'Makigami' is het Japanse woord voor 'rol papier'. Het is een instrument om waardetoevoeging snel en helder in beeld te brengen. Een Makigami visualiseert niet alleen de processtappen, maar ook de gebruikte informatie, de benodigde tijd, de waardetoevoeging en de verspillingen. Door op deze manier het proces in kaart te brengen worden knelpunten snel zichtbaar.
Een Makigami is vooral goed bruikbaar in organisaties waar het 'product' of het proces niet direct zichtbaar is (lees: administratieve informatie-intensieve processen). Bij het maken van een Makigami worden minder symbolen gebruik dan bij de toepassing van Value Stream Mapping. Dit betekent dat deze techniek eenvoudiger is toe te passen dan het maken van een Value Stream Map (VSM).
Binnen de Makigami worden vier gebieden onderscheiden:
-
Werkstroom: korte beschrijving van de activiteiten binnen het proces, uitgevoerd door de verschillende functies.
-
Documenten en systemen die in het proces worden gebruikt.
-
Tijdsanalyse op de doorlooptijd, waardetoevoegingen en verspillingen in het proces.
-
Knelpunten in of tussen processtappen.
Het opstellen van een Makigami helpt om niet-waarde-toevoegende-activiteiten ('verspilling') goed zichtbaar te maken, waarbij ook snel inzicht ontstaat welke processtappen en overdrachtsmomenten het meest bepalend en/of spannend zijn voor doorlooptijd en/of fouten.
(1) Bepaal de scope van de processen
- benoem de processen
- bepaal wie de spelers (afdelingen/functies) in het proces zijn
(2) Bepaal de Current State Map (vastlegging van de processtappen)
- benoem de knelpunten in het proces
- benoem de documenten en systemen (verzamel de documenten en screenprints)
(3) Bepaal de toegevoegde waarde van een processtap
- relatie met de doelstellingen van de organisatie/de klantwaarde
(4) Bepaal de tijden per processtap
- totale doorlooptijd
- aantal overdrachtsmomenten, wachttijd, gemiddelde tijd per overdracht (binnen een functie en tussen functies)
(5) Analyseer de knelpunten
- binnen de processtappen
- op overdrachtsmomenten
(6) Ontwerp een Future State map (het verbeterde proces)
- focus op kwaliteitsverbetering en vermindering van doorlooptijd
- denk vanuit de klantwaarde en andere doelstellingen van de organisatie
(7) Bepaal de actieplannen
- op basis van een gap analyse tussen de current state en de future state processen
- definieer duidelijke meetmomenten en prestatie-indicatoren
8) Implementatie van de verbeteringen
Het maken van een Makigami kost - afhankelijk van de complexiteit van het proces en de kennis en ervaring van de deelnemers één tot drie dagen.
Bron: Het gebruik van Makigami in Lean Management, Carla van der Weerdt
