(2) WIP en Pull

Het beperken van onderhanden werk

In Kanban is het streven om items zo snel mogelijk af te ronden. ... Kanban heeft een term voor onderhanden werk: Work in Progress of kortweg WIP. Het beperken van de WIP helpt om als team meer gedaan te krijgen. Dat lijkt misschien tegenstrijdig, maar in de praktijk blijkt dat mensen minder druk zijn en dingen sneller af krijgen als er een limiet wordt gesteld aan de hoeveelheid onderhanden werk of WIP.

... In Kanban beperken we de hoeveelheid onderhanden werk door voor elke kolom een WIP-limiet af te spreken. De WIP-limiet wordt boven de kolom op het bord geschreven. Het is niet toegestaan om meer items dan de afgesproken limiet in de kolom te plaatsen. Is de WIP-limiet voor een kolom bijvoorbeeld drie, dan mag die kolom maximaal drie items bevatten. Als iemand een nieuw item in die kolom wil plaatsen, dan moet hij of zij eerst een ander item afmaken of meehelpen ervoor te zorgen dat een van de items doorschuift naar de volgende stap voordat een nieuwe taak kan worden toegevoegd.

De focus komt hierdoor te liggen op het afronden van taken en niet op het beginnen van taken. Mensen die veel multitasken of regelmatig taken afwisselen kunnen zich waarschijnlijk wel voorstellen dat ze veel effectiever kunnen zijn als ze de WIP beperken.

Er is geen regel die bepaalt hoe hoog de WIP-limiet moet zijn. Begin gewoon met een relatief klein getal en kijk wat er gebeurt. Hoe lager de WIP-limiet, hoe sneller het zal opvallen dat de werkzaamheden ergens vastlopen of een knellende situatie ontstaat. En hoe lager de WIP-limiet, hoe sneller een taak door de workflow stroomt.

Hoge WIP-limieten zorgen ervoor dat een knelpunt pas laat aan het licht komt. Een goede vuistregel is te bepalen hoeveel mensen de werkzaamheden in een kolom kunnen uitvoeren en de WIP-limiet in te stellen op 1 item per persoon. Op die manier moet iedere persoon eerst afmaken waaraan hij of zij is begonnen voordat ze aan een nieuw item kunnen beginnen. Als dat niet werkbaar lijkt, kun je de WIP-limiet in het begin oprekken tot 1,5 item per persoon.

Pull mogelijk maken

... Iemand kan werk uit een kolom naar een andere kolom 'trekken' als hij of zij daaraan toe is. Voor de meeste mensen die nog nooit eerder met Kanban hebben gewerkt, is het concept van zelf 'werk naar je toe trekken' waarschijnlijk nieuw. We zijn zo gewend dat werk door anderen naar ons toe wordt geschoven - die dan ook nog eens verwachten dat we er meteen aan beginnen.

De kracht van pull is dat je zelf besluit wanneer je tijd hebt om meer werk op je te nemen. Doorgaans is dat het geval als een vorige taak is afgerond. Deze manier van werken draagt in belangrijke mate bij aan het gevoel dat je controle hebt over je eigen werkzaamheden.

Bron: Kanban in de praktijk, Sam Laing & Karen Greaves