verbetering. Bij een prestatiedoeloriëntatie horen ‘stoere' praatjes als: ‘Proberen is voor watjes'. Bij een leerdoeloriëntatie horen ‘slappe' uitspraken als: ‘Al doende leer je'. Maar het grappige is dat de leerdoeloriëntatie uiteindelijk tot de hoogste prestaties leidt.

Een paar weken geleden sprak ik psycholoog en schrijver Arjan van Dam over dit onderwerp. We constateerden dat veel managers moeite hebben met de leerdoelaanpak. Ook wel logisch. Zij hopen dat de snelste weg naar prestatie en succes een rechte lijn is. Maar in dit geval is de snelste weg een omweg. Dat gaat lijnrecht tegen je gevoel in. Daar hoort een ander Yoda-citaat bij: ‘You must unlearn what you have learned'.

We doen er goed aan projecten, veranderingen en andere uitdagingen voortaan te benaderen als ‘experiment', als ‘leren' en ‘proberen'. Dat is voor sommige mensen echt terug naar af. Yoda zou zeggen: ‘May the force be with you'.

Bron: Intermediair, Proberen is niet voor watjes, column Ben Tiggelaar

Een metafoor binnen de GTD-methode die David Allen vaak gebruikt, is die van 'een geest als water' (mind like water) afkomstig uit de wereld van karate. "Als je een steen in de vijver gooit, reageert het water met volstrekte juistheid op de kracht en de massa van de steen. Het doet niets meer en niets minder. Het reageert niet te veel of te weinig. Het reageert in zijn geheel niet. Er doet zich gewoon een wisselwerking voor als er iets op het water afkomt, waarna het terugkeert naar zijn natuurlijke toestand. Dat is de aard van water. Een mens kan slechts op deze manier handelen als hij een bewust systeem heeft ingevoerd en als dat systeem gebaseerd is op principes die chaos en stress weerstaan. Die principes moeten in lijn zijn met iets diepers in ons wezen."

Onderstaande citaten uit het boek Getting Things Done, verduidelijken wat David Allen bedoeld:

"Anything that causes you to overreact or underreact can control you, and often does. Responding inappropriately to your e-mail, your staff, your projects, your unread magazines, your thoughts about what you need to do, your children, or your boss will lead to less effective results than you’d like. Most people give either more or less attention to things than they deserve, simply because they don’t operate with a "mind like water."

"In karate there is an image that’s used to define the position of perfect readiness: "mind like water." Imagine throwing a pebble into a still pond. How does the water respond? The answer is, totally appropriately to the force and mass of the input; then it returns to calm. It doesn’t overreact or underreact."

[I]f you get seriously far out of that state–and start to feel out of control, stressed out, unfocused, bored, and stuck–do you have the ability to get yourself back into it? That’s where the methodology of [my Productivity system] will have the greatest impact on your life, by showing you how to get back to "mind like water," with all your resources and faculties functioning at a maximum level.

Bron: Gettings Things Done (David Allen), Ready for Anything, David Allen