Jan Heunk beschrijft in het boek Lean IT de Lean-piramide van Steven C. Bell & Michael A. Orzen

In [Bell & Orzen's] boek Lean IT: Enabling and Sustaining Your Lean Transformation worden de negen bedrijfsbrede principes voor een succesvolle ondersteuning bij Lean IT-transformaties beschreven en weergegeven in de vorm van een vijflaagse Lean bedrijfsbrede principepiramide. Deze piramide wordt als de beginselenpiramide voor Lean IT beschouwd.

Hier worden de negen principes per laag toegelicht.

I. (Solide) basis

Allereerst gaat het bij Lean IT om het leggen van een solide basis voor een sterke sociale structuur. Bij veel (business)verbeterprojecten ontbreekt het aan een solide basis om überhaupt te kunnen verbeteren. De ervaring leert dat er drie elementen zijn die de basis vormen van een sterke sociale structuur voor een Lean-initiatief en voor een succesvolle Lean IT-transformatie in het bijzonder.

Principe-1 - De standvastigheid van het doel: de leiding stuurt de verandering in overeenstemming met de doelstellingen voor de lange termijn. Leiderschap geeft de richting en de duidelijkheid waarop gefocust dient te worden en benoemt de dingen die er het meest toe doen. Deming noemt dit 'constancy of purpose', het onderhouden van duidelijkheid over de belangrijke langetermijndoelstellingen.

Principe-2 - Respect voor de mensen: elk individu staat voor een unieke set van ervaringen. Verbeterideëen komen van iedereen. Bij een Lean IT-transformatie is het noodzakelijk dat er bij alle medewerkers respect is voor andere mensen. Dit vanuit het besef dat iedereen beschikt over een unieke collectie van ervaring en inzicht, en daarmee een onderscheidende bijdrage kan leveren wanneer wordt deelgenomen aan verbeteringen. Het oplossen van problemen tussen en over de verschillende functies heen kan alleen plaatsvinden wanneer het respect voor mensen op alle niveaus van de organisatie consequent wordt toegepast.

Principe-3 - Streven naar perfectie: continu verbeteren naar perfectie. Mensen zien het verschil niet meer tussen het uitvoeren van het werk dat wordt gedaan, het verbeteren van het werk dat wordt gedaan en het verbeteren van zichzelf. In een Lean IT-cultuur dienen medewerkers zich continu proactief op te stellen en verandering te omarmen als onontkoobaar (en zelfs wenselijk). Ieder individ dient zijn of haar werk te zien als twee onafscheidelijke componenten: het dagelijkse werk en de dagelijkse verbetering.

II. Houding, als een manier van doen

Binnen Lean IT is een belangrijke rol weggelegd voor gedrag en attitude van de medewerkers in een organisatie en de organisatie in zijn geheel. Door inspiratie en discipline af te wisselen worden gedrag en attitude continu geprikkeld.

Principe-4 - Proactief gedrag: elke dag op zoek naar verbetermogelijkheden. Proactief gedrag houdt in: het nemen van initiatief, uitgaande van persoonlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het werk en de werkomgeving. Proactief zijn betekent elke dag de kans grijpen om het verschil te maken.

III. Perspectieven van bewustwording

Principe-5 - De stem van de klant: beginnen met het einde in gedachten. Wat betekent waarde voor de klant, wat wil de klant en wat heeft de klant nodig? Dat is alleen bekend als wordt begrepen hoe klanten en gebruikers van informatiesystemen waarde definiëren en aangeven wat voor hen belangrijk is. Vaak wordt aangenomen dat het bekend is wat de klant wil, met als gevolg dat er een IT-service geleverd wordt die niet aan de reële behoeften van de klant voldoet. Om de 'stem van de klant' goed te begrijpen is het nodig om de klant volledig te betrekken, wie de klant ook is: intern of extern.

Principe-6 - Kwaliteit bij de bron: first time right! Hierdoor is er meer tijd beschikbaar om het werk te doen waar klanten voor betalen, en dat leidt op zijn beurt tot verbetering van de productiviteit, de kwaliteit en het moreel, alsmede een betere kostenverdeling. Kwaliteit bij de bron betekent dat het direct de eerste keer goed wordt gedaan, iedere keer weer. Onvolmaakt en incompleet werk wordt niet doorgestuurd voor een volgende handeling of naar de klant.

Principe-7 - Systeemdenken: het begrijpen van de volledige waardestroom maakt het mogelijk om het totaal te (over)zien en het creëert een soepele procesdoorstroming. Systeemdenken biedt de mogelijkheid om de onderling verbonden processen, die deel uit maken van de volledige waardestroom, te beschouwen. Systeemdenken maakt ons ook bewust van de oorzaak-en-gevolgrelaties die er tussen processen bestaan en die ofwel een toegevoegde waarde leveren dan wel een verspilling creëren. Een waardestroom beschrijft alle processen, taken en activiteiten die worden uitgevoerd om een IT-service te ontwikkelen, van ontwerp tot levering aan de klant, en bevat alle informatie-, werk- en materiaalstromen.

IV. De ononderbroken voortgang

Principe-8 - Doorstroming, vraagsturing en precies op tijd: vraagsturing (pull) houdt in dat al het werk precies op tijd (Just-In-Time; JIT) uitgevoerd wordt en wordt getriggerd door een visueel vraagsignaal van de klant ('Kanban'). Dit verbetert de doorstroming (flow) en verkleint voorraden.

V. Gedeelde overtuigingen en waarden

Principe-9 - Cultuur: een resultaat van gedragsverandering, gedeelde overtuigingen en waarden van een organisatie, dat zich manifesteert in gedrag en attitude. Cultuur wordt als de bovenste beschermende (dek)steen beschouwd en is het resultaat van een gedragsverandering; de bekroning.

Bron: Lean IT – Theorie en praktijk van Lean in een IT-omgeving, Jan Heunks