Bovenstaand een schematische weergave van het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ). Hieronder een toelichting op de belangrijkste concepten:

Centraal in het referentiemodel staat het begrip ZAAK. Een ZAAK is “een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”. Een ZAAK zoals deze door een initiator is ‘aangevraagd’, behandelen we desgewenst als meerdere min of meer onafhankelijke ‘deelzaken’. Elke deelzaak is op zich weer een ZAAK. Deze relateren we aan de ‘hoofdzaak’: de ZAAK zoals die geïnitieerd is. Kenmerken van groepen vergelijkbare zaken leggen we vast met het ZAAKTYPE.

Elke zaak heeft ‘ergens betrekking op’. Dit modelleren we met de relatie naar OBJECT via ZAAKOBJECT als het een object van een type uit het RSGB of RGBZ betreft. Zo niet, dan leggen we dit vast met zaakgegevens. Soms heeft de ene zaak betrekking op een andere zaak, wat we modelleren met de relatie ‘ZAAK betreft andere ZAAK’. Denk bijvoorbeeld aan een bezwaar of beroep dat naar aanleiding van een beschikking wordt ingediend en dat als een separate zaak wordt afgehandeld.

Een ZAAK wordt geïnitieerd door een BETROKKENE. Dit kan een externe persoon of bedrijf zijn: NATUURLIJK PERSOON, NIET NATUURLIJK PERSOON of VESTIGING. Ook kan het initiatief voor de ZAAK binnen de zaakbehandelende organisatie(s) liggen: ORGANISATORISCHE EENHEID of MEDEWERKER. De belangrijkste ROL van beide laatstgenoemde objecttypen is evenwel het behandelen van zaken. Met de relatie van ORGANISATORISCHE EENHEID naar VESTIGING VAN ZAAKBEHANDELENDE ORGANISATIE geven we aan op welke locatie de ORGANISATORISCHE EENHEID van de zaakbehandelende organisatie haar activiteiten uitoefent.

Het initiëren van zaken is één van de ROLlen van een BETROKKENE. In het algemeen betreft ROL de taken, rechten en/of verplichtingen die een specifieke BETROKKENE heeft ten aanzien van een specifieke ZAAK.

Een zaak doorloopt een aantal STATUSsen. Een STATUS geeft aan in welke toestand een zaak zich bevindt. De STATUS maakt het mogelijk de voortgang van de zaak op hoofdlijnen te volgen. Wat de hoofdlijnen zijn wordt in belangrijke mate bepaald vanuit de belangen van de initiator van de zaak. Deze is veelal geïnteresseerd in mijlpalen, niet in de diverse stappen die de behandelende organisatie(s) moet zetten om de zaak af te handelen. Daarnaast kan de STATUS gebruikt worden voor het genereren van management informatie.

Een zaak heeft in de loop van de tijd meerdere statussen: de achtereenvolgens bereikte mijlpalen. De STATUS is niet bedoeld om de behandeling van de zaak te plannen. Deze
planning volgt uit de STATUSTYPE bij de ZAAK. Een STATUS wordt altijd gezet door een BETROKKENE in zijn of haar ROL bij de ZAAK.

DOCUMENTen die relevant zijn voor het bereiken van een STATUS of voor de communicatie over die STATUS, kunnen aan die STATUS gerelateerd worden. De uitkomst van de zaak kan bij de zaak zelf worden vastgelegd. Mogelijke uitkomsten zijn
dat de aanvraag is toegekend, dat de zaak is ingetrokken door de aanvrager of dat de zaak niet ontvankelijk is verklaard. Een zaak leidt in veel gevallen tot één of meer BESLUITen. Kenmerken van groepen vergelijkbare BESLUITen leggen we vast met het BESLUITTYPE. Een besluit wordt veelal schriftelijk vastgelegd maar dit is niet noodzakelijk. Vandaar de optionele relatie naar DOCUMENT.  Vormt een besluit veelal het eind van een zaak, een ander document vormt de start van een
zaak. Meerdere documenten kunnen gedurende de behandeling relevant zijn voor een zaak. Omgekeerd kan een document relevant zijn voor meerdere zaken. De relatie tussen ZAAK en DOCUMENT modelleren we dan ook via ZAAKDOCUMENT.

In veel gevallen zal een ontvangen of gecreëerd document ook daadwerkelijk als één (fysiek) document beschouwd worden: het ENKELVOUDIG DOCUMENT. Evenwel, een document dat door bijvoorbeeld de initiator van een zaak als één document wordt beschouwd, kan feitelijk uit meerdere documenten bestaan, bijvoorbeeld omdat het formaat (.pdf, .odt. CAD-file e.d.) verschilt of omdat de zaakbehandelende organisatie hoofdrapport en bijlagen ieder apart als ENKELVOUDIG DOCUMENT wil beschouwen. Een dergelijke groep bij elkaar behorende documenten beschouwen we tevens als een document en modelleren we als SAMENGESTELD DOCUMENT. Het objecttype DOCUMENT is aldus telkens of een ENKELVOUDIG DOCUMENT (E D in het schema) of een SAMENGESTELD DOCUMENT (S D in het schema) waarbij de laatstgenoemde bestaat uit twee of meer ENKELVOUDIGe DOCUMENTen. Kenmerken van groepen vergelijkbare DOCUMENTen leggen we vast met het DOCUMENTTYPE.

Bron: Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ), september 2010