Bewaren

Bas van der Raadt (ea) onderzochten in 2002 door het interviewen van 41 architecten en managers van verschillende bedrijven de stand van zaken rond (het denken over) architectuur:

Eind 2002 bezochten studenten informatica en bedrijfsinformatica van de Vrije Universiteit een aantal managers en architecten in verschillende organisaties. In totaal bezochten zij 41 personen uit 27 bedrijven. Aan de hand van een door de studenten opgestelde vragenlijst werd geprobeerd een antwoord te verkrijgen op de vraag wat de stand van zaken is rond architectuur in Nederland.

(...)

Architectuur is een omvangrijk onderwerp; er is veel discussie over de precieze definitie en reikwijdte van dit begrip, zoals is gebleken uit de afgenomen interviews. We doen daarom geen
poging tot het geven van een definitie maar richten ons op het beschrijven van de belangrijkste kenmerken die naar voren zijn gekomen in de interviews.

(...)

In grote lijnen heeft architectuur drie hoofdkenmerken. Het is een:

1. Abstractiemiddel.

2. Communicatiemiddel.

3. Managementinstrument.

Abstractiemiddel
Grote bedrijven met een intensief gebruik van informatiesystemen hebben moeite een overzichtelijk beeld te krijgen van hun complexe interne en externe situatie. Als abstractiemiddel werkt architectuur mee aan het structureren van een bedrijf, door haar weer te geven in beschrijvingen en modellen. Door de zo bereikte reductie in complexiteit, is het mogelijk de bedrijfsonderdelen en bijbehorende informatiesystemen beter op elkaar te doen aansluiten en met elkaar te laten samenwerken. Zoals een van de geïnterviewden het uitdrukt: ‘Architectuur gaat dus over het eenvoudig maken, fundamenteel simpeler dan wij op dit moment in staat zijn.’ Architectuur richt zich op het abstraheren van drie aspecten:
1. de bedrijfssituatie (businessarchitectuur)
2. de informatiesystemen die deze dienen te ondersteunen (it-architectuur) en
3. de afstemming hiertussen (alignment).

Communicatiemiddel
Uit de interviews blijkt dat alignment van bedrijfsvoering en ict een belangrijk onderwerp is voor het succesvolle gebruik van informatie-technologie voor bedrijfsdoeleinden. Deze alignment is erg afhankelijk van de mate waarin verschillende partijen, vooral technici en bedrijfskundigen, met elkaar kunnen communiceren, zodat zij hun ideeën, wensen en eisen op elkaar kunnen afstemmen. Architectuur bevordert deze communicatie en speelt daarom een belangrijke rol in alignment. Met behulp van architectuurmodellen en -beschrijvingen kunnen partijen makkelijker communiceren en afspraken maken voor het ontwikkelen van informatiesystemen. ‘Als communicatiemiddel zorgen de verschillende architectuurmodellen voor een gemeenschappelijk referentiekader. Ook gebruikt iedereen dezelfde woorden en definities’, aldus een geïnterviewde. Hierdoor heeft iedereen duidelijkheid over wat er moet gebeuren en wat er verwacht kan worden van het uiteindelijke resultaat. Niemand komt dus meer voor verrassingen te staan.

Managementinstrument
Vaak ontbreekt het bij een bedrijf aan een gezamenlijk richtpunt om te komen tot een gewenste situatie van de informatievoorziening. Architectuur biedt dit gezamenlijke richtpunt. Het is echter wel van belang dat iedereen zich houdt aan deze architectuur. De uitvoering vereist een duidelijke controle en planning. Architectuur zorgt hiervoor door het geven van een planning voor het uitvoeren van it-projecten. Ook voorziet architectuur in controlemethoden om erop toe te zien dat de uitvoering verloopt zoals van tevoren is vastgelegd. Dit blijkt in praktijk niet altijd even makkelijk: ‘De projecten hebben allemaal de neiging om snel te implementeren en hun resultaat te halen, waardoor het gemeenschappelijke totaalplaatje van de architectuur uit het oog wordt verloren.’

Het ontwikkelproces van softwaresystemen verloopt in de praktijk vaak niet erg gestructureerd en efficiënt. Er ontstaan veel problemen. Daarom is er behoefte aan houvast en structuur,
maar ook aan hergebruik van kennis. Architectuurregels en -richtlijnen geven structuur en houvast. Beheer van architectuurkennis maakt het mogelijk kennis te hergebruiken. Op deze manier
werkt architectuur ook mee aan het verbeteren en structureren van het ontwikkelproces.

Beschrijvend of voorschrijvend
Er is in de interviews verwarring over de vraag of architectuur beschrijvend of voorschrijvend moet werken. Zijn het regels en richtlijnen, die aangeven hoe iets moet worden ontwikkeld, of is het een beschrijving van wat er moet worden ontwikkeld? Een andere opvallende constatering uit de interviews is dat het op één lijn brengen van business en it als een belangrijk onderwerp wordt gezien. De manier waarop deze ‘alignment’ echter ingevuld en gerealiseerd moet worden, is niet duidelijk voor het overgrote deel van de geïnterviewden.

Bron: Stromen in architectuurdenken, Bas van der Raadt, Jasper Soetendal, Michiel Perdeck en Hans van Vliet

Bewaren

De vraag is: “Wat is Business Intelligence?”. Er zijn hier veel definities van in omloop. Het Engelse begrip “Business” staat voor het doen van zaken, oftewel handelen. Intelligence heeft iets te maken met kennis. Door beide begrippen bij elkaar te brengen, ontstaat de definitie “Handelen door kennis”. Om deze definitie kracht bij te zetten, wordt gebruik gemaakt van een stuk theorie uit de wereld van het kennismanagement.

Bij Business Intelligence draait alles om data, gegevens. Gegevens zijn hierin niets meer dan een set aan discrete, objectieve feiten van bepaalde handelingen die hebben plaatsgevonden. Aan deze gegevens wordt betekenis en inzicht gegeven, zodat informatie ontstaat voor een bepaalde gebruiker. Afhankelijk van de ervaring, vaardigheden en attitude van de gebruiker wordt de informatie vertaald naar kennis. Het is dan ook zeer persoonsgebonden of informatie leidt tot kennis. Met deze kennis zal een gebruiker besluiten om al of niet te handelen, waardoor er weer feiten en transacties ontstaan. Daarmee wordt de cyclus van informatie gesloten, als het ware een “Closed Loop Cycle of Information”.

Binnen kennismanagement, wordt kennis (K) dan ook gezien als het product van informatie (I) maal ervaring (E), vaardigheden (V) en attitude (A); K=I*EVA.

Bron: Het succes achter Business Intelligence bij Centraal Boekhuis

Bron: Roger Sessions - The Snowman Architecture

Binnen de GEMMA zijn zgn. Referentieprocessen ontwikkeld:

De GEMMA Referentieprocessen zijn ontwikkeld vanuit de overtuiging dat overheidsorganisaties weliswaar vele honderden verschillende producten produceren, maar dat de processen die deze producten voortbrengen grote overeenkomsten vertonen.

Download hier de referentieprocessen (ZIP-bestand, 2,93 MB)

Bron: GEMMA Referentieprocessen

Bewaren

Applicatierationalisatie gaat in essentie over in het verwijderen en voorkomen van overlappende functionaliteit. Klinkt simpel, maar dit veronderstelt dan wel een actueel en compleet overzicht van de volledige informatievoorziening, waarbij helder is welke functionaliteit door welke applicatie in het applicatielandschap wordt geleverd.

In het boek Functioneel beheer - Kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT geven Kees Ruigrok en Ernst Bosschers de rollen die van belang zijn voor beheer weer in bovenstaand model. Het model is in feite een Business-ICT aligment (BIA) model en visualiseert drie niveaus (richtinggevend, sturend, uitvoerend) en de samenwerking tussen gebruikersorganisatie en ICT-serviceorganisatie. De oplettende lezer herkent natuurlijk direct het negenvlaksmodel van Rik Maes.

[In het model] heeft de informatievoorzieningsmanager een centrale rol. Soms wordt voor deze rol het woord systeemeigenaar gebruikt. De informatievoorzieningsmanager bepaalt wat er nodig is voor een optimale ondersteuning van de informatievoorziening van de bedrijfsprocessen, zowel ten aanzien van de functionaliteit van de producten als van het gewenste diensteniveau. Het gaat om een optimale afweging van kosten en baten binnen de gebruikersorganisatie. De informatievoorzieningsmanager (die vaak een bedrijfsprocesmanager zal zijn) bepaalt de prioriteiten en stelt een budget ter beschikking, zowel voor de exploitatie als het doorvoeren van wijzigingen. Het budget betreft niet alleen de ICT-kosten, maar ook bijvoorbeeld wat beschikbaar is voor de ondersteuning door functioneel beheer.

De rol van informatievoorzieningsmanager is niet altijd duidelijk toebedeeld. Afdelingschefs vinden ICT ongrijpbaar en laten de verantwoordelijkheid over aan anderen. Het gevolg is dat soms ICT die rol overneemt. Dat is ongewenst, want dat betekent dat de dienstverlener (de opdrachtnemer) zich in de positie begeeft van de opdrachtgever! Als een (senior) functioneel beheerder de rol van informatievoorzieningsmanager op zich neemt, komt de aansturing van de ICT-dienstverlener in ieder geval vanuit de gebruikersorganisatie.

Een afdelingschef mag afstand nemen van ICT voor wat betreft de technologie, maar hij is wel verantwoordelijk voor de informatievoorziening die nodig is voor de ondersteuning van zijn bedrijsfprocessen.

Bron: Functioneel beheer - Kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT: Kees Ruigrok & Ernst Bosschers

Binnen Workflow Management (WFM) of werkstroombesturing wordt onderscheid gemaakt tussen logistieke en procedurele aspecten. Workflow Management Systeem automatiseert administratieve processen op zodanige wijze dat het voltooien van een bepaalde taak tot gevolg heeft dat automatisch één of meer taken aan één of meer personen worden aangeboden (het procedurele aspect). De aan deze taken gekoppelde informatie wordt hierbij automatisch gerouteerd (het logistieke aspect). Bij het procedurele aspect gaat het met name om het kunnen ondersteunen van een proces in termen van uit te voeren taken, de volgorde waarin die taken moeten worden uitgevoerd en de autorisaties die daarvoor nodig zijn. Bij het logistieke aspect gaat het met name om het kunnen routeren van de bij het proces behorende informatie naar de juiste bestemming. De logistieke voordelen van WMF bestaan uit de verkorting van de doorlooptijd (wachttijd voorafgaand aan de uitvoering van een taak, verwerkingstijd gedurende de uitvoering van een taak, transporttijd tussen werkplekken) en uit voortgangsbewaking.

(...)

WFM verzorgt ook het verzamelen van relevante procesinformatie en de mogelijkheid op basis hiervan operationele processen te besturen. WFM-software de medewerkers en het management informatie ten aanzien van de prestaties, de effectiviteit en efficiëntie van het uitgevoerde proces. Dit levert informatie op die gebruikt kan worden bij de planning en beheersing van de bedrijfsprocessen op korte en langere termijn.

(...)

Operationele besturing bestaat uit voortgangsbewaking en werkordertoekenning en richt zich op de verbetering van de procesprestaties zoals
doorlooptijd, levertijd, kwaliteit en andere logistieke prestaties.

De voordelen van WFM zijn onder te verdelen in:

De functies van een WFM-systeem kunnen worden onderscheiden in definitiefuncties en procesfuncties.

Definitiefuncties
Vastleggen van de processen in het systeem; definiëren van de werkstroom in een aantal activiteiten (incl. normen + deadlines).

De werking van een WFM-systeem kan als volgt worden omschreven. Een proces is gedefinieerd in de WFM-applicatie. Als een bepaalde deelactiviteit in het proces uitgevoerd moet worden, legt de WFM-applicatie een werkimpuls bij een individuele werknemer of bij een autonome gebruikersgroep neer. Men kan reageren op de werkimpuls door deze te openen. De WFM-applicatie opent een specifieke benodigde toepassing en zorgt dat alle benodigde gegevens aanwezig zijn, waarna de medewerker met de deelactiviteit kan beginnen. Zodra de medewerker de deelactiviteit heeft afgerond wordt dit teruggemeld aan de WFM-applicatie die de volgende activiteit initieert door een werkimpuls neer te leggen voor de volgende stap.

Procesfuncties
Functies die het proces besturen. Retrieval (ophalen van gegevens), wachtrijbeheer, routering en process performance.

Bron: Kijk op bedrijfsprocessen, Marc Mittelmeijer en Rob van Stratum

Alles is informatie: interessante film met o.a. Martijn Aslander en Rik Maes over de wondere wereld van informatie

Het bovenstaande model is een fragment uit het Hora informatiemodel (BEDRIJFSOBJECTEN BEDRIJFSVOERING), bedoeld om inzicht te geven in de relevante bedrijfsobjecten binnen het personeel-gerelateerde informatiedomein. Het model is hoog over, waarbij er dus nog andere relevante bedrijfsobjecten zijn. Bijvoorbeeld de relatie tussen Dienstbetrekking en Verplichting kan worden verdiept door aan te geven dat deze loopt via Salaris en Declaraties/vergoedingen.

Bron: Informatiemodel Hoger Onderwijs Referentie Architectuur (HORA)