(4) Expliciete afspraken

Een van de principes van Kanban is om afspraken die je onderling maakt expliciet te maken. Zo'n afspraak heet in Kanban een policy. Expliciet maken betekent doorgaans dat je ze opschrijft en zichtbaar maakt op het bord. Een WIP-limiet is een goed voorbeeld van zo'n afspraak. Het is een simpele regel waaraan het team zich moet houden om ervoor te zorgen dat het werk zo snel mogelijk blijft doorlopen.

Het mooie van expliciete afspraken is dat mensen niet langer met emotie over het werk hoeven te discussiëren. In plaats daarvan begrijpen mensen dat ze zich aan de afspraken moeten houden en ze begrijpen dat die afspraken zijn gemaakt om het werk in beweging te houden. Als een kolom zijn WIP-limiet heeft bereikt, dan weet iedereen dat ze moeten bijspringen om eerst iets anders af te krijgen, anders kan er geen nieuw werk aan de workflow toegevoegd worden. Dergelijke afspraken zijn meestal een verademing voor teams die vaak onder druk moeten werken. Maar het betekent wel dat iedereen zich aan de gemaakt afspraken moet houden.

(...)

Omgaan met je andere werk

[V]aak zorgen ... andere werkzaamheden er juist voor dat [een team] weinig progressie boekt met hun taken op het Kanban-bord. Daarom raden wij je aan AL het werk zichtbaar te maken op het bord. Maak hiervoor een extra rij op het bord. We noemen dat in Kanban een zwembaar (swimlane). Je kunt zo'n zwembaar iedere willekeurige naam geven - iets dat logisch klinkt gezien de context, bijvoorbeeld ongepland werk, onderbrekingen, ondersteuning, terugkerend werk, dagelijks werk, enzovoort.

Elke keer dat je merkt dat je aan iets werkt dat niets te maken heeft met de taken op het bord, plaats die taak dan in de zwembaan. Als je de taak hebt voltooid, noteer dan op het taakkaartje hoeveel uur je aan die taak hebt gewerkt. Bij de volgende evaluatiemeeting (een retrospective genoemd), kijk dan eens hoeveel werk er in de zwembaan staat en hoeveel tijd het team daaraan heeft besteed. Vaak zijn mensen verbaas als ze zien hoeveel ander werk ze doen (of hoeveel werk anderen doen). Op deze manier is het team zich beter bewust van alle andere werkzaamheden die tijd vragen.

(...)

Wanneer is iets klaar?

Hoe vaak komt het niet voor dat jij jouw werk hebt gedaan, het werk overdraagt aan de volgende persoon in de workflow en je vervolgens te horen krijgt dat hij of zij iets nodig heeft waaraan jij niet hebt gedacht of dat jij niet hebt geleverd? Vaak betekent dat, dat je iets opnieuw moet doen.

Om dergelijke misverstanden te voorkomen maken veel teams daarom een expliciete afspraak over de vraag wat 'klaar' betekent voor iedere kolom. Dit wordt ook wel de definition of done genoemd. Duidelijkheid over wat klaar betekent helpt dubbel werk tussen processtappen te voorkomen. Je kunt de definitie van klaar op het bord visualiseren met een korte lijst van criteria onderaan de kolom Klaar. Zo weten teamleden dat ze een taak pas in hun kolom KLaar kunnen zetten als de taak aan deze criteria voldoet.

(...)

Omgaan met spoedgevallen

Misschien denk je nu 'dat klinkt allemaal mooi, maar wat doe je met spoedgevallen?' ... Geen paniek - Kanban heeft hier een oplossing voor. Dit wordt vaak expedite genoemd, wat letterlijk bespoedigen betekent. Je zoekt dus een manier om zulke items op het bord sneller naar rechts te laten bewegen. Je zult inmiddels begrijpen dat je voor spoedgevallen een expliciete afspraak moet maken.

Er zijn twee manieren om een taak te bespoedigen. Je kunt ten eerste bovenaan het bord een zwembaan toevoegen die is gereserveerd voor spoedgevallen. Net zoiets als de busbaan of spitsstrook op de snelweg dus. Het verkeer op dit baan gaat veel sneller, maar alleen als iedereen zich aan de afspraak houdt. Als je kiest voor deze oplossing, moet je expliciet met elkaar afspreken wat jullie beschouwen als een spoedgeval. Als dat niet duidelijk is, zal iedereen deze baan proberen te gebruiken om zijn of haar werk sneller gedaan te krijgen met als resultaat dat echte spoedgevallen alsnog in het gedrang komen.

Als je niet verwacht dat er vaak sprake zal zijn van een spoedgeval, dan kun je ook gewoon een opvallende kleur gebruiken voor gevallen die spoed vereisen, bijvoorbeeld een rode post-it. Ook in dit geval moet je een expliciete afspraak maken om te voorkomen dat alles tot spoedgeval wordt gebombardeerd.

Bron: Kanban in de praktijk, Sam Laing & Karen Greaves