Volgens Mariële Koopmans zijn controle-momenten binnen een proces in de meeste gevallen bedoeld om te controleren of voorafgaande stappen niet goed zijn gegaan. Koopmans stelt in haar blog Vertrouw het proces! dat wanneer er iets niet goed gaat in het proces dit niet mag leiden tot een 'hebbes-reactie'. Volgens haar is binnen Lean altijd maar één schuldige: het proces!
"[In het proces] zijn blijkbaar nog omstandigheden die maken dat dingen niet goed gaan.
Controle-momenten in een proces moeten voor degene die in dat proces werken een hebbes-reactie geven, hebbes voor een leermoment. Waarom wordt die controle uitgevoerd en hoe we kunnen we ervoor zorgen dat we het proces dusdanig verbeteren dat die controle niet meer nodig is.
Op de enkele wettelijke verplichting na, controleren we in processen, omdat we weten dat in voorgaande stappen dingen misgaan. In plaats van te zorgen dat mensen hun werk goed kunnen doen, zorgen voor juiste middelen, informatie en tijd zodat zij hun werk goed uit kunnen voeren, creëren we extra controle momenten in het proces.
(...)
Een robuust proces zorgt dat medewerkers erop kunnen vertrouwen dat zij hun werk goed kunnen doen.
Dit betekent dat je weet
- wat een voorgaande processtap moet aanleveren aan jou; aan welke kwaliteitseisen moet de input voldoen
- hoe je je werk goed doet; je beschikt over de juiste materialen, informatie, tijd
- wat de outputeisen zijn, zodat je weet dat je je werk goed kan doorgeven aan de volgende schakel in het proces.
Op deze manier kun je op een eerlijke manier praten over wat goed gaat of niet. Hetgeen niet goed gaat kun je ombuigen naar iets positiefs, namelijk hoe kunnen we zorgen dat je bijvoorbeeld wel de juiste informatie hebt. Hierbij is het belangrijk dat in kleine stappen verbeterd gaat worden, zodat de beweging zichtbaar wordt. Zo creëer je omstandigheden waarin medewerkers leren in een positieve sfeer en plezier krijgen in problemen oplossen.
