In het boek Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers beschrijven Neil Webers, Lucas van Engelen en Thom Luijben het Lean-instrument van de Standard Operating Procedure (SOP)::
Een SOP (Standard Operating Procedure) is een beschrijving van de standaardmanier van werken.
Resultaat
Het juiste gebruik van SOP's zorgt ervoor dat:
- Medewerkers duidelijk weten hoe zij hun werk op de meest effiiciënte manier kunnen uitvoeren;
- Medewerkers niet sneller, maar slimmer kunnen werken om hun doelstellingen te behalen;
- Medewerkers door training gemakkelijk multi-inzetbaar worden doordat zij meer SOP's beheersen;
- In combinatie met training de nieuwkomers sneller efficiënt inzetbaar zijn;
- Kwaliteit en veiligheid gegarandeerd worden
Aanpak
Een SOP moet zo worden opgesteld dat een persoon die totaal niets van de handeling afweet, aan de hand van die SOP de handeling zonder problemen op de meest efficiënte manier kan uitvoeren. Bij de meeste SOP's wordt er gewerkt met stappen en kernpunten, wat een simpel en bondig overzicht geeft. Verder worden ze geïllustreerd met foto's of tekeningen van de uit te voeren handeling. Volg deze stappen bij het opstellen van een SOP:
Stap-1
Bepaal het format van de basis-SOP-sjabloon. De kracht van standaardiseren van processen wordt mede bepaald door de vorm die je voor het standaardiseren kiest.
Stap-2
Bepaal voor welke processen en handelingen je een SOP wilt opstellen.
Stap-3
Bepaal wie de eigenaar wordt van welke SOP.
Stap-4
Houd een systematisch overzicht bij van alle SOP's, waarin je aangeeft of deze in ontwerp zijn of al geïmplementeerd zijn, welke versie de meest actuele is en wie de eigenaar is van elke SOP.
Stap-5
De eigenaar van elke SOP stelt deze op door eerst het procesonderdeel inclusief alle handelingen te observeren en te analyseren. Gebruik hiervoor checklisten en een stroomdiagram.
Stap-6
Laat de SOP beoordelen en controleren door iemand anders dan degene die hem heeft opgesteld. Bij voorkeur laat je deze persoon het proces uitvoeren met de SOP.
Stap-7
Implementeer de SOP. Bespreek de nieuwe of gewijzigde SOP's met de betrokken medewerkers voordat zij ze in gebruik nemen.
Stap-8
Wijzig een SOP als de procedure verandert of als het nodig is om de SOP te corrigeren of verduidelijken. Verander hierbij altijd het versienummer van de SOP en geef altijd aan wat de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zijn.
In de praktijk
Omdat er geregeld veranderingen plaatsvinden in een bedrijfsomgeving, is het essentieel dat de SOP up-to-date blijft. Want als een SOP niet meer up-to-date is, dan zal deze zeker niet gebruikt worden. Daarom moet een SOP geregeld gecontroleerd en aangepast worden. Bij het in gebruik nemen van de SOP moet dan ook het proces van SOP-aanpassingen goed worden georganiseerd en vastgelegd.
Valkuilen
Een SOP die niet wordt gebruikt, is verspilling. Sterker nog: als er wel SOP's zijn opgesteld, maar ze niet worden gebruikt, dan ontstaat er een cultuur waarin het prima is om je niet aan afspraken en standaarden te houden.
