Informatieobjecten

Het klassieke begrip document of archiefstuk wordt geassocieerd met de papieren wereld en verwijst naar een specifieke categorie informatieobjecten terwijl er in toenemende mate sprake is van informatieobjecten die niet aan de (traditionele) kenmerken van het begrip document voldoen. Van papieren informatieobjecten geldt dat ze bestaan, dat ze tastbaar en distribueerbaar zijn. In de digitale wereld heeft het begrip document een andere betekenis gekregen. Tekens afgebeeld (in een weblay-out) op een beeldscherm worden ‘digitaal document’ genoemd.

Als je met een pc of een tablet werkt kunnen de gegevens rechtstreeks vanaf het scherm worden gelezen. Als het van het scherm verdwijnt, is het niet (meer) tastbaar. Het ‘digitale document’ leidt derhalve een tijdelijk bestaan. Het digitale document geeft meestal weer hoe het er uit zou zien als het op papier wordt afgedrukt. De termen document en archiefstuk worden overigens niet door iedereen op dezelfde manier gedefinieerd. In het rapport Record Management Terminologie vinden we zestien verschillende definities van het woord document en niet minder dan vierentwintig van het woord ‘archiefbescheiden’.

Definities zijn ook niet altijd eenduidig zoals blijkt uit de definitie die NEN-ISO 15489-1 hanteert: ‘een document is vastgelegde informatie die of een vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld.’ In het Engels: ‘recorded information or object which can be treated as a unit.’ Object wordt niet nader gedefinieerd. Is een object geen informatie? Jeurgens et al beschouwen overigens op grond van deze definitie databanken wel ‘als document in de zin van de Archiefwet’.

De definitie van document is volgens de Archiefterminologie ‘het geheel van samenhangende gegevens vastgelegd op een of meer gegevensdragers. Gegevensdrager kan hier gebruikt worden in de vorm van papier of een beeldscherm. In een papieren document zijn inhoud en vorm geïntegreerd. In een digitaal document is dat niet zo. MacKenzie Owen  stelde in 1999 al vast dat in de digitale wereld de koppeling tussen inhoud en vorm verbroken is: ‘Gebruikers kunnen met behulp van technische middelen hun eigen vormgeving creëren.’

In een digitaal document zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm niet alleen logisch maar in beginsel ook fysiek gescheiden. Ik vermijd in dit onderzoek het woord ‘document’; ik kies voor het abstracte begrip ‘informatieobject’. Archiefstukken zijn een deelverzameling van informatieobjecten. Zij verschillen van informatieobjecten op een punt; zij kunnen als archivistisch bewijs dienen.

...

Hoogstens maak ik onderscheid tussen een papieren informatieobject en een digitaal informatieobject om het verschil aan te geven tussen ‘iets op p apier’ en ‘iets op een beeldscherm’. Een papieren informatieobject kan ook een afdruk of ‘hardcopy’ zijn van ‘iets op een beeldscherm’. Een papieren informatieobject is een geheel van informatie (met uitzondering van bewegend beeld en geluid) dat is geschreven of afgedrukt op papier. En een digitaal informatieobject is de weergave van een informatieobject op het scherm van een pc of tablet.

Archiefstuk

In de archivistiek wordt onderscheid gemaakt tussen het informatieobject en het archiefstuk. Ik heb eerder aangegeven de voorkeur te geven aan de term informatieobject boven document. Een informatieobject is gedefinieerd als ‘een geheel van gegevens met een eigen identiteit.’ Een archiefstuk is ‘een informatieobject, ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken [...]’ Ofwel informatie die gebonden is aan een werkproces . De wettelijke term is archiefbescheiden. Een archiefstuk is een informatieobject, maar niet ieder informatieobject is een archiefstuk. Een informatieobject wordt een archiefstuk als het wordt gecreëerd of ont-
vangen bij de uivoering van werkprocessen en als het als bewijs kan dienen voor deze processen. De overgang van informatieobject naar archiefstuk valt samen met de overgang van twee gebruiksniveaus van het Records Continuümmodel. In de eerste dimensie van het Records Continuüm vindt documentatie van de handeling plaats en ontstaat het informatieobject. In de tweede dimensie is een informatieobject een archief stuk dat als bewijs dient.

Een interessant vraagstuk is wat de criteria zijn voor het archiveren van informatieobjecten. Anders gezegd: wat maakt een informatieobject een ‘archiefstuk’? De theorie zegt: archiefbescheiden zijn die bescheiden (informatieobjecten) d
ie ‘naar hun aard’ bestemd zijn te berusten onder de organisatie die ze heeft opgemaakt of die ze heeft ontvangen. De vraag is op basis van welke criteria zijn informatieobjecten ‘naar hun aard’ bestemd zijn te berusten. Anders gezegd, hoe maken we onderscheid tussen informatieobjecten (alles waarvan de organisatie vindt dat het niet hoeft te worden vastgelegd) en archiefstukken (informatieobjecten die vanuit een goed te omschrijven bedrijfsvoerings-, verantwoordings- of bewijsbelang wel vastgelegd en beheerd moeten worden).

Bron: De organisatie van duurzaam digitaal bewijs, Frits Derksen