The aim should be to work on the methode of management.

W. Edwards Deming

The discipline of writing something down is the first step toward making it happen.

Lee Iacocca

Het bed van Procrustes
Filosofische en praktische aforismen
Nassim Nicholas Taleb

Bij Bol.com | Amazon.nl | Managementboek

There is no knowledge without theory.

W. Edwards Deming

Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder het Lean-instrument Eenpuntsles (EPL) voor het opstellen van een (visuele) werkinstructie:

Eenpuntsles (EPL)

EPL, de afkorting van eenpuntsles, is een visuele werkinstructie. Het doel van een EPL is om een werkwijze te verbeteren of een probleem op te lossen. Het liefst op één A4, zodat je de EPL gemakkelijk kunt uitprinten en ophangen. De EPL visualiseert de beste manier om een taak uit te voeren (best practice).

Aanpak

[1] Als je met EPLs gaat werken doe je er verstandig aan een sjabloon te ma-ken waaraan alle EPLs moeten voldoen.

[2] Bepaal de mogelijke onderwerpen voor de EPL.

[3] Houd een overzicht bij van alle EPLs. Je noteert in dit overzicht het versie-1 nummer en de eigenaar van de EPL en je geeft aan of de EPL al in gebruik is genomen.

[4] Doe een lakmoesproef: laat een willekeurige medewerker de EPL uitvoeren. Verwerk de feedback uit die test direct.

[5] Een EPL heeft alleen waarde als hij uitgevoerd kan worden. Dus instrueer medewerkers voor wie de EPL bedoeld is, ook al duurt die uitleg maar kon.

[6] De eigenaar moet zorgen dat de EPL actueel is en blijft. Signaleer je als functioneel beheerder dat een wijziging impact heeft op de EPL, geef dat 1 dan direct door aan de eigenaar van de EPL.

Valkuil

Een EPL die niet of niet goed gebruikt wordt, is waardeloos. Sterker nog, als EPLs genegeerd worden, dan kan een cultuur ontstaan waarin het nakomen van afspraken niet vanzelfsprekend is. Het doel van een EPL is het correct uitvoeren van een proces en dat proces is bedacht om aan de afspraken of bedrijfsdoelstellingen te kunnen voldoen.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer

Clean Agile
Terug naar de basis
Robert C. Martin

Bij Bol.com | Managementboek

Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder het Lean-instrument Value Stream Mapping voor het analyseren van een bedrijfsproces ('waardestroom'):

VSM-procesanalyse

Om een proces gedetailleerd te analyseren kun je een waardestroomanalyse uitvoeren, in het Engels een Value Stream Map (VSM) genoemd. De afkorting VSM is een gangbare aanduiding, dus die hanteren we ook in dit boek. De VSM is het ultieme gereedschap, de onmisbare waterpomptang in de gereedschapskist van iedere functioneel beheerder.

Een VSM is een slimme en relatief simpele methode om (een deel van) het proces visueel te maken en er opmerkingen, waarderingen, meetgegevens en dergelijke aan toe te voegen, zodat je een totaalbeeld krijgt van de situatie. Je kunt deze methode ook gebruiken om de toekomstige situatie in kaart te brengen. Een VSM wordt onder andere gebruikt als tool voor communicatie, business planning en verandermanagement.

Zodra de VSM klaar is, weet je:

• Welke processtappen er zijn.
• Welke activiteiten binnen een processtap worden uitgevoerd.
• Of een activiteit waarde toevoegt.
• Of een activiteit geen waarde toevoegt.
• Of een activiteit geen waarde toevoegt, maar wel noodzakelijk is.
• Hoelang een activiteit, een processtap en het totale proces duurt.
• Hoe efficiënt het proces is.

Hoe maak je een VSM?

Het maken van een procesanalyse met een VSM is niet ingewikkeld als het het stappenplan goed volgt. Een VSM maak je niet alleen - dat doe je samen met de mensen die onderdeel zijn (of zullen worden) van het proces dat je in kaart wilt brengen (in ieder geval de key users). Afhankelijk van de complexiteit van het proces duurt het maken van een VSM 1 à 2 dagdelen.

Het stappenplan

De VSM-methode bestaat uit vijf stappen Elke stap word hierna duidelijk uitgelegd, zodat je met dit stappenplan zelf direct aan de slag kunt.

1. De workshop voorbereiden

2. Het doel bepalen

3. De processtappen in kaart brengen

4  De activiteiten in kaart brengen

5 Details toevoegen

1. De workshop voorbereiden

Er zijn verschillende werkvormen om een procesanalyse te maken, maar onze voorkeur gaat uit naar een workshop. Verzamel eerst alle rapportages die je kunt vinden over het onderwerp. Hoe meer feitenkennis, hoe nauwkeuriger je beeld van de situatie. Zo voorkom je bovendien dat er te veel discussie ontstaat gebaseerd op meningen - richt je op de feiten. Nodig voor de workshop alle mensen uit die onderdeel uitmaken van het proces. Voor de workshop heb je een groot vel papier, stiften en gekleurde post-its nodig.

2. Het doel bepalen

Om je doel te kunnen bepalen heb je de feedback van de klant nodig over een dienst, proces (of deel van een proces) of product. Wil je de klanttevredenheid handhaven of verbeteren, dan is deze feedback noodzakelijk. Een andere manier om het doel helder te krijgen is een SIPOC-analyse (zie paragraaf 4.1.1). De mening van de klant is belangrijk om straks te kunnen bepalen of een activiteit waarde toevoegt. We onderscheiden drie categorieën: tijd (T), geld (€) en kwaliteit (Q). Laat de klant liefst één, maximaal twee aspecten kiezen die aangepakt moeten worden. Dat is het doel waar je je op gaat richten. Schrijf die op een post-it en hang ze goed zichtbaar in een hoek van het vel papier. In ons voorbeeld wil de klant dat het proces korter duurt dan 2 werkdagen.

3. De processtappen in kaart brengen

Nu je weet wat de klant wil, moet je het proces in kaart brengen. Ga samen met de groep de losse stappen van het proces bepalen en plak ze op. In ons voorbeeld hebben we drie processtappen geïdentificeerd (zie de figuur bovenaan de volgende pagina). Heb je een SIPOC gebruikt om de scope van je proces aan te geven, dan kun je de activiteiten die in de kolom Process onder elkaar staan hier naast elkaar overnemen als processtappen.

4. De activiteiten in kaart brengen

Nu wordt het interessant: je gaat alle activiteiten die worden verricht opschrijven en onder de processtappen hangen. Wees zo gedetailleerd mogelijk. Gebruik gekleurde post-it, zodat je het verschil ziet tussen een processtap en een andere een activiteit.

5. Detailinformatie toevoegen

Uitstekend. Je hebt nu een goed overzicht van het hele proces. Vraag nu aan de deelnemers hoelang de individuele activiteiten ongeveer duren. Bepaal hoe je die tijdsduur noteert (in minuten, uren, dagen) en schrijf die op de post-its.

Nu je weet hoelang elke activiteit duurt, kun je aan de hand van de feedback van de klant bepalen welke activiteiten waarde toevoegen. Dat kan een lastige exercitie zijn, want je moet hiervoor door de bril van de klant kunnen kijken. We verdelen de activiteiten in drie categorieën:

• Een activiteit die wel waarde toevoegt (WW)
• Een activiteit die geen waarde toevoegt (GW)
• Een activiteit die geen waarde toevoegt, maar wel noodzakelijk is (NW)

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer

To improve is to change;
to be perfect is to change often.

Winston Churchill

Shrink, shrink variation, to reduce the loss.

W. Edwards Deming

Effective leaderschip is not about making speeches or being liked; leadership is defined by results not attributes.

Peter F. Drucker