Arjan Broere wijst in zijn boek Overleef je inbox erop dat notificaties slecht voor de productiviteit van een kenniswerker:
Heb aandacht voor
Kenniswerk vereist dat je waarde toevoegt door te denken, te analyseren, gesprekken te voeren, te schrijven. Al die zaken kosten aandacht. Aandacht is echter kwetsbaar, zeker als een deel van het werk bestaat uit binnenkomende, piepende en oppoppende e-mails. Strategieën om met verstoringen om te gaan zorgen ervoor dat je inbox geen voortdurende stroom van onderbreking voor je is.
(...)
Kenniswerk is een ambacht
...
De kenniswerker (een term die is bedacht door managementdenker Peter Drucker in Landmarks of Tomorrow) levert waarde door informatie te interpreteren, te combineren en te produceren. Daar komt weinig spierkracht aan te pas, maar des te meer kennis en aandacht. Uiteraard gebruikte de smid of de fabrieksarbeider ook kennis en is aandacht bij hun werk ook belangrijk, maar voor kenniswerkers zijn kennis en aandacht de wezenlijke 'gereedschappen' voor productie.
Vandaar David Allen's motto: 'Heb aandacht voor aandacht' in Getting things done. Afleiding houdt iedereen van zijn werk, maar veel kenniswerkers beseffen niet hoe fataal die storingen voor hen kunnen zijn. Concentratie is namelijk niet een staat die je zo oproept. Het duurt even voordat je echt geconcentreerd in een taak of in een gesprek opgaat. ... Als je in je diepe concentratie wordt gestoord, duurt het ook even voordat je dat niveau weer terug hebt.
(...)
E-mail als afleiding
E-mail is voor veel kenniswerkers belangrijk als het gaat om productief zijn én als het gaat om afleidingen. Velen van ons zouden niet hetzelfde werk met dezelfde snelheid kunnen doen zonder e-mail. Tegelijk is het managen van de hoeveelheid e-mail - de diversiteit en de voortdurende stroom - een taak op zich aan het worden.
E-mail is een zogenaamd push-medium. Dat wil zeggen dat het berichten naar jou duwt en je dus onderbreekt in wat je aan het doen bent. Dat is anders dan pull-media, die jij moet bezoeken om ernaar te kijken, zoals een website. ... Om meer rust te hebben en geconcentreerder met taken bezig zijn is het handig je notificaties op smartphone, tablet en laptop in te dammen. De meeste programma's hebben als standaardinstelling dat een nieuw bericht geluid, een trilling en een pop-up veroorzaakt. Zo word je voor elk nieuw bericht gestoord. Voor e-mail is het meestal niet nodig dat je meteen ziet dat er een nieuwe mail is.
Als je bedenkt hoelang het duurt voordat je weer geconcentreerd verder werkt, kost elke storing je bovendien minuten aan productiviteit.
Notifications are evil
... Manage je notificaties en zorg dat de standaardinstellingen worden vervangen door een beperkt aantal storingen, bijvoorbeeld dat alleen berichten die voor jou urgent zijn geluid maken. Gebruik tijdelijk de niet-storen- of vliegtuig-modus als je niet gestoord wilt worden en vraagt dit ook van gesprekspartners of teamleden. Het is even wennen, maar als je de apparaten de plek geeft die ze toekomt, wil je niet anders meer.
