In een poging te komen tot een inrichtings-, organisatie-onafhankelijke indeling van de informatievoorziening ('domeinindeling'), was ik me er in eerste instantie niet van bewust dat ik bezig wat met het praktiseren van de strategische BiSL-processen: informatie lifecycle management en informatie portfoliomanagement. Hieronder een selectieve samenvatting van mijn BiSL-samenvatting en een aantal fragmenten uit het boek De functioneel beheerder en BiSL om helder te krijgen hoe een beschrijving van het opdelen van de informatievoorziening in zgn. informatiedomeinen (lees: het opstellen van een informatie-architectuur) past binnen de strategische BiSL-laag.

Binnen de strategische BiSL-processen wordt het procescluster Opstellen informatiestrategie onderscheiden. Dit procescluster heeft als doel het bepalen hoe de toekomstige informatievoorziening er uit gaat zien (waarbij de informatievoorziening op lange(re) termijn de bedrijfsprocessen optimaal blijft ondersteunen) en bestaat uit vijf processen:

1. Bepalen ketenontwikkelingen: inventariseren ontwikkelingen op het gebied van de informatie-uitwisseling met andere organisaties (keten) + het vertalen naar gevolgen voor eigen informatievoorziening.

2. Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen: inventariseren ontwikkelingen in de organisatie en de bedrijfs-processen + het vertalen naar gevolgen voor de informatievoorziening.

3. Bepalen technologie-ontwikkelingen: bepalen welke technische ontwikkelingen interessant kunnen zijn voor de organisatie en informatievoorziening.

4. Informatie lifecycle management: vaststellen van de hoofdlijnen van de (toekomstige functionaliteit van de) informatievoorziening voor een specifiek informatiedomein.

5. Informatie portfoliomanagement: zorg dragen voor een, vanuit bedrijfsbrede optiek, optimale inzet van middelen en opzet en invulling van de informatievoorziening.

Ad (4) Informatie lifecycle management

Informatie lifecycle management heeft als doel het opstellen van een strategie voor de informatievoorziening voor alle specifieke informatiedomeinen (vaak zijn deze gekoppeld aan specifieke bedrijfsprocessen). Voor elk domein wordt vastgesteld wat de behoeften voor beheer, onderhoud en vernieuwing. Bij het bepalen van de behoeften wordt aan de ene kant rekening gehouden met de ontwikkelingen op langere termijn op het vlak van: (a) de bedrijfsprocessen, (b) met de omgeving van de organisatie, en (c) met de technologie. Daarnaast wordt ook rekening gehouden met de huidige staat van de informatievoorziening per domein en de daarbinnen bestaande structurele knelpunten en problemen en het organisatiebeleid. De concrete output van dit proces bestaat uit: (i) een statusrapport (status informatievoorziening per informatiedomein), en (ii) een informatiestrategie (schetsen van toekomstige informatievoorziening + scenario’s per informatiedomein). Het proces informatie lifecycle management geeft dus invulling aan een onderdeel van het totale informatiebeleid van de organisatie, namelijk de toekomstbepaling voor de afzonderlijke onderdelen van de totale informatievoorziening.

Het proces Informatie portfoliomanagement zorgt voor de overkoepelende afstemming over het geheel van de informatievoorziening + het opstellen van een portfolio van alle IV-objecten op hoofdlijnen. Dit resulteert in drie concrete producten: (i) informatiearchitectuur (indeling/structuur informatievoorziening), (ii) informatiebeleid (beleid voor de informatievoorziening), en (iii) een portfolioplanning (incl. besluitvorming over veranderingsbehoeften).

Hét verschil tussen informatie lifecycle management en informatie portfolionmanagement is dan ook dat informatie lifecycle management zich richt op specifieke informatiedomeinen, terwijl informatie portfoliomanagement gericht is op het bepalen van de strategie voor het geheel van de informatievoorziening. De uiteindelijke output van informatie portfoliomanagement is een informatiestrategie met een beschrijving (schets) hoe de informatievoorziening er op lange termijn uit gaat zien per informatiedomein, welke stappen en activiteiten (scenario’s) nodig zijn, wat de impact is voor andere delen van de informatievoorziening (relaties) en inschatting van de kosten en baten.

De overeenkomst tussen beide processen is dat beide zich bezig houden met het opstellen van informatiebeleid. De relatie tussen deze twee ‘informatiebeleidprocessen’ is dat elke voorgestelde strategie voor de informatievoorziening van betrokken informatiedomeinen moet worden afgestemd met het grotere geheel (en dat gebeurt binnen informatie portfoliomanagement). 

Ad (5) Informatie portfoliomanagement

Het proces informatie portfoliomanagement draagt zorg voor een overkoepelende afstemming en uniformiteit over het geheel van de informatievoorziening. Het gaat hierbij om het geheel en samenhang tussen de verschillende delen van de informatievoorziening. Doel van informatie portfoliomanagement is het – vanuit bedrijfsbrede optiek – zorgen voor een optiek optimale inzet van middelen en opzet van de informatievoorziening en het afstemmen van verschillende (deel)plannen voor de toekomstige ontwikkeling van de informatievoorziening. Belangrijk hulpmiddel hierbij is het opstellen en onderhouden van een portfolio met daarin de objecten van informatievooziening op hoofdlijnen (incl. veranderingsbehoefte). Het werken met een portfolio maakt het mogelijk bedrijfsbrede en bedrijfsbreed gedragen beslissingen genomen over uit te voeren veranderingen.

Binnen informatie portfoliomanagement spelen drie hoofdonderwerpen:

(1) Structuur van de informatievoorziening
Het proces informatie portfoliomanagement houdt zich bezig met de structuur van de informatievoorziening door te bepalen op welke wijze de informatievoorziening wordt opgedeeld (in informatiedomeinen) en wat de samenhang (relaties, koppelvlakken) is tussen de verschillende delen: de zgn. informatiearchitectuur. Een informatiearchitectuur kan worden gedefinieerd als een beschrijving/visualisatie van de gehele informatievoorziening waarbij de informatievoorziening is opgedeeld in zgn. informatiedomeinen.

(2) Portfolio: het geheel aan veranderingen in de informatievoorziening
Het proces informatie portfoliomanagement houdt zich – op een overkoepelend niveau – bezig met het afstemmen van alle gewenste en voorgenomen veranderingen voor de gehele informatievoorziening en het waarborgen dat ook in de toekomst een optimale aansluiting tussen de bedrijfsprocessen en de informatievoorziening bestaat.  De kern van portfoliomanagement is het inzichtelijk krijgen van alle veranderingen en oplossingsmogelijkheden op het geheel van de informatievoorziening en het afstemmen over het gehele domein van informatievoorziening heen, welke veranderingen wel doorgezet gaan worden en welke niet.

(3) De gebruikte middelen van de informatievoorziening: standaardisatie
Het proces informatie portfoliomanagement definieert welke afspraken gemaakt worden over de inzet van ICT-hulpmiddelen. Het gaat dan over het opstellen van de infrastructuurarchitectuur en een ontwikkelarchitectuur.

Informatie portfoliomanagement resulteert - in lijn met de drie hoofdonderwerpen - in drie concrete producten:
-    Informatie-architectuur (indeling op hoofdlijnen van de informatievoorziening)
-    Informatiebeleid (beleid ten aanzien van informatievoorziening)
-    Portfolioplanning (besluitvorming grootschalige veranderingsbehoeften)

De richtinggevende processen houden zich bezig met de (middel)lange termijn: binnen deze processen wordt beschreven hoe de informatievoorziening zich de komende drie tot vijf jaar zal (moeten) ontwikkelen. Er wordt ook bepaald, hoe de organisatie van business informatiemanagement zal worden vormgegeven; dat wil zeggen wat voor ondersteuning wenselijk is en hoe dit kan worden gerealiseerd. De processen worden door de informatiemanager uitgevoerd in nauw overleg met iedereen die daarvoor nodig is: zoals business management, bedrijfs- en procesarchitecten en informatiearchitecten, want informatievoorzieningsplannen zijn afgeleid van het bedrijfsbeleid, maar ook IT-serviceverleners zijn bij het opstellen van de strategie betrokken. Meerjarenplannen worden dus gemaakt voor de informatievoorziening en voor de wijze waarop die zal worden ingericht en ondersteund.

(...)

Informatie-lifecylemanagement

Voor specifieke informatiedomeinen (gekoppeld aan bedrijfsprocessen) worden scenario's ontwikkeld. Deze scenario's geven aan hoe de huidige situatie van de informatievoorziening zich in een aantal stappen zal gaan evolueren tot de gewenste informatievoorziening en de bijbehorende systemen die zo nodig ondersteund worden door applicaties. Vanzelfsprekend zullen een globaal beeld van kosten, baten, sterkten, zwakten en ruwe planning niet mogen ontbreken. Kortom, er ontstaat een rapport voor de informatiestrategie.

Informatie-portfoliomanagement

Dit proces dient ervoor om een overkoepelend beeld te krijgen van de ontwikkelingen van de informatiedomeinen, vastgelegd in scenario's. Het resultaat is een portfolio van het geheel van de veranderingen en hun onderlinge samenhang: de portfolioplanning.

Afstemming van de afzonderlijke scenario's vindt plaats waarbij afspraken worden vastgelegd over standaarden en richtlijnen. Het informatiebeleid bevat een compleet beeld ten aanzien van de kosten en baten en bevat ook een overall-planning. Ook een informatiearchitectuur is een resultaat van dit proces.

Er is overleg tussen functioneel beheerder(s) (het uitvoerende niveau), de systeemeigenaar (het sturende niveau) en de informatiemanager (het richtinggevend niveau) over de te verwachten ontwikkelingen in de organisatie en de producten of diensten, zodat (meer-)jarenplannen voor de portfolio van systemen en onderliggende applicaties kunnen worden gemaakt en bijgesteld. Het zal duidelijk zijn, dat bij het opstellen van van de informatiestrategie overleg met de IT-serviceverleners (IT-servicemangement en Applicatiemanagement) noodzakelijk is. De behoeften van de gebruikersorganisatie zijn primair, maar de IT-serviceverleners zijn bij de realisatie betrokken.

Bron: Samenvatting BiSL (incl. mindmap) en De functioneel beheerder en BiSL, Kees Ruigrok & Ernst Bosschers