Routineus aanpassen en verbeteren met de kata volgens Mike Rother

In zijn boek Toyota kata beschrijft Mike Rother dat Toyota het ontwikkelen van vaardigheden op het gebied van probleemoplossing en voortdurend verbeteren ziet als concurrentievoordeel van een organisatie:

Toyota ziet het permanent kunnen oplossen van problemen en verbeteren van stabiele processen al lang als een van de grote concurrentievoordelen van het bedrijf. Doordat het voltallige personeel de taak heeft om problemen op de werkvloer op te lossen, is de kracht van het intellectuele kapitaal van het bedrijf gigantisch.

Kathi Hanley

Mensen bezitten een verbazingwekkend talent om te leren, te creëren en problemen op te lossen. Dat Toyota zich continu kan verbeteren en aanpassen komt door de acties en reacties van de mensen in het bedrijf en hoe zij situaties effectief begrijpen en slimme oplossingen ontwikkelen. Toyota ziet de verbetercapaciteit van alle mensen in een organisatie als de 'kracht' van een bedrijf.

Vanuit dit oogpunt is het beter voor het aanpassingsvermogen, concurrentievermogen en voortbestaan van een organisatie om een grote groep mensene systematisch, volgens een methode, elke dag kleine verbeterstappen te laten zetten - in plaats van een kleine groep nu en dan grote projecten te laten uitvoeren.

(...)

Als een organisatie voorspoed wil door continue verbetering en evolutie zullen systematische procedures en routines - methodes - nodig zijn die onze capaciteiten kanaliseren en potentie waarmaken. Zulke routines zouden iedereen in de organisatie sturen en ondersteunen en een specifiek patroon aanreiken waarbinnen ze dingen kunnen aanvoelen, aanpassen en verbeteren.

Toyota heeft een methode, of manier, om precies dat te kunnen doen. Bij Toyota zijn verbetering en aanpassing systematisch en is de methode een fundamenteel onderdeel van elke uitgevoerde taak - geen losse toevoeging of speciaal initiatief. Iedereen bij Toyota leert op deze standaardmanier te werken en de methode wordt op vrijwel elke situatie toegepast. Dit gaat veel verder dan gewone probleemoplossingstechnieken en wordt tot een bedrijfsspecifieke gedragsroutine. Het ontwikkelen en behouden van dit gedrag in de organisatie is dus wat de taak van management definieert.

(...)

Bij nadere inspectie blijkt 'Toyota's Way', zoals de methode soms wordt genoemd, minder te worden bepaald door tools of principes dan door sets van procedurereeksen - denk- en gedragspatronen - die, wanneer ze telkens herhaald worden in het dagelijks werk, leiden tot de gewenste uitkomst. Deze patronen vormen de context waarbinnen de tools en principes van Toyota ontwikkeld worden en functioneren. Als u het succes van Toyota wilt begrijpen en misschien wel evenaren, zijn deze gedragspatronen en hoe ze onderwezen worden misschien wel het beste uitgangspunt.

Kata

In Japan worden zulke patronen en routines 'kata' (zelfstandig naamwoord) genoemd. Het woord wordt ook gebruikt voor basisbewegingen in gevechtssporten, die van generatie op generatie van meester op student worden doorgegeven. Een paar gebruikelijke vertalingen of definities zijn:

Een manier van iets doen, een methode of routine
Een patroon
Een standaard bewegingsvorm
Een vooraf gedefinieerd, of gechoreografeerde, opeenvolging van bewegingen
De gebruikelijke procedure
Een trainingsmethode of exercitie

Als we verder graven is er nog een definitie en vertaling van het woord:

Een manier om twee dingen op één lijn of synchroon met elkaar te houden.

Eureka! Deze laatste definitie is specifiek interessant in het licht van de dynamische omstandigheden die om en in een bedrijf voorkomen. Het veronderstelt dat, hoewel omstandigheden altijd op onvoorspelbare manieren veranderen, een organisatie nog steeds een methode, of kata, kan hebben om daarmee om te gaan. Dit is een interessant vooruitzicht. Zo'n methode zou de organisatie verbinden met de actuele omstandigheden in de wereld, binnen de organisatie zelf en in de eigen werkprocessen, en helpen gelijke pas te houden - in harmonie te zijn - met die omstandigheden. Een belangrijk concept aan de basis van kata is dat, terwijl we vaak weinig controle kunnen uitoefenen over de realiteiten om ons heen, we toch controle kunnen uitoefenen over - of managen - hoe we met ze omgaan.

Een kata is een manier om uw gedachten en handelingen blijvend in harmonie te laten zijn met de dynamische, onvoorspelbare omstandigheden.

(...)

Het idee van gestandaardiseerde gedragsroutines wekt vaak het idee dat onze creativiteit uitgeschakeld of onze potentie beperkt wordt. Wat nou als we echter juist creatiever, slimmer, meer concurrentiegericht, minder voorspelbaar en succesvoller blijken te kunnen zijn doordat we een routine hebben die beter is in het aanboren en kanaliseren van onze persoonlijke kwaliteiten? Er zit een verschil in wat we als routine definiëren. Wat bijzonder is aan de verbeter-kata van Toyota is dat er geen vaste inhoud bepaald wordt - dat kan ook niet - omdat die elk moment en in elke situatie verschillende is. De kata beschrijft alleen de vorm die ons denken en gedrag zouden moeten aannemen wanneer we op een situatie reageren.

Bron: Toyota kata - managen naar verbetering, aanpassingsvermogen en superieure resultaten, Mike Rother

Tags: