Bij het uitvoeren van taken zijn er in essentie twee benaderingen: (a) zo hard werken als je kunt totdat de taak klaar is, óf (b) de hoeveelheid tijd beschikbaar voor het uitvoeren van de taak vooraf te beperken. De laatste aanpak wordt timeboxing genoemd. De kern van de techniek is het begrenzen van de beschikbare tijd voor uit te voeren taken.

Timeboxing is een techniek voor het managen van je tijd en een belangrijk hulpmiddel om dingen gedaan te krijgen. Binnen de beschikbare hoeveelheid tijd, de zgn. timebox, doe je je uiterste best om een taak zoveel als mogelijk verder af te ronden. Na afloop van het tijdsinterval is de taak gereed óf is het nodig een nieuw tijdsinterval te reserveren.

Timeboxing heeft vier voordelen:

(1) Focus op het doen van de dingen die écht belangrijk zijn. Door te werken binnen de druk van een beperkte tijdshoeveelheid, ben je jezelf constant bewust van hoeveel tijd je nog beschikbaar hebt. De 'race tegen de klok' dwingt je goed na te denken over wat al dan niet belangrijk is en helpt je vooral te focussen.

(2) Timeboxing is met name geschikt voor open taken, dit zijn taken waarbij de opdracht vaag is en de manier om het einddoel te behalen niet helemaal helder. Bij een open taak is het vaak niet duidelijk wanneer deze al dan niet klaar is. Door een beperkte hoeveelheid tijd aan de taak te werken, dwing je jezelf regelmatig te controleren of iets klaar is en voorkomt je overmatige tijdsbesteding door het beteugelen van perfectionistische bijbedoelingen.

(3) Voorkomenen van uitstelgedrag (procastination) bij taken die complex of vervelend zijn. Bij complexe taken helpt timeboxing om in meerdere iteraties aan iets te werken. Bij vervelende taken is het makkelijker jezelf te commiteren aan een beperkte tijdsbesteding.

(4) Opvullen gaten tussen commitments: agenda-technisch vallen er gedurende een werkdag regelmatig gaten tussen commitments die zeer goed bruikbaar om als timebox te gebruiken voor een specifieke taak.

De Pomodoro-techniek is gebaseerd op het principe van timeboxing. De techniek is begin jaren negentig bedacht door de Italiaan Francesco Cirillo toen hij aan de universiteit studeerde en problemen had zich te motiveren en concentreren. Cirillo gebruikt een kookwekker in de vorm van een tomaat, 'Pomodoro' staat dan ook voor het tijdsinterval van 25 minuten dat de basis vormt van de techniek. Greg Head geeft in een presentatie van minuten een beeld van de techniek ('training your brain away from distractions').

Bron: http://www.davecheong.com/2006/07/26/time-boxing-is-an-effective-getting-things-done-strategy/