GTD is feitelijk niets meer dan een systematisch stappenplan. De stappen resulteren in een beoordeling welk van de onderstaande werkwoorden van toepassing is op iets dat je fysieke of psychologische wereld is binnengedrongen (de zgn. stuf):

1. Verwijderen: geen actie nodig, 'stuff' is niet relevant

2. Archiveren: geen actie nodig, maar 'stuff' is/wordt misschien later relevant

3. Agenderen: opnemen van datum- en/of tijdgebonden actie in agenda => Agenda

4. Delegeren: doorschuiven van actie naar anderen (wél volgen cq. bewaken indien van toepassing) => Wachten op-lijst

5. Doen: als actie minder dan twee minuten kost

6. Uitstellen (korte termijn, <= 1 week): actie die je binnen 1 week wilt uitvoeren => Eerstvolgende actie-lijst

7. Uitstellen (lange termijn, > 1 week): actie gewenst, maar nog niet deze week => Later/misschien-lijst