In de whitepaper Van applicatiecomplexiteit naar een businessgerichte architectuur geeft Atos Consulting haar visie op applicatieportfoliorationalisatie.

Voor veel bedrijven is de informatievoorziening een 'stroperige spaghetti' als gevolg van een (te) complex applicatielandschap. Deze applicatielandschapcomplexiteit heeft nadelige gevolgen voor de business: inconsistente gegevens, ondermaatse ondersteuning van bedrijfsprocessen (incl. slechte managementinformatie), langzame ontwikkeling van nieuwe producten, trage aanpassing aan wijzigende wet- en regelgeving en/of oplopende beheer- en onderhoudskosten.

Volgens Atos geeft "Driekwart van IT-managers ... aan grote problemen te ervaren met onderhoud, ontwikkeling en uitfaseren van applicaties als gevolg van complexiteit. Waarbij ontwikkeling en integratie van nieuwe systemen teveel tijd en geld kost, applicatie-onderhoud te duur is en uitfaseren van verouderde applicaties moeilijk is."

Atos stelt dat voor het oplossen van IT-complexiteit de business hard nodig is en bepleit een aanpak in zeven stappen:

1. Bepaal de uitgangspunten voor de ideale applicatieportfolio: identificeer de juiste business drivers (bijv. gemeenschappelijk klantbeeld, ketenintegratie, risicobeheersing, enz.); een adequaat inzicht in de business-strategie is nodig om vervolgens de criteria op te stellen waaraan de applicatieportfolio moet voldoen.

2. Breng kwaliteit en knelpunten van het bestaande applicatielandschap in kaart: inzicht in het bestaande situatie is nodig voor het opstellen van een migratiestrategie. Relevante aspecten hierbij zijn: bedrijfsarchitectuur, informatie- en applicatiearchitectuur, architectuur van de IT-infrastructuur en de governance (besturing van de informatievoorziening) en alignment (afstemming van de informatievoorziening op de business strategie).

3. Stel een bestemmingsplan op, eventueel met meerdere scenario’s: op basis van een beeld van de toekomstige situatie weet je waar je naar toe wilt gaan, beschreven in een doelarchitectuur (bedrijfsprocessen, producten en/of diensten, informatie, applicaties en infrastructuur) die fungeert als bestemmingsplan. Een architectuur in de vorm van een bestemmingsplan geeft principes, keuzes en richtlijnen, duidelijk genoeg om richting aan te geven, maar laat daarbinnen ruimte voor invulling.

4. Maak de businesscase voor de rationalisatie van de applicatieportfolio: de businesscase geeft inzicht in wat de rationalisatie gaat opleveren en voor wie, vanuit een bedrijfsbreed perspectief.

5. Kies een scenario en stel een roadmap op: onderlinge vergelijking van de scenario's en afstemming met de bedrijfsstrategie leidt tot de keuze van één oplossingsrichting welke vervolgens wordt uitgewerkt. Bij de uitwerking hoort ook het opstellen van een roadmap voor de implementatie van de rationalisatie.

6. Herontwerp de IT-governance om rationalisatie blijvend te kunnen besturen: de complexiteit van het applicatielandschap is een afgeleide van de complexiteit van de productportfolio (stimuleren van hergebruik ter bestrijding van het 'wij-zij-uniek-syndroom', het reduceren van applicaties door een overzicht te creëren in hoeverre het applicatielandschap bijdraagt aan de ondersteuning van de business processen). Applicatiecomplexiteit kan dan ook alleen door de business en IT samen worden opgelost.

7. Voer de rationalisatie uit en monitor de realisatie van besparingen: het rekenmodel dat bij de businesscase is gebruikt kan met de nodige voorzorg ook worden toegepast om te blijven monitoren of tijdens het implementatietraject de investeringen en de baten aan de beoogde doelen blijven voldoen.

Bij het opstellen van het bestemmingsplan (zie 3) kan rationalisatie worden bereikt door een mix van de onderstaande negen maatregelen:

1. Harmonisatie: uitfaseren van een applicatie ten faveure van een meer geschikte andere in geval van functionele redundantie (meerdere applicaties bieden dezelfde of vergelijkbare functionaliteit).

2. Consolidatie: gelijktrekken van verschillende technische uitvoeringen van dezelfde applicatie.

3. Standaardisatie: vervanging van maatwerksoftware door standaard 'pakket' software. Maatwerk kan nog ingezet worden voor het realiseren van concurrentievoordeel en het realiseren van noodzakelijke functionaliteit waarvoor geen pakketten beschikbaar zijn.

4. Nieuwe functionaliteit: toevoegen van nieuwe functionaliteit om 'zwakke plekken' in het applicatielandschap aan te pakken.

5. Uitfasering: uitfaseren van systemen die overbodig zijn of een lage toegevoegde waarde hebben.

6. Reduceren platformen: reductie van variëteit aan technische platformen (hardware systemen, operating systemen, databases, ontwikkelingsomgevingen).

7. Integratie: integreren van applicaties door modulaire opbouw, ontsluiting via webservices en het optimaliseren van koppelingen.

8. Herontwerp: herinrichten en/of optimaliseren van bedrijfsprocessen met IT.

9. Optimaliseren onderhoud, beheer en exploitatie: met een gerationaliseerd systeemlandschap kan het beheer vaak eenvoudiger gecentraliseerd worden, tegen lagere kosten en met een hogere kwaliteit van dienstverlening.

Zie ook: Applicatierationalisatie volgens Dave van Herpen en Applicatieportfoliomanagement volgens Arjan Juurlink

Bron: whitepaper Applicatie Portfolio Rationalisatie: 'Van applicatiecomplexiteit naar een businessgerichte architectuur' Jeroen van Dullemen, Rick Teunissen en Peter-Jan van de Venn (Atos Consulting), juni 2006