GTD-bedenker en -goeroe David Allen beschrijft in zijn boek Ready for anything dat het nuttig en nodig is te weten wat het beste is om te doen op elk moment. Hierbij is het cruciaal dat je jezelf managed op verschillende niveaus zodat je kunt vertrouwen op je 'actiekeuzes':

Voor kenniswerkers spelen er bij de beslissing wat ze het best kunnen doen, ten minste drie sets van dynamieken een rol. Ze staan ongeveer in deze volgorde:

1. Situatie (Wat kan ik op dit moment doen?).

2. Soort werk (Doe ik dat waarvan ik al heb bepaald dat gedaan moet worden, voer ik nieuwe, onverwachte taken uit op het moment dat ze opduiken, of verwerk ik mijn losse eindjes om mijn overzicht bij te werken van wat gedaan moet worden..

3. Niveau van het werk (Moet ik me concentreren op een e-mal die ik moet beantwoorden, een project dat ik moet afronden, een verantwoordelijkheidsgebied waar ik iets aan moet doen, een doel waarvoor ik actie moet ondernemen of een bestemming die ik wil halen?).

Als u een van deze kaders negeert, krijgt u de rekening daarvan gepresenteerd. Maar als u uw management van een ervan verbetert, kunt u genieten van een golf energie.

Ad (1) Situatie

Als u verrast wordt door vijftien minuten extra voor een vertraagde vergadering ..., hebt u dan alle telefoontjes die u nog moet plegen over al die losse eindjes in uw leven bij de hand? Zo niet, dan zult u eerder reactief dan proactief zijn en de interne druk op uzelf zal waarschijnlijk toenemen. Als u die lijst wel hebt en u vertrouwt erop dat alle telefoontjes die u moet plegen er ook op staan, kunt u gemakkelijker in uw flow functioneren.

Ad (2) Soort werk

Werk doen en werk definiëren dat gedaan moet worden: als u die vijfhonderd mails niet wilt afhandelen, niet wilt bepalen wat ze betekenen en wat u ermee moet doen, zult u opgezogen worden door het meest directe beroep dat op u energie wordt gedaan door uw kantoor en uw omgeving. Uw acties zullen dan vermoedelijk eerder voortkomen uit vermijding dan uit betrokkenheid. Als u die e-mails echter aanpakt en afhandelt, omdat u voelt dat u echt 'schoon schip moet maken' om uw aandacht vrij te maken voor iets anders, lacht het succes u tegemoet.

Ad (3) Niveau van werk

Verschillende verplichtingshorizonnen: als uw niet de juiste discussie hebt gevoerd met uw manager, uw levenspartner of uw zakelijke partner, waarvan u weet dat u die wel moet voeren, gegeven de verandering in uw leven en loopbaan waaraan u volgens u aandacht moet besteden, zult u zich in een situatie van krimp in plaats van uitbreiding bevinden, professioneel, psychologisch of mentaal gezien. Als u werkelijk die niveaus van gesprekken met uzelf en anderen goed beheerste, zou u een energieke en evenwichtige concentratie ervaren.

U bestaat op talloze niveaus. Als u er ook maar eentje negeert, bestaat de kans dat u ze allemaal tekort doet. Maar als u de verantwoordelijkheid aanvaardt om ze allemaal gelijkelijk te managen, zult u het gemakkelijker vinden om te genieten van het hele spel en erbovenuit te stijgen.

Bron: Ready for anything, David Allen