Het vakgebied informatievoorziening (IV) is relatief jong en heeft zich gedurende het grootste deel van haar ontwikkeling vooral bezig gehouden met de component informatietechnologie (IT). Het aansturen van die IT en het specificeren conform klantwens is daarop - qua ontwikkeling - ver achtergebleven. (...) De ontwikkeling van het managen van IV heeft echter al geruime tijd minder aandacht gekregen dan de ontwikkeling van de technische mogelijkheden zelf. Met als gevolg dat het vakgebied IV niet uitblinkt in bestuurlijke volwassenheid, oftewel in de mate waarin men die IV onder controle heeft. In het licht van de [toenemende afhankelijkheid van organisaties van IT-voorzieningen] is het hoog tijd daar structureel iets aan te doen.

(...)

De informatievoorziening (IV) wordt uitgevoerd in een verantwoordelijkheidsgebied dat uit twee complementaire domeinen bestaat:

1. IT-beheer (= leveren van IT-services): binnen het IV-verantwoordelijkheidsgebied vindt het bouwen en beheren van IT-voorzieningen plaats in het IT-beheerdomein. Het IT-beheerdomein levert daarmee IT-diensten. De IV-activiteiten die dat IT-beheerdomein specificeren en aansturen vinden plaats in het functioneelbeheerdomein (FB-domein) ook wel informatiemanagementdomein genoemd (IM-domein).

2. Functioneel beheer (= leveren van IV-services: specificeren + aansturen van IT-services): uitvoeren van aanvullende activiteiten uitgevoerd, waarmee de IT-services worden uitgebreid tot ondersteunende IV-services. Vanuit het perspectief van de business omvat het FB-domein daarmee het IT-beheerdomein. FB-taken bevinden zich op het gebied van het specificeren van de gewenste informatievoorziening, het aansturen van de realisatie daarvan door IT-beheer (“regie”), en het ondersteunen bij het gebruik van de IT-services door de gebruikersorganisatie. Die FB-taken zullen georganiseerd moeten worden. Ook zullen keuzes t.a.v. beleid en architectuur van die IV gemaakt moeten worden.

De termen IT-management en IT-beheer worden als synoniemen gebruikt. In het domein IT-beheer komen verschillende deeldisciplines voor. Zo voorziet technisch beheer in het managen van de technische infrastructuur. Technisch beheer kan weer worden verbijzonderd naar bijvoorbeeld systeembeheer en netwerkbeheer. Op dezelfde wijze voorziet applicatiebeheer in het managen van applicaties, wat weer kan worden verbijzonderd naar bijvoorbeeld programmatuurbeheer en databasemanagement.

(...)

De informatietechnologie (IT) bestaat uit de technische infrastructuur, de applicaties en de technische voorzieningen. Een synoniem voor informatietechnologie is informatie- & communicatietechnologie."

Matrushka

De opstelling van FB als domein tussen de business en IT-beheer in heeft aanzienlijke consequenties. Er is sprake van een 'Matrushka'-opstelling. IT-beheer bevindt zich vanuit de optiek van de business binnen het IV-verantwoordelijkheidsdomein, en dat zorgt ervoor dat IT-beheer vanuit de business 'achter FB verscholen gaat'. De business 'ziet' dus feitelijk alleen FB, en doet alleen met FB zaken. Daarmee is FB vanuit de optiek van de business in de positie van aannemer geplaatst, en maakt het feitelijk voor de business niet uit hoe die aannemer de IV realiseert: FB is verantwoordelijk voor de integrale levering van IV-services.

Een vergelijkbare opstelling gold ook al voor het IT-beheerdomein: het maakt niet uit welke uitvoerders in dat domein worden ingezet bij de realisatie van de IT-services. Als er iemand (een afdeling) verantwoordelijk is gesteld voor het IT-beheerdomein, dan kan er nog zoveel worden geoutsourced naar allerhande toeleveranciers, de genoemde verantwoordelijke (afdeling) blijft in alle gevallen verantwoordelijk voor de integrale levering van IT-services.

Hieronder de binnen FMS gebruikte definities voor het afbakenen van het voor functioneel beheer en IT-beheer relevante begrippenkader:

Informatievoorziening
Geheel van bedrijfsmiddelen (People, Process en Product) waarmee wordt voorzien in de informatiebehoefte van een organisatie.

Binnen de FSM-methode worden drie bedrijfsmiddelen onderkend: People, Process & Product.

People, Process & Product
Bedrijfsmiddelen waarmee een organisatie haar prestatie in hoofdzaak regelt.

People
Een van de drie bedrijfsmiddelen; de component People betreft de vraag “Wie voert de activiteit uit?”. Onder People valt niet alleen de mens en zijn kennis, maar ook de afdeling en rol of functie. Ook cultuur is een aspect van People.

Process
Doelgerichte ordening van activiteiten; processen worden … gestart met een trigger en verlopen steeds volgens hetzelfde patroon. Het directe resultaat van een proces heet ‘output’, uiteindelijke resultaten heten ‘outcome’. (…) Processen beschrijven uitsluitend wat volgordelijk moet gebeuren om het doel te behalen. Processen doen geen uitspraak over wie iets moet doen.

Product
Middelen die gebruikt worden om de uitvoering van processen te ondersteunen; de component Product betreft de vraag “Waarmee worden de activiteiten uitgevoerd?”

Activteit
Samenhangende set handelingen, acties ten behoeve van een concreet resultaat; een activiteit wordt beschouwd als de basiseenheid van ‘werk’, en is als zodanig de kleinste component van een proces.

IT-dienst
Levering van functionerende functionaliteit; IT-diensten worden door IT-beheerorganisatie aangeboden aan gebruikersorganisaties, ten behoeve van hun informatievoorziening. Met een IT-dienst is een gebruiker in staat geautomatiseerd gegevens te verwerken en te ontsluiten. Een IT-dienst wordt bepaald door haar functionaliteit en haar functioneren. Het functioneren (gedrag) van een IT-dienst wordt vooral uitgedrukt in termen van snelheid, capaciteit en beschikbaarheid.

IT-beheerorganisatie
Organisatie die verantwoordelijk is voor de IT-dienstverlening.

IT-beheer
Beheren (managen) van het verantwoordelijkheidsdomein IT; synoniem voor IT-beheerorganisatie

Functionaliteit
de werking van een object

Functioneel beheer
Dat deel van de informatievoorziening dat zich richt op het specificeren van de door gebruikers benodigde IT-diensten, het aansturen van IT-beheer bij de levering daarvan, en het ondersteunen van de gebruikers bij het gebruik ervan (synoniem = informatiemanagement)

Functioneel beheerder
[in de context van IV-service] De individuen die een functioneelbeheer-taak uitvoeren

Functioneel beheerorganisatie
Organisatie die verantwoordelijk is voor functioneel beheer

Gebruiker
Degene de geautoriseerd gebruik maakt van een IV-service.

Gegevensverzameling
Dat deel van de applicatie waarin de gegevens (data) zijn vastgelegd.

IV-diensten
Het leveren van IT-diensten, en het ondersteunen van het gebruik ervan; IV-diensten worden door IV-dienstverleners vanuit functioneel beheer aangeboden aan gebruikersorganisaties, ten behoeve van hun informatievoorziening. Met een IV-dienst is een gebruiker in staat geautomatiseerde gegevens te verwerken en te onsluiten. Een IT-dienst is niet tastbaar of houdbaar, in tegenstelling tot producten die na productie nog steeds houdbaar zijn.

Super user (key user)
Een gebruiker die andere gebruikers helpt en assisteert in de communicatie met de servicedesk of andere afdelingen van de functioneelbeheerorganisatie.

IT-servicemanagement
Vakgebied dat de werkwijze van IT-beheer (procesmatig) organiseert; functie binnen het IT-domein die verantwoordelijk is voor het managen van de IT-dienstverlening.

Bron: De FSM-methode - procesmatig managen van functioneel beheer, Jan van Bon & Wim Hoving