In zijn boek Toyota kata beschrijft Mike Rother dat Toyota het ontwikkelen van vaardigheden op het gebied van probleemoplossing en voortdurend verbeteren ziet als concurrentievoordeel van een organisatie:
Toyota ziet het permanent kunnen oplossen van problemen en verbeteren van stabiele processen al lang als een van de grote concurrentievoordelen van het bedrijf. Doordat het voltallige personeel de taak heeft om problemen op de werkvloer op te lossen, is de kracht van het intellectuele kapitaal van het bedrijf gigantisch.
Kathi Hanley
Mensen bezitten een verbazingwekkend talent om te leren, te creëren en problemen op te lossen. Dat Toyota zich continu kan verbeteren en aanpassen komt door de acties en reacties van de mensen in het bedrijf en hoe zij situaties effectief begrijpen en slimme oplossingen ontwikkelen. Toyota ziet de verbetercapaciteit van alle mensen in een organisatie als de 'kracht' van een bedrijf.
Vanuit dit oogpunt is het beter voor het aanpassingsvermogen, concurrentievermogen en voortbestaan van een organisatie om een grote groep mensene systematisch, volgens een methode, elke dag kleine verbeterstappen te laten zetten - in plaats van een kleine groep nu en dan grote projecten te laten uitvoeren.
(...)
Als een organisatie voorspoed wil door continue verbetering en evolutie zullen systematische procedures en routines - methodes - nodig zijn die onze capaciteiten kanaliseren en potentie waarmaken. Zulke routines zouden iedereen in de organisatie sturen en ondersteunen en een specifiek patroon aanreiken waarbinnen ze dingen kunnen aanvoelen, aanpassen en verbeteren.
Toyota heeft een methode, of manier, om precies dat te kunnen doen. Bij Toyota zijn verbetering en aanpassing systematisch en is de methode een fundamenteel onderdeel van elke uitgevoerde taak - geen losse toevoeging of speciaal initiatief. Iedereen bij Toyota leert op deze standaardmanier te werken en de methode wordt op vrijwel elke situatie toegepast. Dit gaat veel verder dan gewone probleemoplossingstechnieken en wordt tot een bedrijfsspecifieke gedragsroutine. Het ontwikkelen en behouden van dit gedrag in de organisatie is dus wat de taak van management definieert.
(...)
Bij nadere inspectie blijkt 'Toyota's Way', zoals de methode soms wordt genoemd, minder te worden bepaald door tools of principes dan door sets van procedurereeksen - denk- en gedragspatronen - die, wanneer ze telkens herhaald worden in het dagelijks werk, leiden tot de gewenste uitkomst. Deze patronen vormen de context waarbinnen de tools en principes van Toyota ontwikkeld worden en functioneren. Als u het succes van Toyota wilt begrijpen en misschien wel evenaren, zijn deze gedragspatronen en hoe ze onderwezen worden misschien wel het beste uitgangspunt.
Kata
In Japan worden zulke patronen en routines 'kata' (zelfstandig naamwoord) genoemd. Het woord wordt ook gebruikt voor basisbewegingen in gevechtssporten, die van generatie op generatie van meester op student worden doorgegeven. Een paar gebruikelijke vertalingen of definities zijn:
- Een manier van iets doen, een methode of routine
- Een patroon
- Een standaard bewegingsvorm
- Een vooraf gedefinieerd, of gechoreografeerde, opeenvolging van bewegingen
- De gebruikelijke procedure
- Een trainingsmethode of exercitie
Als we verder graven is er nog een definitie en vertaling van het woord:
- Een manier om twee dingen op één lijn of synchroon met elkaar te houden.
Eureka! Deze laatste definitie is specifiek interessant in het licht van de dynamische omstandigheden die om en in een bedrijf voorkomen. Het veronderstelt dat, hoewel omstandigheden altijd op onvoorspelbare manieren veranderen, een organisatie nog steeds een methode, of kata, kan hebben om daarmee om te gaan. Dit is een interessant vooruitzicht. Zo'n methode zou de organisatie verbinden met de actuele omstandigheden in de wereld, binnen de organisatie zelf en in de eigen werkprocessen, en helpen gelijke pas te houden - in harmonie te zijn - met die omstandigheden. Een belangrijk concept aan de basis van kata is dat, terwijl we vaak weinig controle kunnen uitoefenen over de realiteiten om ons heen, we toch controle kunnen uitoefenen over - of managen - hoe we met ze omgaan.
Een kata is een manier om uw gedachten en handelingen blijvend in harmonie te laten zijn met de dynamische, onvoorspelbare omstandigheden.
(...)
Het idee van gestandaardiseerde gedragsroutines wekt vaak het idee dat onze creativiteit uitgeschakeld of onze potentie beperkt wordt. Wat nou als we echter juist creatiever, slimmer, meer concurrentiegericht, minder voorspelbaar en succesvoller blijken te kunnen zijn doordat we een routine hebben die beter is in het aanboren en kanaliseren van onze persoonlijke kwaliteiten? Er zit een verschil in wat we als routine definiëren. Wat bijzonder is aan de verbeter-kata van Toyota is dat er geen vaste inhoud bepaald wordt - dat kan ook niet - omdat die elk moment en in elke situatie verschillende is. De kata beschrijft alleen de vorm die ons denken en gedrag zouden moeten aannemen wanneer we op een situatie reageren.
Bron: Toyota kata - managen naar verbetering, aanpassingsvermogen en superieure resultaten, Mike Rother
When change programs fail it is because the attempt was non-systemic. Change in performance requires a change to the system.
John Seddon
Escaping the Build Trap
A Practical Guide to Product Management, Product Strategy, and Ensuring Product Success
Melissa Perri
Bij Bol.com | Managementboek
An enterprise is a community of human beings, not a collection of 'human resources'.
Henry Mintzberg
Agile focus in besturing
Pocketguide voor executives in transformatie
Marjolijn Feringa, Jeroen Venneman
Bij Bol.com | Managementboek
The crippling disease: lack of constancy of purpose.
W. Edwards Deming
Eind jaren dertig deed een groep managers van General Motors een interessante ontdekking die de deur opende naar een verbazingwekkende doorbraak. Een van hun kaartlezers (een input device van vroegere computers) produceerde wartaal. Terwijl ze het defecte apparaat onderzochten, stuitten ze op een manier om geheime berichten te coderen. In die tijd was het een belangrijke ontdekking. Vanaf het moment dat de beruchte Duitse Enigma-codeermachine verscheen tijdens de eerste Wereldoorlog, was zowel het maken als het kraken van codes een kwestie van nationale veiligheid, iets wat het publiek mateloos intrigeerde. De GM-managers waren er algauw van overtuigd dat hun toevallig ontdekte geheimschrift niet te kraken viel. Eén man, een consultant van Western Electric die bij hen op bezoek was, sprak dat tegen. Hij nam de uitdaging aan de code te breken, werkte de hele nacht door en de volgende ochtend om drie uur was het hem gelukt. Die man was Joseph M. Juran.
Juran verwees later naar dit incident als beginpunt voor het kraken van een veel ingewikkelder code en het leveren van een van zijn belangrijkste bijdragen aan de wetenschap en het zakenleven. Als gevolg van het succes met decoderen, nodigde een GM-directeur hem uit om een onderzoek naar managementcompensatie te bekijken dat was opgezet volgens een formule die werd beschreven door de relatief onbekende Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. In de negentiende eeuw had Pareto een wiskundig model beschreven voor de inkomensverdeling in Italië: 80 procent van het land was in handen van 20 procent van de mensen. Rijkdom was niet gelijk verdeeld. Sterker nog, volgens Pareto was deze concentratie zeer voorspelbaar. Als pionier van kwaliteitscontrole en -beheer had Juran gemerkt dat een handvol mankementen het overgrote deel van de defecten veroorzaakte. Die mate van onevenredigheid leek niet alleen overeen te komen met zijn eigen ervaring. Hij vermoedde dat het zelfs een universele wetmatgheid was en dat Pareto iets had ontdekt dat wellicht veel groter was dan hij zich had kunnen voorstellen.
Toen Juran werkte aan zijn invloedrijke Quality Control Handbook, wilde hij een korte naam geven aan het concept van 'enkele essentiële en de vele onbeduidende dingen'. Een van de vele illustraties in zijn manuscript had als bijschrift 'het Paretoprincipe van onevenredige distributie'. Iemand anders zou het naar zichzelf hebben vernoemd, maar hij koos voor het Paretoprincipe.
Het blijkt dat het Paretoprincipe net zo echt is als de wet van de zwaartekracht, al zien de meeste mensen de zwaarte er niet van. Het is niet slechts een theorie, het is een aantoonbare, voorspelbare zekerheid van de natuur en een van de belangrijkste waarheden der productiviteit die ooit is ontdekt. In zijn boek The 80/20 Principle definieerde Richard Koch het als volgt: 'De 80-20-regel stelt dat een kleine groep oorzaken, input of inspanning over het algemeen leidt tot het overgrote deel van resultaten, output of beloningen.' Met andere woorden, in de wereld van succes zijn dingen niet gelijkwaardig. Een handvol oorzaken creëert de meeste resultaten. Precies de juiste input zorgt voor de meeste output. Zorgvuldige inspanning levert bijna alle beloningen op.
Pareto geeft ons een zeer duidelijke richting: de meerderheid van wat je wilt bereiken komt voort uit een handvol dingen die je doet. Uitzonderlijke resultaten worden behaald door buitenproportioneel minder handelingen dan de meeste mensen beseffen.
Bron: 1 ding, Gary Keller & Jay Papasan
To improve our methods of change, we need to understand more about what actually governs people's behavior. Deming and Juran demonstrated that people's behavior is governed by the system they work in. It was a finding which went against the accepted wisdom of their time and remains outside prevailing management thinking.
John Seddon
Why Do So Many Incompetent Men Become Leaders? (And How to Fix It)
And How to Fix It
Tomas Chamorro-Premuzic
Bij Bol.com
Smart people don't learn because they have too much invested in proving what they know and avoiding being seen as not knowing.
Chris Argyris
