In het boek Wat is Lean Six Sigma? beschrijven Mike George, Dave Rowlands en Bill Kastle de DMAIC-methode:

DMAIC heeft bewezen een van de meest effectieve probleemoplossingmethoden te zijn. Teams worden namelijk gedwongen om met data te werken. Data zijn belangrijk om de volgende doelen te bereiken:

• De aard en de omvang van het probleem wordt zo vastgelegd.
• De ware oorzaak van het probleem wordt blootgelegd.
• Er kunnen oplossingen geformuleerd worden waarvan van tevoren duidelijk is dat ze een link hebben met de achterliggende oorzaken.
• Procedures kunnen worden vastgesteld om de bereikte vooruitgang ook na afloop van het project te kunnen handhaven.

(...)

Wat zijn de eerste stappen als eenmaal besloten is dat een bedrijf met Lean Six Sigma gaat werken? Het managementteam onderzoekt welke projecten gelanceerd zullen worden. De Champion, de hooggeplaatste manager die de leiding heeft over het Lean Six Sigma traject, helpt de leidinggevenden met het opstellen van een project charter waarin vastgesteld wordt wat het team moet bereiken. Een charter is meestal een kort document, hooguit één à twee pagina's.

(...)

In eerste instantie, dus bij aanvang van het project, is de tekst van de project charter een schets. Van uw team wordt verwacht dat u de project charter verder uitwerkt naarmate u meer inzicht krijgt in de ard van het probleem. ... Tijdens de uitvoering van het project moeten teams de project charter gebruiken om te kijken of ze nog steeds op de goede weg zitten. Ook wordt de charter gebruikt om actuele ontwikkelingen toe te voegen. Naarmate het project vordert zult u namelijk meer informatie over het probleem en over de oplossingen te weten komen.

Het DMAIC-proces in het kort

Het proces Definiëren-Meten-Analyseren-Verbeteren-Controleren is een gestructureerd proces. Het is gebaseerd op data en ontwikkeld om problemen op te lossen. Dit betekent:

1. U onderneemt specifieke activiteiten in een specifieke volgorde. Dit is wat bedoeld wordt met 'gestructureerd' en met 'proces'.

2. U verzamelt data in iedere fase van het proces. Deze data helpen u om beslissingen te nemen. Dit is het 'op gegevens gebaseerde' deel.

3. U bent er zeker van dat de oplossingen waar uw team voor kiest ook daadwerkelijk de oorzaak van het probleem aanpakken en de wortel van het probleem elimineren. Dit is het 'probleemoplossende' gedeelte.

[D] Define

Het doel van de eerste stap in het DMAIC-proces is dat alle leden van het team en de sponsoren het onderling eens zijn over wat het project inhoudt. Wat zijn de taken die u onderneemt:

• Uw gehele team praat mee over de project charter.
• U gaat op zoek naar data over klanten.
• U controleert de reeds bestaande gegevens over het proces en/of het probleem.
• U brengt het te verbeteren proces in kaart op hoofdlijnen. Dit soort procesoverzichten zijn een veelgebruikt verbeteringsinstrument in DMAIC. in de 'Define-fase' van het DMAIC-traject worden ze gebruikt om de grenzen van het project aan te geven.
• U stelt een plan op en schrijft richtlijnen voor uw team.

Bovenstaande actiepunten helpen u een eind op weg:

• Er onstaan geen misverstanden over het hoe en waarom van het project.
• Kom tot overeenstemming met het management over een realistische omvang van het project.
• Maak duidelijke afspraken over de maatstaven voor het meten van succes.
• Het team wordt in het leven geroepen om succes te behalen.

Define-tools

• Het SIPOC-diagram: procesbeschrijving op hoofdlijnen
• Value Stream Map (VSM): gedetaileerd processchema om proces te begrijpen, gebaseerd op data die aanwijzingen kunnen geven voor specifieke problemen in het proces

(...)

[M] Measure

Meten is essentieel in Lean Six Sigma. Juist omdat u moet meten, werkt Lean Six Sigma. ... De combinatie data, kennis en ervaring is wat zorgt voor echte verbetering in een proces. Meten houdt het volgende in:

• U evalueert het bestaande meetsysteem en brengt verbeteringen aan waar nodig. Als u nog geen meetsysteem hebt, dan ontwikkelt u er een.
• U observeert het proces.
• U verzamelt gegevens.
• U brengt het proces met meer diepgang in kaart

Measure-tools

• Observeer het proces: "Je kunt veel observeren door eenvoudigweg te kijken." - Yogi Berra
• Time Value Map: schema dat bestaat uit een tijdlijn met balken waarin is aangegeven welk werk waarde toevoegt vanuit het perspectief van de klant.
• Pareto-schema: instrument om inspanningen te bundelen
• Tijdreeksgrafiek: grafiek waarin data langs een tijdlijn zijn gezet.

(...)

[A] Analyse

In deze fase gaat u alle informatie en alle data die u verzameld hebt in de vorige fase, meten, analyseren en interpreteren. Deze informatie hebt u nodig om de oorzaak van de vertragingen, van de verspilling en van slechte kwaliteit te kunnen achterhalen. Om tot goede conclusies te komen is een grote uitdaging hierbij dat uw team vasthoudt aan deze gegevens, en niet teruggrijpt op kennis en ervaring. Op basis van gegevens kunt u concluderen wat de echte oorzaak van de problemen is.

Wat onderneemt u?

• U zoekt naar specifieke patronen in de gegevens.
• U wijst de plekken aan waar veel tijd verspild wordt.

Wat levert u dit op?

• U vindt aanwijzigingen over de echte oorzaak.
• U vindt manieren om het proces te versnellen, zonder dat u hoeft in te leveren op kwaliteit.
• U identificeert de meest essentiële factoren in het proces die onder controle moeten zijn.

Analyse-tools

• Oorzaak-en-gevolg-diagram: instrument dat team helpt bij het organiseren van de ideëen over potentiële oorzaken van een probleem.
• Spreidingsdiagram: instrument voor het bepalen van een relatie tussen twee grootheden

(...)

[I] Improve

In de fase improve brengt u slechts veranderingen aan in het proces opdat de eerder geconstateerde gebreken, de verspilling en de extra kosten - die gerelateerd zijn aan de behoeften van de klant en zoals geïdentificeerd in de Define-fase - geëlimineerd worden. Deze link met de behoeften van de klant is essentieel. U gaat namelijk alleen aan de slag met die oorzaken die raken aan het probleem of aan de behoefte; de oorzaken die u in de Analyse-fase hebt bevestigd.

Wat onderneemt u?

• U gebruikt oefeningen in creatief denken om oplossingen te formuleren. U gaat niet meer alleen af op alles dat in het verleden al eens geprobeerd is.
• U bestudeert 'best practices' uit het verleden. Dit zijn gedocumenteerde oplossingen waarvan bekend is dat ze goede resultaten opgeleverd hebben. Zo komt u erachter of er een oplossing op uw situatie kan worden toegepast.
• U ontwikkelt criteria waarmee u oplossingen kunt selecteren.
• U plant de volledige implementatie ervan.

Wat levert u dit op?

• U raakt niet verstrikt in oplossingen die toch niet werken.
• U ontwikkelt nieuwe oplossingen waarvan u weet dat ze verbonden zijn met de echte oorzaken.
• U kunt onderbouwen en uitleggen waarom de ene oplossing verkozen is boven de andere.
• U leert in de praktijk wat wel en niet werkt.

Improve-tool

• PICK-schema: instrument voor het vergelijken van oplossingen (door het tegen elkaar afzetten van resultaat (groot/klein) en of het eenvoudig dan wel moeilijk is de oplossing te implementeren; P = Possible, I = Implement (doen), C = Challenge (uitdaging), K = Kill (dodelijk).

(...)

[C] Control

Controleren (beheersen) is essentieel. U wilt er zeker van zijn dat de geboekte vooruitgang blijvend is. Uw medewerkers hebben procedures en hulpmiddelen nodig ter ondersteuning van de veranderingen in de manier waarop ze hun werk uitvoeren. Het team moet hetgeen het geleerd heeft doorgeven aan de proceseigenaar en ze moeten er zeker van zijn dat alle betrokkenn bij het proces op de juiste manier getraind zijn om met de nieuwe procedures om te gaan.

Wat onderneemt u?

• U zet de nieuwe verbeterde procedures op papier.
• U zorgt ervoor dat iedereen training krijgt.
• U zet procedures op om belangrijke signalen te kunnen waarnemen.
• U delegeert de dagelijkse managementtaken aan de proceseigenaar.
• U rondt de documentatie van het project af.

Wat levert u dit op?

• U voorkomt terugval
• U kunt snel reageren op toekomstige problemen
• U deelt de lessen met anderen in uw organisatie

Control-tool

• Control charts: een tijdreeksgrafiek waarin data chronologisch zijn geordend met extra lijnen (control limits of regelgrenzen) waarmee je patronen in data kunt interpreteren.

Bron: Wat is Lean Six Sigma?, Mike George, Dave Rowlands & Bill Kastle