In het artikel Effectieve sturing op IT-kosten gaan Ernest-Jan Mutsaers, Sjoerd Verhoeven en Iwert Veenstra (Nolan, Norton & Co.) in op de vraag hoe IT-kosten beheerst kunnen worden door een gelaagde sturing op efficiency, volume en assortiment.

Nolan, Nortan & Co. (NNC) ontwikkelde het zgn. EVO-model voor het op een gelaagde wijze sturen op IT-kosten. 'EVO' staat hierbij voor Efficiency of supply, Volume of demand, Optimised assortment. Het model is bedoeld als oplossing voor de problematiek van stijgende IT-kosten. Deze stijging is het gevolg van drie oorzaken:

1. Complexiteit IT-omgevingen: gedateerde IT-omgevingen (legacy), complexe applicatielandschap door fusies, (deels) aan elkaar gekoppelde informatiesystemen met overlappende functionaliteiten, gefragmenteerde dataopslag en beperkte interoperabiliteit.

2. Geen gemeenschappelijk begrippenkader bij business en IT: door de verschillen in begrippenkaders van business en IT ontbreekt zicht op en overeenstemming over de IT-dienstverlening, condities, bijbehorende kosten en de wijze waarop deze kosten beïnvloed kunnen worden.

3. Kostenreductie eenzijdig belegd bij IT-organisatie: bij kostenreductie en -beheersing is een te beperkte focus op de vraagzijde, zodat met besparingen aan de aanbodzijde verbleken bij de jaarlijks toenemende vraag naar IT vanuit de business.

Het EVO-model moet zorgen voor een transparante en stuurbare IT-dienstverlening om zo de IT-kosten minimaal te beheersen en zelfs in het gunstige geval te verlagen. Binnen het model is sprake van een gelaagde sturing op IT-kosten waarbij business en IT samen optrekken, maar toch ook sprake is van duidelijk gesplitste rollen en verantwoordelijkheden 'om daadwerkelijke beïnvloeding van IT-kosten mogelijk te maken'.

Het model richt zich op 3 lagen in de sturing van de kosten:

1. Efficiency of supply: sturing op 'kosten per eenheid'.

2. Volume of demand: sturing op 'volume van de vraag'

3. Optimised assortment: sturing op 'assortiment en complexiteit'.

De belangrijkste aandachtsgebieden bij het effectief sturen op IT-kosten zijn:

1. Definiëren van heldere IT-producten en -diensten: IT stelt in overleg met de business en product- en dienstencatalogus (PDC) op, zodat de business kan bepalen welke producten, diensten en eventuele varianten in serviceniveaus zij - en in welke hoeveelheden - wil afnemen.

2. Heldere tarifering van IT-producten en -diensten: het vaststellen en het bereiken van vereenstemming over de tarifering per product/dienst en de wijze van doorbelasting.

3. Realiseren van transparantie in afname van IT-producten en -diensten: noodzakelijk om op basis van de gedefinieerde PDC en bijbehorende tarifering ook daadwerkelijk te kunnen doorbelasten.

4. Realiseren van effectieve sturing op IT-kosten: sturen op kostenbeheersing voor elk van de drie onderkende niveaus.

De sturing op IT-kosten richt zich dus op de drie categorieëen van het EVO-model: (a) bij de sturing op kosten per eenheid (als primaire verantwoordelijkheid van IT-supply) gaat het erom dat lage(re) kosten per eenheid te realiseren, (b) bij het sturen op volume van de vraag gaat het erom dat de business stuurt op (beperking van) de vraag naar IT-diensten, waarvoor inzicht nodig is in de belangrijkste veroorzakers van kosten (IT-costdrivers), bij (c) gaat het om te sturen op assortiment en complexiteit(sreductie).

De verantwoordelijkheid voor het reduceren van de complexiteit van het IT-landschap moet belegd worden op corporate-niveau. Het raakt namelijk meer dan één organisatieonderdeel en vraagt vaak om het beslechten van de spanning tussen korte en langere termijn organisatiedoelen.

Bron: Effectieve sturing op IT-kosten (Nolan, Norton & Co.), juni 2009