Erik DeMeulemeester en Dominiek Callewier beschrijven in het boek Integrale kwaliteitszorg - concepten, methoden en technieken het Lean-instrument Policy deployment (Hoshin planning):
Policy deployment
Het topmanagement heeft behoefte aan een methode om te zorgen dat hun plannen en strategieën succesvol worden uitgevoerd binnen de organisatie. Policy deployment (hoshin planning) is her een middel toe.
Het is een plannings- en uitvoeringssysteem dat de belangrijkste elementen aanreikt om het bedrijf vooruit te helpen in het streven naar het bereiken van de langetermijndoelstellingen. Vertrekkend vanuit de doelstellingen van de organisatie worden gepaste strategieën en maatregelen geformuleerd, waarna de organisatie zich richt op het bereiken van deze doelstellingen en gestelde prioriteiten. Policy deployment is een hiërarchisch systeem dat vanuit het topmanagement naar beneden toe werkt (top-down.
(...)
Policy deployment en procesmanagement zijn complementaire aanpakken om cruciale processen te identificeren en om het eens te worden over uitdagende doelstellingen om deze processen te verbeteren. Continue verbetering is de systematische inspanning waardoor processen op een hoger niveau van performantie worden gebracht.
(...)
Verbeteringsprocessen moeten worden gepland: stel de doelen vast, ontwerp plannen om deze doelen te bereiken, zorg voor de middelen, ken verantwoordelijkheden toe en volg de vooruitgang.
(...)
De klantenwensen en prioriteiten van het bedrijf moeten worden vertaald in doelen voor teams en individuen. Op elk niveau in de organisatie en bij elke schakel in de keten moeten processen worden geanalyseerd en dient overeenstemming te bestaan over de doelstellingen. De normale organisatiestructuur met barrières tussen niveaus en functies is doorgaans niet toereikend om dit te bereiken. Veel kwaliteitsverbeteringsacties liggen buiten het terrein van de gevestigde werkgroepen. Daarom [is het nodig] een extra netwerk te realiseren om informatie door te geven en overeenstemming te bereiken ten aanzien van prioriteiten over verschillende functies en niveaus heen. Daarom wordt de organisatie versterkt met bruggen:
- bruggen tussen niveaus: policy deployment
- bruggen tussen functies: procesmanagement
Bij policy deployment worden bedrijfsdoelstellingen door de opeenvolgende lagen in de organisatie heen vertaald en gecommuniceerd. Bij procesmanagement worden de wensen van de klanten naar de opeenvolgende schakels in het bedrijfsproces vertaald en gecommuniceerd. De combinatie van beide bruggen creëert duidelijkheid en samenhang die nodig zijn om inspanningen te richten op de bedrijfsprioriteiten en op het vervullen van de klantenwensen. Continue verbetering versnelt de ontwikkeling van de organisatie door continu nieuwe verbeteringsopportuniteiten te zoeken.
Policy deployment
Policy deployment verschaft een structuur voor delegatie en participatie. Het is een neerwaarts én opwaarts proces dat doelstellingen op alle niveaus op één lijn brengt.
In overleg tussen de verschillende niveaus worden de prioriteiten gesteld, wordt de uitvoerbaarheid van plannen getoetst en wordt betrokkenheid van individuen en teams bewerkstelligd. Het proces moet in twee richtingen werken. Het management geeft aan in welke gebieden met prioriteit verbeteringen moeten worden bereikt en zet daarvoor tijd en middelen in. Medewerkers worden aangemoedigd initiatieven te nemen die in overeenstemming zijn met deze prioriteiten. Policy deployment zorgt ervoor dat iedereen in het bedrijf in dezelfde richting werkt, op weg naar duidelijk beschreven en uitgezette doelen.
