Lean kent een standaard-verbeterproces dat begint met het in kaart brengen van doelstelling(en). In het algemeen komt dat neer op het bepalen wat klanten (van het bedrijfsproces) precies willen, ofwel wat klantwaarde is. Het op het juiste moment precies maken en leveren van de juiste producten en diensten (die klantwaarde opleveren) staat centraal binnen Lean. Het proces dat continu klantwaarde moet opleveren, wordt daarom 'waardestroom' genoemd.
[Binnen het ontwerp- en verbeterproces zijn er] vijf essentiële stappen om een slanke waardestroom met de juiste besturing te krijgen:
(1) Value
1.1 Definieer wat klantwaarde is en daarmee wat de klant als verspilling ziet.
1.2 Bepaal de procesdoelstellingen (KPI-targets)
(2) Valuestream
2.1 Ontwikkel een VSM met de verschillende processtappen en analyseer waar waarde wordt gecreëerd.
(3) Flow
3.1 Bepaal welke activiteiten waarde toevoegen of welke cruciaal zijn voor de bedrijfsfunctie.
3.2 Verwijder alle niet-waardetoevoegende activiteiten die niet van cruciaal belang zijn voor de bedrijfsfunctie.
(4) Pull
4.1 Stroomlijn het primaire proces zodanig dat de vraag gebalanceerd is met de capaciteit
4.2 Zorg dat de lijn stroomt met vaste takttijd
4.3 Bestuur de lijn met pull-besturingssysteem zoals een kanban- of two-binsysteem
(5) Perfection
5.1 Borg de verbeteringen
5.2 Perfectioneer de organisatie middels Kaizen-workshops
5.3 Creëer een cultuur van continu verbeteren
Ad (1) Value (bepaal klantwaarde)
Onderzoek de eisen en wensen van klanten en bepaal wat de klantwaarde precies is. Door nauwkeurig te analyseren wat van waarde is voor de klant, leert de organisatie ook wat de klant als verspilling zal beschouwen. Dit is het uitgangspunt voor het analyseren en optimaliseren van de waardestroom.
Ad (2) Value stream (bepaal de waardestroom)
Waarde wordt aan klanten geleverd via de waardestroom, die in het ideale geval geen enkele niet-waardetoevoegende activiteit bevat. In deze stap wordt per productfamilie een zogenaamde value-stream map ontwikkeld van de huidige situatie. Onderzoek vervolgens welke activiteiten wel/geen waarde toevoegen.
Ad (3) Flow (zorg dat de activiteiten doorstromen)
Zorg voor een lopendebandachtige productie: maak dat goederen en diensten door de processen heen stromen via het elimineren van de niet-waardetoevoegende activiteiten en andere vormen van verspilling. In de Lean-filosofie zijn wachtrijen, batchproductie en transport belangrijke hindernissen bij het bereiken van productieflow, omdat deze buffers de doorlooptijd (vanaf het moment dat de productie aanvangt tot de oplevering ervan) verlengen. In deze stap zorgt men ervoor dat de processen zodanig zijn geoptimaliseerd dat het werk zo mogelijk zonder besturing door het proces heen stroomt. Zorg daarbij voor orde en netheid, bijvoorbeeld door het toepassen van de 5S-methode.
Ad (4) Pull (laat de klant de producten of diensten door het proces trekken)
Synchroniseer de productie met de werkelijke vraag van de klant. Producten en diensten moeten door het proces heen worden getrokken op basis van de werkelijke vraag van de klant. De waardestroom moet reactief worden gemaakt om het product of de dienst alleen te leveren als de klant het nodig heeft, niet eerder of later. De besturing is verder niet groter of complexer dan strikt noodzakelijk. De bekendste pull-besturingsmethoden zijn het two-bin-systeem en het kanbansysteem.
Ad (5) Perfection & prevention (optimaliseer het proces voortdurend)
Streef naar perfectie door processen voortdurend te verbeteren met behulp van Kaizen-events/bursts of Kaizen-blitzes.
