Een stakeholderanalyse is een hulpmiddel om inzichtelijk te maken welke personen van invloed zijn op een (DMAIC-)project en welke betrokkenheid ze hebben. Het doel ervan is om de stakeholders te identificeren en een actieplan te maken om de stakeholders te managen.

Binnen de context van projectmanagement is een stakeholder een persoon of groep die een positief dan wel negatief belang heeft bij het project, of die het project kan beïnvloeden. Bij een DMAIC-project is het uitvoeren van een stakeholderanalyse een belangrijk onderdeel van de Definitie-fase (Define).

Een stakeholderanalyse moet duidelijk maken wie je stakeholders zijn, en hoe ze tegenover het project staan. De stakeholderanalyse maakt onderdeel uit van stakeholdermanagement. Stakeholdermanagement heeft als doel het verkrijgen van ondersteuning voor de inhoud en activiteiten van het DMAIC-project. Goed stakeholdermanagement helpt de slagingskans van het project te vergroten door de risico's van tegenwerking door partijen in de omgeving zo veel mogelijk te verminderen, of liever nog zo veel mogelijk medewerking te krijgen. Bij stakeholdermanagement gaat het erom de omgeving in kaart te brengen en een benaderingsplan op te stellen voor alle actoren. Tijdens het project is het zaak om de actoren blijven(d) te betrekken bij het project.

Het uitvoeren van een stakeholderanalyse komt in essentie neer op in kaart brengen van de stakeholders van het project en het vervolgens vaststellen van een strategie voor de wijze waarop je de verschillende stakeholders wilt benaderen. Deze strategie hangt niet alleen af van welke positie specifieke stakeholders nu ten opzichte van het project hebben, maar ook welk positie je zou willen dat zij innemen. Voor sommige stakeholders is de huidige positie prima, maar in andere gevallen is een actieplan nodig om het gat tussen de huidige en de gewenste positie te verkleinen.

Concreter geformuleerd bestaat een stakeholderanalyse uit vier stappen:

(1) Identificeren stakeholders
(2) Inschatten van de invloed (belang en macht) van de stakeholders
(3) Inschatten van de relatie van de stakeholder ten opzichte van het project
(4) Benaderingsplan maken: bepalen welke actor op welke manier betrokken moet worden.

Ad (1) Inschatten van de invloed (belang en macht) van de stakeholders

Er zijn verschillende methodieken om stakeholders in kaart te brengen, maar een veel gebruikte manier om stakeholders te classificeren is met behulp van de macht/interesse-matrix (power/interest-grid) van Mendelow (1991). Binnen deze matrix worden stakeholders ingedeeld op basis van twee variabelen:

1. Macht (Power): machtspositie van de stakeholder ten opzichte van het project, welke invloed heeft de stakeholder op de besluitvorming.

2. Interesse (Interest): niveau van betrokkenheid bij het project, hoeveel belang heeft stakeholder bij de uitkomsten van het project.

Door dit in kaart te brengen kun je gericht bepalen welke communicatie-inspanningen nodig zijn.

Ad (2) Inschatten van de relatie van de stakeholder ten opzichte van het project

Bij het in kaart brengen van stakeholders wordt vaak ook de relatie tussen de stakeholder en het project beoordeeld op twee aspecten:

1. Mate waarin er overeenstemming bestaat over doelen en resultaten van het project: in hoeverre onderschrijft de actor de projectdoelen?

2. Mate van vertrouwen; de mate waarin je kunt rekenen op de stakeholder en de openheid van de onderlinge communicatie: : in hoeverre is er een vertrouwensband tussen actor en opdrachtgever, projectmanager of projectmedewerkers?

Bij de beoordeling van de relatie tussen stakeholder en het project zijn er zes rollen te onderscheiden. Stakeholders met weinig vertrouwen in de relatie kun je labelen als vijanden, opportunisten of coalitiepartners, afhankelijk van de mate van overeenstemming over de inhoud. Op dezelfde manier kun je stakeholders met veel vertrouwen in de relatie typeren als opponenten, twijfelaars of bondgenoten.

Volgens Lia de Zoete vraagt elk van de 'typen' actoren om een verschillende behandeling:

1. Coalitiepartners: staan achter de inhoud, maar hebben nog wat weinig vertrouwen in de relatie. Vergroot het vertrouwen dor concrete afspraken te maken over de samenwerking en steeds duidelijk te communiceren over wederzijdse verwachtingen.

2. Bondgenoten: zitten op dezelfde golflengte. Het is zaak om veel samen te werken en de relatie goed te houden. Soms kunnen bondgenoten behulpzaam zijn bij het benaderen van een vijand of tegenstander.

3. Tegenstanders: hebben een andere kijk op de inhoud van het project en zullen dat onomwonden naar buiten brengen. Je weet waar je aan toe bent en dat geeft duidelijkheid over de haalbaarheid en begrenzing van het project. Met tegenstanders wordt onderhandeld over overlappende of afwijkende belangen.

4. Vijanden: zijn het oneens met de inhoud en daarnaast is er weinig vertrouwen in de relatie. Beperk het contact tot zakelijke discussies over de inhoud en wees daarbij duidelijk over de eigen opvattingen. Besteed er niet teveel energie aan en probeer in geen geval te manipuleren. Soms kan een bondgenoot, met een betere relatie, ingeschakeld worden om hem te benaderen.

5. Opportunisten: willen hun opties zo lang mogelijk openhouden. Het is onduidelijk welk standpunt zij zullen innemen 'als puntje bij paaltje' komt. Zorg ook hier voor een zakelijke benadering, de relatie is immers (nog) niet stevig, en zoek naar gemeenschappelijke belangen.

6. Twijfelaars: zijn vaak nog onvoldoende geïnformeerd. Ze hebben hun standpunt nog niet ingenomen, maar er valt goed met ze te praten. Betrek ze bij het project en geef ze voldoende informatie.

Het is belangrijk te beseffen dat de positionering in de matrix enkel een momentopname is en stakeholders in de tijd kunnen veranderen van positie.

Bron: Projecten op de rails: toolbox voor projectmanagers,  Lia de Zoete