Het belang van werkinstructies

Het gelaagde documentatiesysteem waarbij kwaliteitshandboek, procedures en werkinstructies met elkaar zijn verbonden is in de literatuur uitgebreid beschreven. De accenten liggen daarbij veelal op het kwaliteitssysteem en op de procedures en procesbeschrijvingen. De gedetailleerde uitvoering en controle van een activiteit kan worden beschreven in een werkinstructie.

Werkinstructies zijn de voorschriften die het dichtst bij de uitvoering van een activiteit staan en kunnen derhalve van grote invloed zijn op de kwaliteit van de uitvoering. In het kader van een kwaliteitssysteem vormen werkinstructies de derde laag. Centraal staat het kwaliteitshandboek, vervolgens zijn hieraan verbonden procedures en procesbeschrijvingen en in de derde plaats komen de werkinstructies die bestemd zijn voor het werk van een enkel persoon, of voor meer personen die hetzelfde werk doen. Een praktische definitie kan ook zijn: een werkinstructie is een instructie voor aan een werkstation verbonden activiteiten.

De functie van werkinstructies is meervoudig.

• basale vastlegging van de wijze waarop een activiteit wordt uitgevoerd. Het is daarmee ook het uitgangspunt voor het verbeteren van de bestaande situatie.
• referentiepunt bij het handhaven en borgen van werkmethoden.
• referentiepunt bij het inwerken en trainen van medewerkers. Dit wordt extra belangrijk in situaties waar er veel verloop is in het personeelsbestand of wanneer er gewerkt wordt met een min of meer vast contingent van tijdelijke arbeidskrachten.
• hulpmiddel om aan te tonen dat een proces wordt beheerst. Dit kan vooral een rol spelen als aan branche- of systeemgerichte normen moet worden voldaan waarbij expliciet beschrijvingen van activiteiten zijn vereist. (ISO-9000, haccp, etc.)
• in gevallen waarin processen of werkmethoden gevalideerd dienen te worden is de gedocumenteerde werkinstructie nodig om problemen tijdens het validatie proces te analyseren en om in de toekomst hervalidaties te kunnen uitvoeren.

Instructies worden belangrijker naarmate de consequenties van onjuiste taakuitvoering groter worden. In situaties met hoge afbreukrisico’s zijn instructies verbonden aan checklists of zelfs aan protocollen die bij iedere keer dat men de handeling uitvoert worden nagelopen en vaak ook moeten worden afgetekend. Een bekend voorbeeld is de checklist die in de luchtvaart wordt gehanteerd waarbij de piloten systematisch lijsten aflopen alvorens op te stijgen.

Bron: Werkinstructies, V.D. Wiggers (mei 1999)