Werkinstructie
Definitie
...
Alias: Standard Operating Procedure (SOP)
Zie ook:
Work Instruction : the “how” of a procedure
The work instructions answers to the question “how?” in the procedure, which will be discussed later in this article. Actually, the work instructions specify the actions to be taken in order to perform a given task at a given position. And, the description of these actions, which must be done in great detail, may also relate to the operations sequences from one post to another. When it comes to the industrial documentation, the work instruction is described through text content, but nothing prevents you to enrich the latter by visual formats (pictures, videos..). Nowadays, thanks to digital media, the visual elements are not only more easily integrated, but they are also recommended because they make the understanding of instructions easier for the operators who will execute them.
The process, or sequence of activities that make up the value chain
To use the definition of the European Foundation for Quality Management (EFMQ), the process is “the means by which the organization implements and deploys the skills of its staff to produce results”. But more generally, the process refers to both the sequence of activities in the company’s value chain and the resources deployed to achieve them. Of courses, by resources, we mean the human and material means. In a nutshell, it covers all the stages of transformation of input data (raw materials) into output data (finished products). The culmination of a process can be either the delivery to the customer or its consumption, internally, by another process. The evaluation of its performance will be based on its ability to provide customer satisfaction or the quality of the result before moving to the next process. As a result, the improvement, through a process approach, of the flows that make it up is a capital issue.
The procedure: who does what?
For its part, the procedure describes the organization. To be more specific, it is the set of rules for an activity. It describes the working method, as well as the different actors (operators and services) that will carry out the tasks.
To push a little bit further, a procedure is made to answer the question “who does what? Without going into so much detail as the “how?” question. It also mentions the tools used to apply the method of work. Here, we speak of “treatments” to designate them. These procedures have to be specified in writing and must be included in the company industrial documentation.
Een standaard bedieningsprocedure (SOP)
Schriftelijk document dat uitlegt hoe mensen die bij uw bedrijf werken een specifieke taak moeten voltooien en waarom ze deze moeten voltooien op de manier die u opgeeft.
SOP's zorgen ervoor dat specifieke taken op een consistente manier worden uitgevoerd en helpen ervoor te zorgen dat uw medewerkers taken uitvoeren zoals u dat zou willen. Uw SOP's zullen ook uitleggen waarom u dingen op een bepaalde manier doet, waardoor uw werknemers beter kunnen begrijpen hoe u denkt en u wilt dat uw bedrijf wordt geleid.
Met SOP's kunt u zichzelf effectief schalen, omdat u ervoor kunt zorgen dat beslissingen worden genomen op basis van de criteria die u wenst en dat het werk wordt voltooid op een manier die vergelijkbaar is met wanneer u het zelf zou doen. Als uw bedrijf SOP's gebruikt en u heeft een personeelsverloop, kunt u uw SOP-documenten gebruiken als trainingsmateriaal om uw nieuwe werknemer sneller op weg te helpen.
SOP-documenten hoeven niet ingewikkeld te zijn. De meeste van onze SOP's zijn eenvoudige tekstdocumenten met een lengte van minder dan vijfhonderd woorden die zijn georganiseerd in een gedeelde map in Dropbox. Elke SOP die ons bedrijf maakt, bevat achtergrondinformatie over waarom de taak belangrijk is voor het bedrijf en waarom we die taak voltooien op de manier die we doen. Onze SOP's bevatten ook een reeks stappen die moeten worden gevolgd bij het voltooien van die taak, zodat onze teamleden de taak kunnen voltooien op een manier die consistent is met hoe we het doen. We proberen SOP's te maken voor taken die minstens één keer per twee maanden worden herhaald, zodat we taken consistent en correct uitvoeren.
Bron: https://presmarymethuen.org/nl/dictionary/difference-between-sop-and-work-instruction/
Wat is het verschil tussen werkinstructies, SOP’s of taakinstructies?
Werkinstructies worden ook wel werkhandleidingen, standaard operationele procedures (SOP’s), werkhulpmiddelen of gebruikershandleidingen genoemd, afhankelijk van de situatie en terminologie die binnen een organisatie gehanteerd wordt. Het gaat ook niet om het woord wat je er aanhangt maar het doel, namelijk “uitleggen hoe een bepaalde werktaak uitgevoerd dient de worden”. Een goed voorbeeld is het starten van een auto: Controleer of de versnellingspook in neutraal staat, druk de koppeling in, draai de sleutel om in het contact, enzovoort.
Waarom zijn werkinstructies belangrijk?
Werkinstructies bouwen en borgen de kennis binnen een organisatie. Het is het vastleggen van manieren waarop dingen worden gedaan en of uitgevoerd dienen de te worden. Zou je dit mondeling doorgegeven aan je medewerkers dan is de kans groot dat er verkeerde interpretaties ontstaat en dus ook fouten! Zeker wanneer het om grote groepen mensen gaat. Daarnaast borg je de kennis door het vast te leggen en voorkom je zo dat wanneer een medewerker de organisatie verlaat alle kennis met zich meeneemt.
- Werkinstructies verminderen risico’s op menselijke fouten
- Werkinstructies borgen de kennis van een organisatie
- Besparen tijd bij het inwerken van nieuwe medewerkers
- Werkinstructies zorgen voor duidelijkheid en structuur
Bron: https://askme.noordhoff.nl/nieuws/hoe-werkinstructies-te-schrijven/
Een werkinstructie beschrijft de manier waarop je een taak moet uitvoeren en gebruik je voor één stap in een procedure. De werkinstructie wordt alleen gebruikt door de medewerker die de stap uitvoert. Vaak worden werkinstructies gebruikt om ervoor te zorgen dat specifieke kennis over een taak niet verloren gaat. Zo is werk gemakkelijk over te dragen aan een nieuwe collega of tijdelijke vervanging.
Bron: Het procesmanagement kookboek, Marion van Wezel
