Schouten, Baak en Kamminga geven in het boek Verbeteren van teams een beschrijving van de werkwijze voor het toepassen van een oorzaak-en-gevolgdiagram:

Een oorzaak-en-gevolgdiagram, ofwel visgraatdiagram, is een methode om op een geordende visuele wijze een zo groot mogelijk aantal oorzaken van een probleem te zoeken en te inventariseren.

Ga als volgt te werk:

1. Stel eerst vast wat het probleem is. Begin het diagram door dit in het rechtervak, de vissenkop, te zetten.

2. Verzamel vervolgens in een brainstorming een zo groot mogelijk aantal ideeën over mogelijk oorzaken van het probleem.

3. Inventariseer alle ideeën en voeg gelijksoortige ideeën samen.

4. Breng alle aangedragen oorzaken onder in hoofdgroepen oorzaken. Een veel gebruikte indeling voor productieprocessen is: materiaal, methode, mens, machine. Een ander voorbeeld voor problemen in organisaties is: leiderschap, strategie & beleid, medewerkers, middelen en processen. Kies een indeling die bij het probleem past.

5. Gebruik voor iedere hoofdgroep een visgraat. Zet de namen van de hoofdgroepen in de vakjes en vul de oorzaken in. Let goed op de hiërarchie van de oorzaken (b veroorzaakt c, a veroorzaakt b). Met andere woorden: het verband van oorzaak en gevolg moet altijd duidelijk zijn bij iedere pijl.

6. Als een aanvankelijke secundaire oorzaak belangrijk blijkt te zijn, pas dan het   diagram aan. Als een specifieke oorzaak een groot aantal nevenoorzaken heeft, is het nuttig dit in een apart diagram weer te geven.

7. Laat de groep discussiëren over wat nu de echte oorzaak zou kunnen zijn. Om de discussie te richten, moet u de meest waarschijnlijke oorzaken omcirkelen en verbindingslijnen zetten. Zo kunnen belangrijke verbanden aan het licht komen.

Basisregels

Volg onderstaande basisregels, zodat de techniek effectief is:

1. Gebruik grote diagrammen. [Je] kunt niet verwachten dat mensen meewerken als ze niets kunnen zien.

2. Als [je] overstroomd wordt met oorzaken, [heb je] het probleem niet precies genoeg omschreven. [Je] moet dan terug naar stap één.

3. Het doel is niet om een schuldige te vinden. Het gaat om het begrijpen van het probleem, zodat effectieve oplossingen kunnen worden voorgesteld.

4. Volg de gewone brainstormingsregels.

Checklist.

1. Stel het probleem en de gevolgen vast.

2. Identificeer de hoofdoorzaken. Plaats deze in de vakjes van de vertakkingen.

3. Brainstorm over de onderverdeling van de hoofdoorzaken.

4. Maak het diagram opnieuw als een kleine oorzaak toch een hoofdoorzaak blijkt te zijn.

5. Maak een apart diagram als een bepaalde oorzaak in vele kleintjes kan worden onderverdeeld.

6. Het doel is niet om een schuldige te vinden. Het gaat om h

Tips

1. Maak grote diagrammen.

2. Kijk naar de relaties tussen de oorzaken onderling.

3. Definieer het probleem duidelijker als er te veel oorzaken zijn.

Bron: Verbeteren van teams, Jan Schouten, Anke Baak en Wiebe Kamminga