Metingen in Kanban

Cyclusduur

In Kanban worden geen voorspellingen gedaan hoe lang een bepaalde taak duurt. In plaats daarvan wordt de cyclusduur of doorlooptijd gemeten: de tijd die verstrijkt tussen het moment dat een taak aan de workflow begint en het moment dat de taak volledig is afgerond.

Hoewel dit bij een online bord automatisch uitgerekend kan worden, is bij een fysiek bord de makkelijkste manier een begindatum op het taakkaartje te schrijven zodra die taak in de kolom Te doen wordt geplaatst. Vervolgens schrijf je ook de datum op het kaartje als die taak de allerlaatste kolom Klaar bereikt. Het verschil tussen de begindatum en einddatum is de cyclusduur of doorlooptijd.

Als taken binnen een dag worden uitgevoerd, kun je ook het tijdstip op het kaartje vermelden en de cyclusduur in uren berekenen. Voor de meeste teams en werkzaamheden is een cyclusduur in dagen waarschijnlijk afdoende.

Als je de cyclusduur voor verschillende taken bijhoudt, kun je een gemiddelde cyclusduur berekenen. Werk je met de cyclusduur dan is het belangrijk dat iedere taak ongeveer even groot is (of anderszins vergelijkbaar). Zijn er bijvoorbeeld taken die maar één uur in beslag nemen, maar ook taken die drie weken duren, dan is je cyclusduur bijhouden zinloos. Probeer in dat geval taken op te breken in taken die ongeveer even groot zijn, zodat je cyclusduur wel relevant is en je beter kunt voorspellen hoe lang dingen duren.

Merk op dat de cyclusduur direct afhankelijk is van je WIP-limiet, dus als je streeft naar een kortere cyclusduur, maak de WIP-limiet dan kleiner.

Levertijd

De levertijd geeft aan hoe lang het duurt van het moment dat een klant om iets vraagt tot het moment dat het gevraagde daadwerkelijk wordt geleverd. Soms is de levertijd gelijk aan de cyclusduur. Dan wordt een taak op het bord geplaatst zodra een klant erom vraagt en afgeleverd aan de klant zodra het klaar is. In de meeste organisaties is dat niet het geval. Meestal is er sprake van een wachtrij met bestellingen of verzoeken die eerst worden gefilterd en geprioriteerd voordat ze op het bord van het team verschijnen. Soms staat een verzoek wel maanden in die wachtrij voordat het team er iets mee doet, dus hoewel de cyclusduur misschien kort is, is de levertijd voor de klant erg lang. Het grootste deel van de levertijd is dan wachttijd waarin er helemaal niet aan het verzoek wordt gewerkt.

Een goede manier om de wachttijd vooraf te reduceren, is de grootte van de wachtrij te beperken.

(...)

In Kanban mogen taken niet achterwaarts bewegen, dus niet teruggeplaatst worden naar een vorige kolom. Als er iets mis is met een taak dat in een vorige stap al is ontstaan, dan blijft die taak die nu is op het bord en wordt het probleem opgelost in die kolom. De taak gaat pas weer verder als én het probleem is opgelost én het werk voor die kolom is opgelost.

Bron: Kanban in de praktijk, Sam Laing & Karen Greaves