Rick Pastoor beschrijft in zijn boek Grip - het geheim van slim werken het nut en de noodzaak van het gebundeld afhandelen van e-mails:

Als ik zou willen, zou ik met gemak mijn hele werkweek kunnen vullen met het beantwoorden van e-mails, en jij komt vast ook een heel eind. Jarenlang besteedde ik veel te veel tijd aan e-mail. Jazeker, ik had collega's en relaties die blij waren met mijn vlotte reacties op hun vragen en verzoeken, maar mijn belangrijkste werk kreeg ik niet gedaan. Want e-mail is een beetje zoals jeuk: krabben maakt het alleen maar erger. Hoe meer e-mails je stuurt, hoe meer je er terug zult krijgen (en vaak sneller dan je ze kunt beantwoorden).

Toen Blendle groeide nam de hoeveelheid communicatie in mijn werk exponentieel toe. Het roer moest om, want ik was een slaaf van mijn mailbox geworden. Ik ontdekte dat ik overdag  veel beter vooruitkwam als ik mijn mailbox volledig negeerde. Want hoewel sommige e-mails belangrijk waren, was dat bij het merendeel niet het geval. Het gevolg? Ik verplaatste e-mail naar de vroege ochtend en de avond om het maar als vanouds gedaan te krijgen. Uiteraard werkte dat niet: zowel mijn dierbaren als ikzelf werden er ongelukkig van. Voor je het weet ben je van 's ochtends vroeg tot 's avonds laat met je werk bezig. Een nog rigoureuzere aanpak was nodig: hoe vis je de belangrijke e-mails uit die eindeloze stroom en kom je toe aan je belangrijkste werk zonder dat je overuren moet draaien om de rest van je mailbox onder controle te houden?

Een andere aanpak

[Ik adviseer dringend een methode waarbij je] in plaats van je mail steeds tussendoor te doen, je e-mail een vaste plaats geeft in je dag. In dat afgebakende tijdslot handel je vervolgens zoveel mogelijk berichten af. [Door je e-mails gebundeld af te handelen] geef je je e-mail meer gefocuste aandacht dan ooit.

Je kunt in een halfuur meer van je mailbox gedaan krijgen dan je denkt. Dat doe je door de e-mails niet weg te werken maar te verwerken. Kort gezegd komt dat hierop neer: je zorgt ervoor dat je je e-mails goed leest, een vervolgactie bedenkt en dit aan de afzender communiceert.

Hoe pak je dit aan? Elke e-mail heeft voortaan vijf mogelijke uitkomsten:

(1) Je wijst het werk af. Je communiceert dit besluit en archiveert de e-mail.

(2) Er is geen actie nodig, dus je archiveert de e-mail.

(3) Er is een actie nodig die je binnen twee minuten kunt uitvoeren. Dit doe je direct.

(4) Er is een actie nodig die meer tijd van je vraagt, met een harde deadline: je plant de taak direct in je agenda.

(5) Er is actie nodig die meer tijd van je vraagt, maar er is geen harde deadline: je voegt de taak toe aan je takenlijst.

(...)

5. Taak toevoegen aan je takenlijst

Hangt er geen deadline aan je e-mail maar volgt er wel een taak uit die je moet oppakken zodra je er tijd voor hebt? Voeg die taak dan meteen toe aan je takenlijst. Deze manier van werken levert uiteindelijk tijd op, want het is enorm tijdrovend om je openstaande e-mails later opnieuw te lezen en begrijpen. Zorg ervoor dat je taak verwoord is als een actie en dat dus bij een snelle blik op je takenlijst direct duidelijk is wat je te doen staat.

Bron: Grip - het geheim van slim werken, Rick Pastoor