In het boek Functioneel beheer beschrijven Kees Ruigrok en Ernst Bosschers de drie vormen van beheer als volgt:
Technisch beheer is verantwoordelijk voor het tegen overeengekomen kosten en kwaliteit beschikbaar stellen en in stand houden van de technische infrastructuur waarvan de ICT-systemen gebruikmaken, en de diensten die daarvoor nodig zijn.
Applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het tegen overeengekomen kosten en kwaliteit in stand houden en onderhouden van de bedrijfsapplicaties en de bijbehorende gegevensverzamelingen tijdens de gehele cyclus van de informatiesystemen.
Functioneel beheer is verantwoordelijk voor het tegen aanvaardbare kosten en kwaliteit in stand houden van de gewenste informatievoorziening ten behoeve van de gebruikersorganisatie tijdens de gehele levenscyclus van informatiesystemen. Daaronder verstaan we alle te ondernemen acties voor een ongestoorde informatievoorziening van de gebruikersorganisatie. Maar ook het met technisch beheer afspreken welke diensten zullen worden geleverd, wat van een servicedesk zal worden verwacht, et cetera.
In de voorgaande beschrijvingen vallen misschien een paar woorden op. Het begrip levenscyclus wordt gebruikt om duidelijk te maken dat zowel de organisatie, als de gewenste informatievoorziening, zich door interne en externe oorzaken ontwikkelen. Het invoeren, aanpassen en ten slotte afvoeren van de informatiesystemen moet plaatsvinden binnen het perspectief van die ontwikkelingen en veranderingen.
Het gaat uitdrukkelijk om de zo optimaal mogelijke ondersteuning van de bedrijfsprocessen door een goede informatievoorziening en daardoor het bijdragen aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Functionaliteit betekent dat de correcte gegevens op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar zijn en gebruikt kunnen worden. Er staat in de definitie van functioneel beheer het woord informatievoorziening en niet het woord applicaties, want het werkterrein van de functioneel beheer is niet beperkt tot geautomatiseerde systemen, maar strekt zich ook uit over de informatievoorziening die (nog) niet geautomatiseerd is, of niet geautomatiseerd zal worden.
