Standaard Operating Procedure (SOP)

Binnen Lean en Six Sigma wordt gestreefd naar Zero Defects, nul fouten. Iedere fout betekent namelijk een probleem voor de interne of externe klant, en minimaal een onderbreking van de flow.

Op de weg naar perfectie zult u continu processen analyseren en verbeteren. Maar het is onmogelijk te verbeteren als het werkproces niet stabiel en gestandaardiseerd is. Als iedereen op een andere manier werkt, kom je nooit toe aan verbeteren.

Verbeteren resulteert vaak in een andere manier van werken. En deze nieuwe manier van werken moet in een Standaard Operating Procedure (SOP, ook wel een standaardwerkvel genoemd) nauwkeurig worden uitgedacht, getest op papier gezet en nageleefd. Een SOP maakt het werk overdraagbaar en zorgt voor het reduceren van procesvariatie bij routinematige of complexe processen. Wordt later tóch een fout waargenomen, dan is de eerste vraag binnen ieder projectteam of de standaarden wel zijn gevolgd en of de standaarden wel deugen. Elke afwijking van de standaard kan een oorzaak zijn voor fouten.

De strategie van continu verbeteren is om de heersende standaarden en normen steeds in twijfel te trekken. Ieder standaard kan vervangen worden door een betere. Een SOP moet een levend document zijn. Als iemand een betere manier bedenkt, kan dit de nieuwe standaard worden. Vooral bij het trainen van nieuwe medewerkers dient u alert te zijn. Een nieuwe medewerker is nog niet vergiftigd met veel routine. De eerste vragen die gesteld worden en de eerste fouten die gemaakt worden na het uitleggen van de SOP geven waardevolle informatie om de SOP verder te verbeteren.

Naleving SOP

Doorslaggevend is de naleving van de nieuwe SOP, want anders is over enkele maanden alles weer bij het oude. Verval treedt heel snel op. Het management en de groepsleiders dienen de normen bindend te verklaren en de discipline op te brengen om de standaarden te handhaven. Dit betekent dat er zowel schouderklopjes worden uitgedeeld maar ook dat er direct corrigerend wordt opgetreden bij een eventuele verslapping.

(...)

Een goede SOP bevat:

• de cyclustijd / takt tijd
• activiteiten in de meest efficiënte werkvolgorde
• hoe de flow te bevorderen, kanban, hoeveelheid onderhanden werk
• bepaling of iedere handeling een waardetoevoeging of verspilling is
• benodigde gereedschappen, materialen en machines
• de interne leverancier en klant binnen de proces flow
• naast tekst veel plaatjes (maak het visueel)

Voordelen van de SOP:

• ideale combinatie van mensen, machines en materiaal
• het werk wordt foutvrij uitgevoerd
• procesvariatie is geminimaliseerd
• kost het minste tijd
• kost het minste energie
• geeft de minste verspillingen
• checklist voor auditors
• het werk is overdraagbaar
• on the job trainingsdoeleinden
• drastische verkorting van de inwerkperiode
• documentatie van kennis en ervaring op wereldklasse niveau (dus nóóit aan de concurrent geven)
• analyse bij geconstateerde fouten / ongevallen / incidenten
• documenteren van de 'best practice'
• zekerstellen van veiligheid, gezonderheid en milieu-aspecten

Bron: Lean Six-Sigma Orange Belt, Sturen naar World Class Performance - Paul Willockx