In het boek Persoonlijk succes schrijven Jeroen Drontmann en Rob Bertels hoe je met behulp van een Ishikawa- of visgraatdiagram als team samen aan de slag kunt gaan met het analyseren van de oorzaken van een probleem:
Analyseren van oorzaken
Ik wil:
Samen met het team mogelijke ooraken van een probleem analyseren. Hierbij ga ik gebruik maken van het Ishikawa- of visgraatdiagram.
Dus ik ga:
- Samen met het team proberen het probleem nauwkeurig definiëren. De formulering moet duidelijk zijn en door iedereen worden aanvaard. De uiteindelijke formulering schrijf ik (in maximaal één zin) op een flip-over-vel en dit hang ik voor iedereen zichtbaar op.
- Alle mogelijke oorzaken analyseren door gezamenlijk te brainstormen.
- Met behulp van inventariserende rondjes alle mogelijke oorzaken op een flip-over zetten. Ook hier is een duidelijke formulering belangrijk om 'krommunicatie' te voorkomen.
- Alle genoemde oorzaken ordenen in het Ishikawa- of visgraatmodel).
De structuur van dit moel dwingt ons door de indeling in vier grondoorzaken van een probleem niet tot overhaaste conclusies te komen. Het stelt dat een probleem meestal wordt veroorzaakt door ieder van de vier M's:
- de Mens (oorzaken bij personeel, gebruikers, mentaliteit/cultuur)
- de Machine (oorzaken bij machines en/of andere hulpmiddelen
- de Methode (oorzaken bij productiemethoden, de wijze van werken)
- het Materiaal (oorzaken bij materialen, de verwerkte grond- en hulpstoffen)
Binnen de rubrieken kan ik onderscheid maken tussen hoofdoorzaken en sub(verwante)-oorzaken.
De vier M's zijn hoofdgroepen en ik kan ze vrij vervangen door in ons organisatiejargon passende termen. Bij beleids-, plannings-, communicatie- en algemene managementproblemen kan ik de vier M's vervangen door een andere hoofdgroepenindeling (de vier O's): (externe) Omgeving, (interne) Opdrachtgevers, Operaties (projecten en methoden) en Ondersteuning (secretariaat, automatisering, enz.).
- Nadat de gebrainstormde oorzaken in één van de vier M's zijn ondergebracht, kijk ik samen met de groep welke M 'leeg' blijft en ga opnieuw brainstormen over oorzaken die we nog voor de 'lege' M kunnen bedenken.
- Het diagram aanvullen en definitief invullen. Tot slot bespreek ik het resultaat gezamenlijk en stel de definitieve analyse vast.
