Tips voor het verbeteren van de doorstroom

Geblokkeerde taken

Soms kunnen taken vastlopen, meestal door externe afhankelijkheden. Blokkades zorgen ervoor dat taken geen vooruitgang boeken. Bijvoorbeeld: je hebt iemand nodig van een ander team of een andere afdeling en die persoon is nog niet beschikbaar of je zit te wachten op aanvullende informatie van een klant voordat je verder kunt.

Omdat Kanban erop gericht is om dingen zo snel mogelijk gedaan te krijgen, moet je die blokkades oplossen. Sommige teams komen in de verleiding om gewoon een wachtkolom toe te voegen en items daar te parkeren tot de externe persoon of klant over de brug komt. Echter, meestal betekent dit slechts dat het team in staat is om meer werk aan te nemen, zonder dat er iets af komt. Als je het item namelijk uit de kolom haalt en verplaatst naar een andere kolom of plek op het bord, telt het item niet meer mee voor de WIP-limiet en is het team in staat aan nieuwe items te beginnen zonder dat de vertraging wordt opgelost.

(...)

Ons advies is om het item gewoon in de huidige kolom te laten, maar aan te geven dat de taak geblokkeerd is (zodat het blijft meetellen voor de WIP-limiet en het team er dus belang bij heeft die blokkade op te lossen). Je kunt het taakkaartje bijvoorbeeld op z'n kop hangen, zodat iedereen meteen kan zien dat de taak is geblokkeerd, of er een post-it op plakken met informatie over de blokkade. Nu zijn de blokkades voor iedereen zichtbaar en zal het team niet geneigd zijn meer werk aan te nemen, maar actief op zoek gaan naar manieren om de blokkades op te heffen.

(...)

Indien mogelijk is het altijd verstandig het aantal externe afhankelijkheden in een Kanban-workflow zoveel mogelijk te beperken. Probeer te voorkomen dat afhankelijkheden knelpunten worden vóórdat je aan het werk begint of stel die stap uit tot later, zodat het team hun werk al heeft gedaan en niet meer hoeft te wachten op anderen. Als het team zelf de controle heeft over de hele workflow, moet het mogelijk zijn de cyclusduur kort te houden. Wachttijd is vaak de belangrijkste reden voor vertraging en te late levering.

Bron: Kanban in de praktijk, Sam Laing & Karen Greaves