Johan op de Coul (zelfstandig organisatie-adviseur op gebied van informatievoorziening, zie http://www.opdecoul-advies.com) beschrijft in het artikel "Pro-actief beheer van de informatievoorziening" zijn visie op het (pro-actief) beheren van de informatievoorziening. Hieronder een samenvatting van zijn 'beheermodel'.

Leveren van diensten conform behoeften van de business
Op de Coul positioneert beheer binnen een klant/leverancier-relatie, waarbij de regie op de interne en/of externe leverancier (supply management) 'gevoed' moet worden vanuit de behoeften van de business (demand management). De focus van demand management ligt bij de afstemming met de business over haar behoeften en het maken van afspraken over de door de leveranciers te leveren diensten. De regie-organisatie fungeert als intermediair tussen de business (afstemmen over behoeften) en de leveranciers (inregelen en aansturen op de te leveren diensten).

Beheer van de informatevoorziening
De behoeften van de business hebben volgens Op de Coul altijd begtrekking op het verkrijgen en handhaven van een voor de business optimale informatievoorziening. Nadruk ligt hierbij op het vaststellen van de specificaties en het continu toezien en bijsturen op de kwaliteit van de informatievoorziening.

Volgens Op de Coul gaat het bij het beheer van de informatievoorziening erom de informatievoorziening te laten voldoen aan eisen van de business, zodat informatievoorziening business optimaal ondersteunt. Hierbij onderkent hij drie (sub)doelen:

1. Bewaken functionele kwaliteit (in het bijzonder functionaliteit) van systemen

2. Bewaken technische kwaliteit van systemen

3. Ondersteunende diensten (bijv. ondersteunen van gebruikers)

Op de Coul is van mening dat beheer vaak reactief wordt uitgevoerd: storigen verhelpen en alleen wijzigingen uitvoeren (adaptief onderhoud) als hiervoor een verzoek wordt ingediend. Hierdoor - aldus Op de Coul - is de ervaring vaak dat 'de kwaliteit van systemen in de loop der tijd drastisch achteruit gaat'. Hij pleit dan ook voor pro-actief beheer, gebaseerd op vijf pijlers

1. Inrichten ICT-governance (beleggen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot beheer informatievoorziening).

2. Inrichten beheerprocessen

3. Beschikbaarstellen beheer-informatie (rapportages, documentatie voor het beheren van systemen)

4. Inrichten beheerorganisatie (taken, bevoegdheden en verantwoordellijkheden toewijzen aan organisatie-eenheden en functionarissen)

5. Uitvoeren pro-actief beheer

Functionele en technische kwaliteit van informatievoorziening
Op de Coul definieert kwaliteit als de mate waarin een systeem voldoet aan de gestelde functionele en technische eisen (en wensen). Hij maakt vervolgens onderscheid tussen functionele en technische kwaliteit.

Volgens Op de Coul is functionele kwaliteit de mate waarin een systeem voldoet aan de eisen en wensen van de gebruiker voor wat betreft de geboden functionaliteit, terwijl technische kwaliteit gaat over de mate waarin een systeem voldoet aan technische eisen gesteld door gebruikers, beheerders en exploitatie.

Bij de externe functionele kwaliteit moet de functionaliteit gedefinieerd worden vanuit de behoeften van de business (bedrijfsprocessen) en staat feitelijk de vraag centraal met welke functionaliteit binnen de bedrijfsprocessen nodig is om de gebruikers optimaal te ondersteunen bij het uitvoeren van het werk. De interne functionele kwaliteit gaat over de vraag in hoeverre de gedefinieerde functionaliteit ook daadwerkelijk is geïmplementeerd door - als onderdeel van systeemontwikkeling en -onderhoud - functioneel te testen óf het systeem werkt zoals het zou moeten werken.

Het verschil tussen 'externe' en 'interne' technische kwaliteit is dat het bij de externe technische kwaliteit de (ervaring van de) gebruikersorganisatie centraal staat en bij de interne technische kwaliteit gekeken worden vanuit applicatiebeheer. Bij externe technische kwaliteit gaat het er vooral om óf gebruikers goed kunnen werken met het systeem (performance, aantal storingen). De interne technische kwaliteit gaat over de 'robuustheid' van het systeem en de onderhoudbaarheid.

Onderhoudsvormen
Bij het inrichten en uitvoeren van (pro-actief) beheer en het handhaven van de functionele en technische kwaliteit van systemen onderkend Op de Coul de onderstaande onderhoudsvormen:

Bij adaptief en perfectief functioneel onderhoud gaat het om wijzigingen die op verzoek van de business (gebruiker) worden doorgevoerd. Het gaat hierbij om onderhoud om het systeem beter te laten aansluiten op ontwikkelingen in de business, het optimaliseren van de functionaliteit of om het gebruiksgemak van het systeem te vergroten. Correctief functioneel onderhoud gaat over over het hoofd geziene functionele fouten en/of fouten in de specificaties van de functionaliteit. Bij preventief functioneel onderhoud is er nog niet direct behoefte aan nieuwe/aangepaste functionaliteit, maar wordt alvast ingespeeld op toekomstige behoeften.

Technische onderhoud richt zich op de implementatie van een systeem, waarbij het gaat om: (a) het herstellen van fouten in de implementatie (correctief), (b) het perfectioneren van de implementatie (perfectief) of (c) het voorkomen van storingen (preventief). Bij adaptief technisch onderhoud komt er een nieuwe implementatie van het systeem door vrijwillig in te willen spelen op technologische ontwikkelingen en/of danwel aanpassingen te moeten doorvoeren als gevolg van wijzigingen in de omgeving waarin het betreffende systeem draait.

Taakvelden beheer(organisatie)
Op de Coul onderscheidt vier taakvelden voor het realiseren van de verantwoordeliijkheden van een beheerorganisatie:
Gebruiksbeheer: borgen dat gebruikers het systeem correct (kunnen) gebruiken.

1. Functioneel beheer: beheren van functionaliteit van een systeem (incl. meldpunt voor wijzigingsverzoeken beslispunt over wijze waarop implementatie plaatsvindt); Op de Coul sluit aan op BiSL door te melden dat het het hier gaat om 'alle beheeractitiveiten zoals in BiSL onderkend'

2. Applicatiebeheer: realiseren van onderhoud en het - in samenwerking met exploitatie - uitvoeren van technische applicatiebeheer (bijv. het beheren van technische tabellen). Op de Coul sluit aan op ASL door te stellen dat applicatiebeheer alle activiteiten betreft zoals in ASL onderkend.

3. Technische beheer: beheren van de productie-omgeving zodat systemen voor gebruik beschikbaar zijn. De aansluiting op ITIL borgt Op de Coul door op te merken dat technische beheer alle activiteiten betreft zoals in ITIL wordne onderkend.

Bron: http://www.opdecoul-advies.com/dl/Pro-actief%20beheer%20-%20maart%202009.pdf