Kerry Gleeson is de auteur van het boek PEP - Het persoonlijk efficiency programma. Volgens Gleeson hebben we nooit geleerd hoe je je werk moet verrichten om zowel kwaliteit als kwantiteit te bereiken. Het Persoonlijke Efficiency Programma (PEP) is volgens Gleeson’s eigen zeggen ‘de ontbrekend schakel in de keten van kwaliteit en productiviteit’ die mensen nooit hebben geleerd op het gebied van werken in een kantooromgeving. Dat deze schakel ontbreekt, hebben we vaak niet eens in de gaten. Iets wat ontbreekt is moeilijk te zien, maar is tegenwoordig wél de oorzaak van eindeloze frustratie voor veel kenniswerkers.

“Hoewel de meeste mensen zijn opgeleid voor het beroep dat zij uitoefenen, zijn er onder ons maar weinigen, en dit geld met name voor de mensen met een kantoorbaan, die hebben geleerd hoe zij efficiënt en effectief kunnen werken. Er zijn te veel mensen met een hoge functie die geen idee hebben hoe zij moeten organiseren en hoe zij hun werk het beste kunnen uitvoeren. (...) In mijn werk heb ik veel intelligente mensen en knappe koppen ontmoet die hun beroep verstaan. [O]ndanks al hun bewezen bekwaamheid en hun opleiding lijden veel van deze mensen een gestresst leven als ze eenvoudig proberen te doen wat ze moeten doen.”

Gleeson belooft dat het toepassen van PEP je leert…
- je werk beter te beheersen
- je werk te vergemakkelijken
- tijd te besparen
- te bepalen wat belangrijk voor je is
- te bereiken wat belangrijk voor je is

Eén van de belangrijkste principes om meer te bereiken volgens Gleeson is het vermijden van uitstel door de gewoonte aan te leren direct te handelen: “Doe het nu”. Door dingen nu te doen, reduceer je je werklast. Niets kost zoveel tijd als uitstel. De truc is dan ook net zo handig te zijn bij het afronden van zaken als bij het uitstellen ervan. Dit gaat niet over zaken die je nu niet kunt doen of zaken die je niet zou moeten doen, maar alle zaken die je kunt en moet doen, maar die je niet doet. Reageer direct op zaken als je ze voor het eerst onder ogen krijgt en bespaar jezelf heel wat tijd op lange termijn. Maar al te vaak is de reden waarom je dingen niet klaarkrijgt gewoon dat je ze niet doet.

- Sta versteld, hoe weinig tijd het je kost
- Voel je goed, wanneer iets afgehandeld is

Als je niets aan papierwerk doet, verspil dan ook geen tijd door ernaar te kijken.
Als je de voicemail niet zult beantwoorden, verspil dan ook geen tijd door ernaar te luisteren.

Gleeson noemt acht manieren om te leren uitstel te voorkomen (en zo je persoonlijke productiviteit te verhogen):

(1) Doe het één keer
(2) Zet zaken uit je hoofd
(3) Los problemen op als ze nog klein zijn
(4) Verminder verstoringen
(5) Werk achterstanden weg
(6) Werk naar de toekomst in plaats van naar het verleden
(7) Maak je niet langer zorgen
(8) Krijg nu het positieve gevoel over jezelf

(1) Doe het één keer
Als er iets nieuws op je pad komt beslis dan direct wat je er mee wilt. Leg zaken niet weg om er voortdurend opnieuw mee geconfronteerd te worden. Je bespaart daardoor tijd en voltooit een taak die anders verhindert dat je andere belangrijker zaken kunt doen. De eerste keer dat je een e-mail leest, weet je wat er moet gebeuren. Als je de e-mail twee keer leest, verdubbel je de tijd die nodig is voor het lezen en is de e-mail nog steeds niet beantwoord. Beantwoord de e-mail direct de eerste keer dat je deze leest. Doe het nu!

(2) Zet zaken uit je hoofd
Het aantal nog af te handelen zaken - de zaken die je gedachten bezighouden - loopt al snel op tot wel vijfhonderd of misschien zelfs tot duizend. (...) De ervaring leert ons dat het aantal taken of activiteiten die ons brein tegelijk kan verwerken, beperkt is. (...) De berg onvoltooide activiteiten in je leven leidt je aandacht af, zodat je je niet kunt concentreren op datgene wat voor je ligt en wat je niet kunt afronden. Nu komt het stellen van prioriteiten in beeld. Het stellen van prioriteiten kan een belangrijke rol spelen in het greep krijgen op je werk. Maar het stellen van prioriteiten kan eveneens het beste excuus zijn om iets niet te doen. Het stellen van prioriteiten houdt in dat 'onbelangrijke' taken worden uitgesteld tot later en misschien helemaal niet worden afgehandeld. Als je je taken niet tijdig uitvoert, heeft dit tot gevolg dat je je niet op de huidige klus kunt richten omdat de stemmen in je hoofd je aan de onvoltooide taken herinneren. (...) De beste manier om een teveel aan werkzaamheden te voorkomen is deze kleine zaken, die je een overbelast gevoel geven en de aandacht van belangrijk taken afleiden, op te ruimen. (...) Wat nog beter is, is dat je je manier van werken zo organiseert dat je ervoor zorgt dat zich helemaal geen taken opstapelen. Dit ter voorkoming van de negatieve spiraal waarbij overbelasting leidt tot afleiding, waardoor je je niet (goed) kunnen concentreren en slecht zult presteren.

Concentratie in de ware, zuivere vorm betekent in staat te zijn je gedachten op één enkele zaak te richten. Als je je helemaal kunt concentreren op wat je probeert te doen, breng je een van de meest essentiële elementen van succes in stelling.

(3) Los problemen op als ze nog klein zijn
Als je de gewoonte aanneemt om zaken direct aan te pakken, word je met problemen geconfronteerd als ze nog klein zijn en nog niet zijn uitgegroeid tot grote, tijdsverslindende crises. Als gevolg daarvan heb je meer tijd om je op de belangrijke zaken te concentreren.

(4) Verminder verstoringen
De verstoringen waar de mensen over klagen worden maar al te vaak veroorzaakt doordat ze iets niet hebben gedaan. Daardoor zitten ze niet alleen opgescheept met het werk zelf, maar krijgen ze ook nog te maken met de mensen die er afhankelijke van zijn dat het werk klaar is, wat alleen nog maar meer werk met zich meebrengt.

(5) Werk achterstanden weg
Achterstanden brengen extra werk met zich mee; door het wegwerken van die achterstanden wordt de werkdruk dus veel meer verminderd dan je zou denken.

• Zet de achterstanden op een rijtje
• Stel prioriteiten
• Plan elke dag tijd om aan deze achterstanden te werken
• Stel de oorzaak van jouw achterstand vast
• Neem maatregelen om achterstand te voorkomen

(6) Werk naar de toekomst in plaats van naar het verleden
De mate waarin iemand in het verleden werkt in tegenstelling tot het werken in het heden en de toekomst, is volgens psychologen een indicatie voor zijn mentale gezondheid. Vanuit het heden naar de toekomst werken wordt als 'gezond' beschouwd. (...) Wanneer je in het verleden werkt, heb je de neiging je te richten op datgene wat had kunnen gebeuren, op verloren kansen. Alles wat je van het heden naar de toekomst leidt, is gezonder dan wat je terug in de tijd leidt. We hebben maar een beperkt vermogen tot aandacht hebben - een stuk beperkter dan we ons misschien voorstellen. Aandacht is onmisbaar om tot de kern van de zaak te komen en de dingen tot een einde te brengen.

(7) Maak je niet langer zorgen
Zorgen nemen veel tijd in beslag en maken het moeilijk in actie te komen.

(8) Krijg nu het positieve gevoel over jezelf
Uitstel is onvermijdelijk slecht voor je zelfbeeld, en leidt tot verlies van optimisme, geluk en creatieve energie. Mensen die chronisch uitstellen en daar niets aan doen vinden het steeds moeilijker om persoonlijke doelen na te streven of die zelfs maar te formuleren. Toch is de belangrijkste vraag die je jezelf kunt stellen is: ‘Wat is er echt belangrijk voor mij? Volgens welke principes moet ik leven?’Als je vaststelt wat je princpes zijn – de idealen die je boven alles stelt – wordt je doel of taak in het leven veel duidelijker. Als je weet wat belangrijk voor je is, kun je doelen vaststellen om dat te bereiken. De doelen zullen betekenisvol zijn, omdat je, als je ze bereikt, krijgt wat je werkelijk waardevol vindt.
Wanneer datgene wat je doet in overeenstemming is met dat waarin je gelooft, en dat waarin je gelooft de hoogste waarheid is, bereik je de meest bevredigende vorm van persoonlijke productiviteit en ervaar je de meeste voldoend schenkende vorm van zelfrespect.

Bron: PEP - Het persoonlijk efficiency programma,Kerry Gleeson