Eenmalige verwerking met de 5 D-methode

Het boek Timemanagment voor dummies beschrijft Dirk Zeller een methode voor eenmalig verwerking (single handling). De methode is bedoeld om papieren eenmaal te verwerken, maar is ook uitstekend toepasbaar voor het verwerken van e-mails.

De methode gaat uit van de vijf D's: dump (dumpen), delegate (delegeren), detour (omzeilen), do it (doe het) of depot (deponeren).

1. Dump: als je iets niet nodig hebt, dump het of gooi het weg.

2. Delegate it: bewaar niet alles, maar delegeer zo veel als mogelijk. Zelf doen is niet altijd de beste tijdsbesteding; zorg dat je tijd over houdt voor de hoogwaardige taken.

3. Detour it: als het niet mogelijk is iets maar één keer aan te raken (bijv. omdat meer informatie nodig is), kan het slim zijn een omweg (detour) te maken en het papier of de e-mail te parkeren om er later een vervolg aan te geven. 'Parkeren' is bedoeld als tijdelijk dossier.

4. Do it: onderneem actie om de taak snel uit te voeren of omdat het gaat om iets met een hoge urgentie. Dirk Zeller bepleit het hanteren van de vijf-minutenregel: doe iets meteen als het je minder tijd kost dan vijf minuten. 'Zodra je dit uitstelt, later weer oppakt, herleest en je opnieuw moet focussen, heb je al veel meer geïnvesteerd dan de vijf minuten die het je nu kost'.

5. Depot it: archiveer uitsluitend datgene dat je écht moet bewaren

Zeller waarschuwt ervoor dat als je vijf D's niet (goed) volgt, je te maken krijgt met de minder productieve D's: dawdle (treuzelen), daydream (dagdromen), deliberate (beraadslagen) en deceive (bedriegen).

Bron: Timemanagement voor dummies (Dirk Zeller)