In zijn boek Een levensregel voor beginners - Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijkse leven beschrijft Wil Derkse hoe belangrijk en ook moeilijk het is om meteen te beginnen als dit - letterlijk - aan de orde is ('het venijn zit in de start'):

De kunst van het beginnen

Op nogal wat plaatsen in zijn Regel benadrukt Benedictus dat tussen appèl en respons een zo klein mogelijke afstand moet bestaan. Want hoe groter die afstand, hoe minder adequaat de respons kan zijn. Aandachtig luisteren en respons geven zouden als het ware in één soepele beweging in elkaar over mogen gaan, zonder inwendig en uitwendig treuzelen. Het gehoorde woord voert onmiddellijk tot de gepaste daad. Het klokje voor het gebed luidt en je legt je werk neer. Zonder dralen, maar met waardigheid spoed je je naar de kapel. En hetzelfde geldt voor elk moment van de dagorde: de aanvang van de maaltijden, het begin van de recreatie, de aanvang van het werk. Het feit dat Benedictus het belang van dit onmiddellijk respons geven zo vaak onderstreept, hangt zonder twijfel samen met zijn (en onze) ervaring dat werkelijk beginnen moeilijk is. We moeten met een klus beginnen ie we moeilijk of vervelend vinden. We zijn dan vaak buitengewoon vindingrijk in het uitstellen daarvan.

Met veel oppervlakkig vertoon van dynamiek en drukte doen we van alles - telefoneren, e-mails beantwoorden, schema's voor de volgende week opstellen, nog vlug een fax versturen, vergaderen - behalve werkelijk beginnen met die klus. Het is heel goed mogelijk om je de hele dag op je kantoor of aan je werktafel thuis vol ijver op allerlei verkapt uitstelgedrag uit te leven en daar 's avonds nog behoorlijk moe van te zijn oo, zonder maar een minuut écht gewerkt te hebben. En zelfs wanneer je de zaak die je aandacht zou moeten hebben wel voor je hebt neergelegd, zijn er weer subtielere vormen van pseudo-activiteit waardoor je opnieuw geen respons geeft op wat er van je gevraagd wordt. Uitwendig heb je je misschien al aan het 'klokje' geconformeerd, maar inwendig ben je nog helemaal niet begonnen.

Benedictijns beginnen is een uitwendige én inwendig beginnen onmiddellijk 'als het klokje klinkt', meteen instappen in het werk (of de recreatie of wat dan ook) op het tijdstip dat je daarvoor hebt bepaald en je erin oefenen elk uitstelgedrag - hoe subtiel ook - bij jezelf te signaleren en te elimineren. Dat is allemaal even voor de hand liggend als moeilijk. Maar met oefening en vasthoudendheid kan de afstand tussen het 'klokje' en het werkelijk beginnen geleidelijk kleiner worden. Eerst zal ik nog treuzelend en aarzelend 'maar eens beginnen 'omdat het 'nu eenmaal tijd is', maar gaandeweg kan dat overgaan in de goede gewoonte meteen in het diepe te stappen als het startsignaal gegeven is. Het uitwendig conformeren aan het klokje kan een inwendige gewoonte worden.

Bron: Een levensregel voor beginners - Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijkse leven, Wil Derkse

Mac Anderson en Tom Feltenstein beschrijven in hun boek Change is good... You go first de belangrijkste woorden als het gaat om (het nemen van) persoonlijke verantwoordelijkheid:

According to Gallagher and Ventura, the most important words of personal responsibiliy are as follows:

The 10 most important words:

I won't wait for others to take the first step

The 9 most important words:

If it is to be, it's up to mee.

The 8 most important words:

If not me, who? If not now, when?

The 7 most important words:

Let me take a shot at it.

The 6 most important words:

I will not pass the buck.

The 5 most important words:

You can count on me.

The 4 most important words:

It is my job!

The 3 most important words:

Just do it!

The 2 most important words:

I will.

The 1 most important word:

Me

Frank Tyger said it best...

Your future depends on many things, but mostly yourself.

Bron: Change is good... You go first, Mac Anderson & Tom Feltenstein

Congruent zijn is de basis van de IK-ologie. Wat je moet leren is wat jou congruent maakt. Daar moet je als eerste mee aan de slag. Congruentie is voor iedereen bereikbaar. Het is de situatie waarin

PASSIE én TALENT een OPTIMALE VERSMELTING kennen

(...)

Een grote groep mensen, op alle denkbare werk- en opleidingsniveaus, doet dingen die:

• ze eigenlijk niet willen (mismatch op mission)
• niet bij hun persoonlijkheid passen (mismatch op character)
• boven of onder hun competentieniveau liggen (mismatch op competence)

Als het op een of meer van deze drie punten niet klopt, dan kost dat energie. Dat heet incongruentie.

De grote vraag is waarom zoveel mensen niet in hun energie staat. Waarom is dat zo moeilijk? Mensen voelen wel dat er iets schuurt, maar in actie komen... ho maar. Een belangrijke reden hiervoor is het feit dat we experts zijn geworden in het survivallen. We hebben voor onszelf verschillende technieken ontwikkeld waarmee we onszelf voor de gek houden en verder klunen. Ik heb drie overlevingstechnieken ontdekt waarin mensen zich ontpoppen tot ware struisvogels.

Overlevingstechnieken

(1) Surrogaatgeluk: je bent niet helemaal happy met wat het leven tot nu toe heeft gebracht, maar je vult je tekort aan energie in het weekend aan met [andere dingen].

(2) Cognitieve dissonantie: het voelt niet helemaal lekker, maar zo slecht is het allemaal niet.

(3) Uitstelgeluk: verreweg de griezeligste groep vormen de mannen en vrouwen die erin berusten dat 'naast' je energie leven er gewoon bij hoort. Van die mensen die zeggen: 'Later wordt ik wel gelukkig' of 'Ik investeer nu en het echte genieten komt wel als ik straks klaar ben.'

(...)

Met name Deepak Chopra is zeer stellig. Hij beweert dat alle ziektebeelden, zelfs virusziekten, in de oorsprong een energieprobleem hebben. Met andere woorden: ze worden veroorzaakt door onbalans tussen lichaam en geest. Deze onbalans veroorzaakt uitputting van de energiebalans. Eerst raakt je energie op, dan dondert je immuniteitssysteem langzaam omver en vervolgens breekt jouw ketting bij jouw zwakste schakel.

(...)

Het verhaal van de kikker in de pan

Als je een kikker in een pan met heet water gooit, springt hij er onmiddellijk weer uit. Zet je echter een kikker in een pan met koud water en warm je dit langzaam op, dan blijft hij zitten totdat hij letterlijk doodgekookt is. De kikker merkt namelijk niet dat het water warmer wordt, omdat het geleidelijk gaat. De kikker realiseert zich dus niet dat de situatie steeds gevaarlijker wordt. Met één sprong kan hij zichzelf redden... en als er iets is wat kikkers goed kunnen, dan is het wel springen. Maar hij springt niet.

(...)

Hulp van Einstein

Einstein zei het al: 'Er is energie in overvloed.' Het gaat erom dat je de aanwezig energie goed gebruikt. ... Einstein formuleerde in het begin van de vorige eeuw al de ultieme energiewet:

E = mc²

Los van de natuurkundige belangen, gaat deze wet ook op voor je persoonlijke ernergiedepot:

Energie = Mission x Character x Competences

Energie = weten wat je wilt (mission) x weten wie je bent (character) x weten wat je kunt (competences).

(...)

De kwispelcheck

De meest zuivere manier om jezelf te leren snappen werkt via je staart. 'Wat nu weer? Ik heb helemaal geen staart!' Kwispelen is een leuke manier om positieve energie voor te stellen. Stel jezelf bij al je activiteiten de volgende drie energiecontrolevragen:

• Hoe leef ik ergens naartoe?
• Hoe voel ik me tijdens de activiteit?
• Hoe voel ik me achteraf?

Hoe staat jouw staart voor, tijdens en na de dingen die je doet gedurende de dag? Staat-ie hoog en fier te draaien van geluk? Waggelt-ie halfhoog in flauwe cirkeltjes? Of hangt-ie krom tussen je benen? He staat je staart als je opstaat? En als je naar bed gaat? Je staart beweegt de hele dag, probeer je daar eens bewust van te worden.

Bron: Ik/wij - wie ben ik, wat wil je en hoe bereik je dat, Remco Claassen

Brian Tracy legt in zijn boek Slik die kikker! - verlos uzelf van getreuzel en doe meer met uw kostbare tijd uit wat het belang is van het werken met lijsten voor je persoonlijke productiviteit:

"Hoe eet je een olifant?" Het antwoord is: "Hapje voor hapje!"

Hoe eet u uw grootste, lelijkste kikker? Op dezelfde manier; u verdeelt hem in specifieke stap-voor-stap activiteiten en dan begint u met de eerste.

Uw hersens, uw vermogen om na te denken, te plannen en beslissingen te nemen, is uw krachtigste hulpmiddel om te leren stoppen met uitstellen en uw productiviteit te vergroten. Uw vermogen om doelen te stellen, plannen te maken en uit te voeren bepaalt uw levensloop. Alleen al het nadenken en plannen ontketent uw mentale krachten, triggert creativiteit en vergroot uw mentale en fysieke energie.

(...)

Uw vermogen om goede plannen te maken voordat u actie onderneemt, is een maatstaf voor uw algehele competentie. Hoe beter uw plan, hoe gemakkelijker het is om te stoppen met uitstellen, aan de slag te gaan, uw kikker door te slikken en vervolgens door te blijven gaan.

Vergroot uw energierendement

Een van uw belangrijkste werkdoelen moet zijn om het hoogst mogelijke rendement te halen uit uw investering van mentale, emotionele en fysieke energie. Het goede nieuws is, dat elke minuut die u aan planning besteedt zo'n tien minuten op de uitvoering bespaart. U heeft maar tien tot twaalf minuten nodig om uw dag mee te plannen, maar deze kleine tijdsinvestering bespaart u tot wel twee uur (100 tot 120 minuten) aan verspilde tijd en inspanning gedurende de dag.

(...)

Werk altijd op basis van een lijst. Als u zich iets nieuws aandient, voeg dit dan aan de lijst toe voordat u het doet. U kunt uw productiviteit en output met een kwart of meer - ongeveer twee uur per dag - vergroten vanaf de eerste dag dat u consequent met een lijst gaat werken.

Maak uw lijst de avond van tevoren voor de volgende werkdag. Zet alles wat u nog niet af heeft op uw lijst voor morgen, en voeg dan alles toe wat u de volgende dag moet doen. Als u uw lijst de avond van tevoren maakt, werkt uw onderbewuste de hele nacht aan uw lijst terwijl uw slaapt. Vaak wordt u wakker met goede ideeën en inzichten die u kunt gebruiken om uw werk sneller en beter gedaan te krijgen dan u aanvankelijk had gedacht.

Hoe meer tijd u neemt om, van tevoren, lijstjes te maken van alles wat u moet doen, hoe effectiever en efficiënter u wordt.

(...)

Terwijl u uw lijsten afwerkt, zult u zich steeds effectiever en energieker voelen. U krijgt het gevoel meer controle over uw leven te hebben. U raakt vanzelf gemotiveerd om nog meer te doen. U gaat beter en creatiever nadenken en u krijgt meer en betere inzichten die u helpen uw werk nog sneller te doen.

Als u uw lijstjes gestaag afwerkt, krijgt u een positief gevoel dat u vooruitgang boekt en dat helpt u om te stoppen met uitstellen. Dit gevoel van voortgang geeft u meer energie en houdt u gedurende de dag aan de gang.

Eén van de belangrijkste regels van persoonlijke effectiviteit is de 10/90-regel. Deze regel stelt dat de eerste tien procent van de tijd die u besteedt aan het plannen en organiseren van uw werk voordat u begint, u tot wel negentig procent tijd bespaart bij de uitvoering van de taak. ...

Wanneer u elke dag van tevoren plant, wordt het veel gemakkelijker om aan de slag te gaan en te blijven. Het werk gaat sneller en gemakkelijker dan ooit tevoren. U voelt zich energieker en competenter. U krijgt meer gedaan en sneller dan u voor mogelijk hield. Uiteindelijk wordt u onstuitbaar.

Bron: Slik die kikker! - verlos uzelf van getreuzel en doe meer met uw kostbare tijd, Brian Tracy

In het boek Slik die kikker! - verlos uzelf van getreuzel en doe meer met uw kostbare tijd beschrijft Brian Tracy hoe je succesvol kunt zijn door je doelbewust te richten op de belangrijkste taak:

Er is één eigenschap die iemand moet hebben om te winnen, en dat is doelgerichtheid: weten wat je wilt en een groot verlangen om dit te bereiken.

Napeoleon Hill

Voordat u kunt bepalen wat uw 'kikker' is en hem kunt gaan opeten, moet u bepalen wat u precies wilt bereiken op elk aspect van uw leven. Duidelijkheidis misschien wel het belangrijkste concept van persoonlijke productiviteit. De allerbelangrijkste reden waarom sommige mensen meer werk sneller gedaan krijgen is, omdat zij hun doelen en doelstellingen heel helder voor ogen hebben, en hier niet van afwijken. Hoe duidelijker u voor ogen heeft wat u wilt en welke stappen u moet ondernemen om dit te bereiken, hoe makkelijker het is om uitstelgedrag te overwinnen, uw kikker door te slikken en uw taak af te ronden.

Een belangrijke reden voor uitstel en een gebrek aan motivatie is vaagheid en verwarring over wat u probeert te bereiken en in welke volgorde en om welke reden. U moet dit veelvoorkomende euvel vermijden met al uw kracht door te streven naar steeds meer duidelijkheid over uw belangrijkste doelen en taken.

(...)

Er bestaat een krachtige formule voor het stellen en bereiken van doelen die u de rest van uw leven kunt gebruiken. Deze bestaat uit zeven simpele stappen. Elk van deze stappen kan uw productiviteit verdubbelen of verdrievoudigen als u ze momenteel nog niet toepast.  ...

1. Bepaal wat u precies wilt. .... Stephen Covey zegt: "Voordat u de succesladder beklim, moet u eerst controleren of hij tegen het juiste gebouw aan staat."

2. Schrijf het op. ... Een doel dat niet op papier staat is slechts een wens of fantasie. Er zit geen energie achter. Ongeschreven doelen leiden tot verwarring, vaagheid, de verkeerde weg inslaan en het maken van fouten.

3. Stel een deadline aan uw doel; stel, indien nodig, subdeadlines.

4. Maak een lijst van alles wat u kunt bedenken om uw doel te bereiken. Telkens als u nieuwe activiteiten bedenkt, voegt u ze toe aan uw lijst. Blijf uw lijst bijwerken totdat hij compleet is. Een lijst geeft een visueel beeld van de totale taak of doelstelling. Het geeft u de rails om op te rijden. Het verhoogt de kans dat u uw doel bereikt zoals u het had bepaald en op schema enorm.

5. Maak op basis van de lijst een plan: deel uw lijst in op basis van prioriteit en zet taken in de juiste volgorde. ... Beter nog, maak een stroomdiagram.

6. Voer uw plan direct uit: doe iets. Wat dan ook. Een middelmatig plan dat met verve wordt uitgevoerd is veel beter dan een briljant plan waar niets mee wordt gedaan. U boekt pas succes als u iets uitvoert.

7. Neem u voor om elke dag iets te doen wat u dichter bij uw hoofddoel brengt.

(....)

Doelen zijn de brandstof in de oven van prestaties. Hoe groter uw doelen en hoe duidelijker ze zijn, hoe enthousiaster u wordt over het bereiken ervan. Hoe meer u nadenkt over uw doelen, hoe gemotiveerder u wordt om ze te bereiken.

Bron: Slik die kikker! - verlos uzelf van getreuzel en doe meer met uw kostbare tijd, Brian Tracy

In het boek Slik die kikker! - verlos uzelf van getreuzel en doe meer met uw kostbare tijd beschrijft Brian Tracy hoe je succesvol kunt zijn door je doelbewust te richten op de belangrijkste taak:

En u kunt uw timemanagementproblemen ook niet oplossen door productiever te worden. Hoeveel persoonlijke productiviteitstechnieken u ook onder de knie krijgt, er zal altijd meer te doen zijn dan u kunt doen in de beschikbare tijd, ongeacht hoeveel tijd u heeft.

U kunt uw tijd en uw leven alleen onder controle krijgen door anders te gaan denken, werken en anders om te gaan met de eindeloze stroom verantwoordelijkheden die u dagelijks overspoelt. U kunt uw taken en activiteiten alleen onder controle krijgen als u stopt met een aantal dingen en meer tijd gaat besteden aan die paar activiteiten die werkelijk verschil kunnen maken in uw leven.

(...)

Tijdens mijn hele carrière ben ik steeds weer tegen een simpele waarheid aangelopen. Het vermogen om u doelbewust op uw belangrijke taak te kunnen concentreren, deze goed te doen en helemaal af te ronden, is de sleutel tot groot succes, prestaties, respect, status en geluk in het leven. Dit cruciale inzicht is de kern van dit boek.

(...)

Er zijn geen grenzen aan wat u kunt bereiken wanneer u leert hoe u die kikker slikt!

(...)

De meeste mensen hebben tegenwoordig te veel te doen en te weinig tijd. Terwijl u moeite doet om de achterstand weg te werken, komen er steeds weer nieuwe taken en verantwoordelijkheden bij. Daarom zult u nooit alles kunnen doen wat u moet doen. U zult de achterstand nooit wegwerken. U blijft altijd achterlopen met een deel van uw taken en verantwoordelijkheden, en waarschijnlijk zelfs met het grootste deel.

De noodzaak om selectief te zijn

Om deze reden heeft uw vermogen om uw belangrijkste taak te selecteren, en deze vervolgens zowel snel als goed uit te voeren, meer impact op uw succes dan welke andere eigenschap of vaardigheid ook.

Een gemiddeld mens die de gewoonte ontwikkelt om duidelijke prioriteiten te stellen en belangrijke taken snel af te ronden krijgt oneindig veel meer voor elkaar dan een genie dat veel praat en geweldige plannen maakt maar heel weinig gedaan krijgt.

De waarheid over kikkers

Mark Twain zei ooit dat wanneer je 's ochtends als eerste een springlevende kikker eet, je de dag kunt beginnen in de wetenschap dat dat waarschijnlijk het ergste is dat je die dag zal overkomen.

Uw 'kikker' is uw grootste, belangrijkste taak. De taak die u het meest geneigd bent uit te stellen. Het is ook die ene taak die de grootste positieve impact op uw leven en resultaten kan hebben.

De eerste regel van kikkers eten is: Als u twee kikkers moet eten, eet dan eerst de lelijkste op.

Dit is een andere manier om te zeggen dat als u twee belangrijke taken te doen heeft, u eerst de grootste, moeilijkste en belangrijkste taak moet doen. Wen uzelf aan om direct te beginnen en door te werken totdat de taak af is voordat u iets anders gaat doen.

(...)

De tweede regel van kikkers eten is: Als u dan toch een springlevende kikker moet eten, heeft het geen zin om er heel lang naar te gaan zitten staren.

De sleutel tot uitstekende prestaties en productiviteit is het ontwikkelen van de levenslange gewoonte om uw belangrijkste taak 's ochtends als eerste te doen. U moet de routine ontwikkelen om 'uw kikker te eten' voordat u iets anders doet en zonder er al te lang over na te denken.

(...)

De drie benodigdheden voor het vormen van een nieuwe gewoonte

U heeft drie belangrijke eigenschappen nodig om de gewoonten focus en concentratie aan te kunnen leren. Dit zijn besluitvaardigheid, discipline en vastberadenheid.

Ten eerste, neem de beslissing om de gewoonte te ontwikkelen om taken af te ronden. Ten tweede, leg uzelf de discipline op om de principes die u gaat aanleren steeds weer te oefenen totdat ze een automatisme worden. En ten derde, ondersteun alles wat u doet met vastberadenheid totdat de gewoonte ingesleten is en een permanent onderdeel van uw persoonlijkheid wordt.

Bron: Slik die kikker! - verlos uzelf van getreuzel en doe meer met uw kostbare tijd, Brian Tracy

Arjan Broere beschrijft in zijn boek Het nieuwe werken - hoe werk je effectiever en productiever de GTD-prinpes in de vorm van 10 geboden van GTD:

GTD-principes

De tien geboden van GTD

1. Op elk moment moet je een positief antwoord kunnen geven op de vraag: Is wat ik nu doe het belanglijkste dat ik nu zou kunnen doen?

2. Stop alles wat je te binnen schiet, wat je wilt doen, wat je wilt nalezen et cetera in een vertrouwd systeem.

3. Zet je taken in lijsten die samenhangen, zoals taken die je vandaag wilt doen, de eerst volgende actie van projecten, niet-urgente zaken die je ooit wilt doen, taken waar je moet wachten op een actie van een ander.

4. Maak van alles dat meer vraagt dan één actie een project. Bepaal per project tenminste het einde (define done) en wat de eerstvolgende actie is.

5. Zet bij elke taak een context die aangeeft wat de taak precies is, zodat je taken kunt sorteren. Contexten zijn bijvoorbeeld: bellen, concentratietaken, op kantoor doen, schrijven.

6. Taken met een concrete datum zet je ook in je agenda. Plan wat je kunt plannen en blokkeer daar tijd voor.

7. Vol hoofd? Doe een mindsweep en noteer alles wat je moet doen, wilt doen.....

8. Verwerk je inbox regelmatig, systematisch en maak je inbox dan helemaal leeg.

9. Doe aan periodiek onderhoud. Bekijk op vaste momenten je projecten en acties, maar plan ook momenten om vast te stellen of wat je doet voldoende past bij je missie, ambities, langetermijndoelen.

10. Heb je doelen helder op verschillende horizonten (horizons of focus). Definieer niet alleen de kortetermijnacties maar heb ook helder wat op lange termijn je missie en ambities zijn.

Bron: Het nieuwe werken - hoe werk je effectiever en productiever, Arjan Broere

In het boek Het nieuwe werken - hoe werk je effectiever en productiever geeft Arjan Broere een samenvatting van de Getting Things Done (GTD)-methode:

Overzicht en controle over je werk

Werken is een ambacht. Dat geldt zeker ook voor de kenniswerk. Zoals de timmerman zijn gereedschap moet leren gebruiken, zo moet ook de kenniswerker zijn gereedschap leren gebruiken. Een van de moeilijk te managen gereedschappen is aandacht. Werkdruk, afleiding, uitstel, werk dat nooit af is, overvolle mailboxen, telefonerende collega's, leuke ideeën, acties die je plots te binnen schieten, doen alle een beroep op je aandacht, terwijl je die aandacht eigenlijk nodig hebt om die ene uitverkoren taak tot een goed einde te brengen.

Voor alle kenniswerkers is het managen van aandacht van belang. In de context van het nieuwe werken wordt dat nog relevanter om dat je doorgaans meer vrijheid hebt in waar je werkt, wat je oppakt, hoe je dat doet en met wie. Dat betekent dat je werk kunt structureren en prioriteren meer je verantwoordelijkheid wordt. Wat kies je dan?

GTD-principes

De kern van GTD is aandacht. Twee assen die GTD in kaart brengen: wat je wilt doen (overzicht) en hoe je dat organiseert (controle).

Controle

Hoe zorg je dat je alle werk afkrijgt en controle hebt op je workflow. De vier stappen hieronder bevatten wezenlijke fasen:

(1) Verzamel: zorg dat je een systeem hebt dat je vertrouwt, dat je helpt alles wat je hebt aan ideeënnnnn, taken, afspraken, leeswerk..... is te verzamelen.

(2) Verwerk en plan: als je van alles in je inboxen verzameld hebt, is de volgende stap er acties van te maken.

(3) Doe: geconcentreerd werken, geïnspireerd samenwerken, omgaan met storingen... Uitdagingen voor de kenniswerker in deze tijd.

(4) Evalueer: evalueren is van belang om te zien wat je af hebt en wat nog moet, maar zeker ook om te snappen hoe je werkt, wat goed gaat, waar veranderingen nodig zijn.

Overzicht

Hoe organiseer je wat voor jou van belang is, ook dagelijks in je agenda terugkomt. Door op een aantal horizons je doelen en ambities te formuleren, maak je zichtbaar wat je wilt betekenen. Ook zijn de horizons mooie assen om in je evaluatie te gebruiken.

(1) 50.000 voet: missie, waarden, principes: wat zijn kernwaarden voor je.

(2) 40.000 voet: visie: wat is jouw kijk op werk, je taken, je voornaamste rollen, de wereld waarin je leeft...

(3) 30.000 voet: (middel)langetermijndoelen: wat wil je dit jaar of binnen enkele jaren bereiken van wat je op 40.000- en 50.000-voet geformuleerd hebt.

(4) 20.000 voet: verantwoordelijkheidsgebieden: naar welke verantwoordelijkheidsgebieden vertaal je die 30.000 voet-doelen? Binnen enkele maanden of een jaar kun je aan deze zaken werken.

(5) 10.000 voet: projecten: welke projecten komen er uit de 20.000 voet-gebieden? Een project is alles wat uit meer dan één actie bestaat, maar wel een concreet eind kent.

(6) Startbaan: acties: dagelijks acties en taken om 10.000 voet-projecten voort te bewegen.

GTD-principes

(1) Op elk moment moet je een positief antwoord kunnen geven op de vraag: Is wat ik nu doe het belangrijkste dat ik zou kunnen doen?

(2) Stop alles wat je te binnen schiet, wat je wilt doen, wat je wilt nalezen et cetera in een vertrouwd systeem.

(3) Zet je taken in lijsten die samenhangen, zoals taken die je vandaag wilt doen, de eerstvolgende actie van projecten, niet-urgente taken die je ooit wilt doen, taken waar je moet wachten op een actie van anderen.

(4) Maak van alles dat meer vraagt dan één actie een project. Bepaal per project tenminste het eind doen (define done) en wat de eerstvolgende actie is.

(5) Zet bij elke taak de context die aangeeft wat de taak precies is, zodat je taken kunt sorteren. Context zijn bijvoorbeeld concentratietaken, op kantoor doen, schrijven.

(6) Taken met een concrete datum zet je ook in je agenda. Plan wat je kunt plannen en blokkeer tijd daarvoor.

(7) Vol hoofd?Doe een mindsweep en noteer alles wat je moet doen, wilt doen...

(8) Verwerk je inbox regelmatig, systematisch en maak de inbox dan helemaal leeg.

(9) Doe aan periodiek onderhoud. Bekijk op vaste momenten je projecten en acties, maar plan ook momenten om vast te stellen of wat je doet voldoende past bij je missie, ambities, langetermijndoelen.

(10) Heb je doelen helder op verschillende horizons (horizons of focus). Definieer niet alleen de kortetermijnacties, maar heb ook helder wat op lange termijn je missie en ambities zijn.

Wat is GTD?

GTD staat voor Getting things done. Dat is de titel van het bekendste boek van David Allen. Met Gettings Things Done. Prettig en efficiënt werken zonder stress heeft Allen inmiddels een klassiek boek geschreven over aandacht, taken doen en productief zijn.

(...)

GTD: aandacht voor aandacht

Een van de motto's van David Allen is: heb aandacht voor aandacht. Door je bewust te zijn van hoe jij geconcentreerd kunt werken, wanneer je creatief bent en hoe voor jou flow ontstaat, lukt het je beter in die toestand te komen en te blijven. Aangezien je als kenniswerker waarde toevoegt door je hoofd te gebruiken, is het dus essentieel dat je dat ambacht onder de knie hebt.

In een aantal compacte quotes weet Allen het belang van aandacht kernachtig te verwoorden:

• Gebruik je hoofd om over dingen na te denken en niet om aan dingen te denken. Als je niet moet vergeten een tekst mee te nemen, kun je er vaak aan denken - en last van hebben - of er één keer een notitie van maken en zorgen dat je voor je weggaat alle notities doorwerkt.
• Doe dingen als ze opkomen en niet als ze ontploffen.
• Geef aandacht aan wat je aandacht heeft, anders kost het vast meer aandacht dan het verdient.
• De geest is een sterke dienaar, maar een slechte baas. De geest geeft geen koers en springt van het een naar het ander. Wie zijn geest volgt, blijft reageren.
• Afleidingen zijn verwaarloosde verplichtingen. Een vlinder leidt misschien even af, maar de impact van het je plots herinneren van een taak die je had moeten doen, leidt veel meer af. Zoals ook de zorgen of je er wel aan gedacht hebt een mail te beantwoorden meer afleiden dan een lied dat je even te binnen schiet.
• Heb een geest als water. Zorg dat afleidingen niet meer aandacht krijgen dan ze verdienen. Een afleiding schiet je te binnen: noteer hem of neem meteen actie, en herneem je geconcentreerde modus. Als een kleine afleiding een enorme impact heeft, dan was je geest niet als water. Wie volg stress zijn werkdag begint, kan met de kleinste afleiding uit zijn slof schieten. Die afleiding was echter niet het probleem. Wel het gestrest aan het werk zijn.

(...)

Wat is het belangrijkste dat je nú kunt doen?

Eigenlijk zou je elk moment van de dag bezig moeten zijn met wat op dat moment het belangrijkste is. Dat suggereert dat jij kiest waar je mee aan de slag bent en niet alleen reageert op wat binnenkomt. Daarnaast betekent het dat je weet wat je allemaal moet doen en daar het belangrijkste uit kiest.

Als je jezelf de vraag stelt 'Is wat ik nu doe het belangrijkste dat ik nu zou kunnen doen?', kan dat soms een klus zijn voor een ander die voor jou niet belangrijk is, maar wel urgent voor die ander. Het kan ook een game zijn die je even doet ter ontspanning. Als het maar voortkomt uit overzicht en een keuze is.

Overzicht én controle

GTD gaat over twee assen:

• De controle-as: Hoe zorg je dat je alle werk afkrijgt en dus controle hebt op je workflow. De vier stappen hieronder bevatten wezenlijke fasen

• De overzichtsas: hoe organiseer je dat wat voor jou ook belangrijk is, ook dagelijks in je agenda terugkomt. Door op een aantal horizons je doelen en ambities te formuleren, maak je zichtbaar wat je wilt betekenen.

Controle over je werk

David Allen heeft een aantal stappen die je kunnen helpen controle te houden over je werk. In Zen to done. 10 gewoontes voor een efficiënt leven heeft Leo Babauta daar een variant op gemaakt. In alle gevallen bestaat het werk uit cycli van:

• Verzamel
• Verwerk en plan
• Doe
• Evalueer

Bron: Het nieuwe werken - hoe werk je effectiever en productiever, Arjan Broere