Procesmanager

Definitie

Persoon die ervoor verantwoordelijk dat iedereen in het proces zich aan de afspraken houdt.

Alias: procesbewaker

Procesmanager

De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het betreffende proces. Hierbij wordt uitgegaan van de door de proceseigenaar vastgestelde eisen. kaders. randvoorwaarden en ter beschikking gestelde resources (medewerkers, middelen en applicaties).
Procesmanagement (= Business Process Management)

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesbewaker

De procesbewaker (procesmanager) is verantwoordelijk voor de operationele sturing en opvolging van het proces. Deze persoon waakt er ook over dat de procesdocumentatie geactualiseerd is (in lijn met de geldende uitvoering. Hij/zij identificeert de sterke en zwakke punten van het proces.
De procesbewaker gaat hierbij uit van de eisen, de kaders en de randvoorwaarden alsook van de middelen die door de proceseigenaar vastgesteld zijn.

De procesbewaker rapporteert op regelmatige basis aan de proceseigenaar en formuleert verbetervoorstellen.

Bron: https://www.saxion.nl/binaries/content/assets/onderzoek/meer-onderzoek/vernieuwingsonderwijs/zelfgestuurd-leren-en-het-opleiden-van...-kb-2019-7-07.pdf

Proceseigenaar

Definitie

...

Alias:

Zie ook:

• Proceseigenaarschap volgens Bert Teeuwen
• Proceseigenaarschap volgens Jan van der Kuil

Proceseigenaar

De persoon die verantwoordelijk is voor het vaststellen van de prestatie-indicatoren en het invullen van de kaders en randvoorwaarden waarbinnen een proces moet worden uitgevoerd.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Proceseigenaar

Persoon die de verantwoordelijkheid neemt voor de juiste afhandeling van een proces.

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Proceseigenaar

De eindverantwoordelijkheid van de processen ligt bij de proceseigenaar of procesverantwoordelijke. Hij is verantwoordelijk voor het behalen van de procesdoelstellingen. Hij is verantwoordelijk dat het proces verloopt conform de regelgeving.
Het is de persoon die de eisen (doelstellingen, indicatoren, streefwaarden) vaststelt waaraan het proces moet voldoen en die erop toeziet dat de prestaties van de uitvoering regelmatig worden geëvalueerd. Hij valideert de procesinrichting en -documentatie en beslist over verbetervoorstellen.
Deze persoon is ook verantwoordelijk voor het invullen van de kaders en de randvoorwaarden waarbinnen het proces moet worden uitgevoerd. Hij stelt de nodige middelen ter beschikking.
De proceseigenaar moet dus over de nodige beslissingsmacht beschikken om zijn rol te kunnen opnemen.

Een proceseigenaar kan verantwoordelijk zijn voor een proces dat over verschillende afdelingen loopt.

Bron: https://kompy.info/sjabloon-procesananlyse-conform-kompas-0-documenteigenschappen.html

Procesdenken

Definitie

...

Alias: procesmatig werken, procesgerichte benadering

Procesdenken

De vaardigheid om de eigen werkzaamheden te beschouwen in relatie tot de processen, alsmede het vermogen de organisatie te beschouwen als een verzameling van processen. Als bij dit procesdenken de klant centraal staat, zijn niet langer activiteiten of afdelingen bepalend maar processen gericht op de wensen van de klant, met als doel de klant optimaal te bedienen.

Procesgericht organiseren

Het zodanig inrichten van uit te voeren werkzaamheden en het beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, dat de sturing van de uitvoering via processen kan plaatsvinden. De operationele aansturing van de medewerkers vindt plaats door de manager die verantwoordelijk is gesteld voor de uitvoering van het proces.

Procesgericht sturen

Het inrichten. plannen. beheersen, rapporteren en verbeteren van de uitvoering van de processen die binnen de organisatie worden onderscheiden om de doelstellingen te realiseren.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Wat is procesmatig werken?

Hoewel elke organisatie is opgericht om activiteiten uit te voeren en deze activiteiten dus onderdeel vormen van processen, is bij de inrichting van organisaties te zien dat hier niet altijd rekening mee wordt gehouden. Organisaties zijn vaak ingericht in afdelingen in plaats van in processen.

(...)

Als  een  organisatie  de  optimalisatie  van  het  proces  centraal  stelt,  dan  zal  zij  eerder  kiezen om het proces als uitgangspunt te nemen voor de inrichting van haar organisa­tie. Alle deelnemers aan het proces zijn mede verantwoordelijk voor een goed eindresul­taat.  De  samenhang  van  alle  activiteiten  in  het  proces  is  continu  in  beeld.  Er  is  één  procesmanager eindverantwoordelijk voor het eindresultaat. Als er ergens in het begin van een proces iets wordt gewijzigd, dan wordt met elkaar, haast als vanzelfsprekend, eerst bekeken welke consequenties dat heeft verderop in het proces. De optimalisatie van het proces staat centraal.

Bron: Procesmanagement in de praktijk - beschrijven, besturen, analyseren en verbeteren, Hugo Hendriks

Procesgerichte aanpak

Bij procesmanagement wordt een procesgerichte aanpak gehanteerd. Het proces staat daarbij centraal. Alle aspecten die bij het proces van belang zijn worden in beschouwing genomen. Processen bestaan uit activiteiten en beslissingen, waarbij inputs verwerkt worden tot outputs in de vorm van producten en diensten, die uitgevoerd worden door mensen met functies, rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met gebruikmaking van middelen als informatiesystemen, formulieren, documenten, en dergelijke en die moeten voldoen aan bedrijfsdoelstellingen, prestatiecriteria, kwaliteitsregels, wetten, enz. Het is dus ook een integrale aanpak. Integratie van bedrijfsprocessen, niet alleen intern over afdelingen heen, maar ook met andere organisaties in de keten, is nodig om efficiënter te presteren en de service aan de klant te verbeteren.

Bron: https://www.mavim.com/nl/inspiratie/artikelen/de-zin-en-onzin-van-procesbeschrijvingen

Procesbeheersing

Definitie

...

Alias:

Procesbeheersing

Het zorgdragen dat de uitvoering van processen conform de vastgestelde eisen verloopt. Dit betreft het optimaal toewijzen van beschikbare resources (medewerkers, middelen en applicaties) en bijsturen als blijkt dat de gewenste resultaten (normen) anders niet worden gerealiseerd.

Procesmonitoring

Het bewaken van het verloop en de resultaten van een proces met als doel het kunnen bijsturen van het proces in de gewenste richting.

Proces-indicator (PI)

Een meetbare grootheid die inzicht verschaft in het verloop van een proces en derhalve gericht is op de uitvoering van de handelingen binnen een proces.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesbeheersing

In een operationeel proces ingebouwde activiteiten t.b.v. het sturen op prestatie-eisen (en eventueel inrichtingseisen) aan dat proces.

Bron: Grip op processen in organisaties, Gerrit-Jan Obers & Ko Achterberg

Procesbeheer

Definitie

...

Alias:

Procesbeheer

Het zorgdragen dat processen kunnen (blijven) presteren conform de vastgestelde eisen (Pl's), zodat de vastgestelde situatie overeen blijft stemmen met de operationele situatie en permanent aandacht wordt gegeven aan het creëren en realiseren van verbetervoorstellen voor de operationele situatie. Procesbeheer heeft tot doel de huidige situatie optimaal te laten functioneren. Procesbeheer heeft tot taakstelling het verschil tussen de operationele uitvoering en de formeel vastgestelde werkwijze zo klein mogelijk te houden door verschillen te signaleren en verbeteringen voor te stellen.

Procesbeheerder

De persoon die ervoor zorgdraagt dat (delen van) het beheer conform plan en/of afspraken met de procesverantwoordelijke managers wordt uitgevoerd.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procedure

Definitie

...

Alias:

Procesaudit

Een onafhankelijk onderzoek naar de uitvoering van de processen. Een audit kan verschillende doelen beogen: kwaliteit van de uitvoering, onderzoek naar de mate waarin het beschreven proces wordt gevolgd, beoordeling van het procesverloop. Het resultaat is de vaststelling van concrete knelpunten, tekortkomingen en aanbevelingen voor structurele oplossingen en maatregelen.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesarchitectuur

Definitie

...

Alias:

Zie ook:

• Bedrijfsproces-architectuur volgens Dijkman, Vanderfeesten & Reijers
• Procesarchitectuur als veranderinstrument (boekentip)
• Procesarchitectuur volgens GEMMA (1)
• Procesarchitectuur volgens GEMMA (2)
• Procesarchitectuur volgens GEMMA (3)
• Procesarchitectuur volgens Van de Wetering en Van der Zaal (1)
• Procesarchitectuur volgens Van de Wetering en Van der Zaal (2)

Procesarchitect

Belangenbehartiger van een opdrachtgever,die een goed ontwerp van processen verzorgt, en namens de opdrachtgever de realisatie van een procesverandering begeleidt.

Procesarchitectuur

Discipline van het ontwerpen in implementeren van processen, met de bedoeling om orgamsanedoelen te realiseren een computerprogramma. dat als server in een netwerk werk kan dtstnbueren, bewaken en loon.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Procesarchitect

De persoon die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, beheren en uitdragen van de procesarchitectuur. De procesarchitect signaleert afwijkingen in de praktijk, heeft een adviserende rol bij strategievorming en adviseert procesontwerpers bij het toepassen van de ontwerpkaders.

Procesarchitectuur

Het consistente geheel van principes en ontwerpkaders dat richting geeft aan het ontwerp van de besturing en uitvoering van processen. Een procesarchitectuur geeft door middel van principes en ontwerpkaders structuur aan de inrichting van processen. Daarnaast geeft ze de samenhang weer tussen de processen onderling en met haar omgeving binnen de de bedrijfsarchitectuur, zoals producten/diensten, de organisatie en de informatievoorziening. De principes bepalen de structurering van het aandachtsgebied processen en daarmee de processen die worden onderscheiden. De ontwerpkaders bepalen het ontwerp en daarmee de inrichting van de onderscheiden processen.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesarchitectuur

De fundamentele organisatie van een bedrijf of organisatie die tot uitdrukking komt in de processen, in hoe deze procesketens vormen en producten/diensten leveren aan elkaar en aan de omgeving, en in de principes die het (detail)ontwerp en de ontwikkeling van de organisatie sturen.

Procesarchitectuurbeschrijving

Beschrijving (het model) van de procesarchitectuur van (een deel van) de organisatie.

Procesarchitectuurontwerp

Ontwerp van de procesarchitectuur voor (een deel van) de organisatie.

Proces Architectuur Model (PAM)

Model waarin we de niveaus van procesmatig kijken hebben weergegeven. Het doel van dit model is heldere taalafspraken te maken omtrent processen (ooit bedacht door Stef Joosten).

Bron: Grip op processen in organisaties, Gerrit-Jan Obers & Ko Achterberg

Een procesarchitectuur geeft door middel van principes (Van de Wetering en Van der Zaal, 2007) en ontwerpkaders structuur aan de afbakening en inrichting van processen. De principes bepalen de structurering van het aandachtsgebied processen en daarmee de processen die worden onderscheiden. De ontwerpkaders bepalen het ontwerp en daarmee de inrichting van de onderscheiden processen zodat: de gewenste resultaten van het proces kunnen worden gerealiseerd; de risico's afdoende worden beheerst; processen aansluiten bij de inrichting van de sturing (het besturingsmodel) van het bedrijf. In dit boek wordt procesarchitectuur als volgt omschreven: De procesarchitectuur is het consistente geheel van principes en ontwerpkaders dat richting geeft aan het ontwerp van de besturing en uitvoering van processen.

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesarchitectuur

Consistente set van principes, modellen en uitgangspunten die richting geven aan ontwerp, realisatie en beheer van bedrijfsprocessen.

De fundamentele organisatie van een bedrijf of organisatie die tot uitdrukking komt in de processen, in hoe deze procesketens vormen en producten/diensten leveren aan elkaar en aan de omgeving, en in de principes die het (detail)ontwerp en de ontwikkeling van de organisatie sturen.

Procesanalyse

Definitie

Onderzoek naar de werking en eigenschappen van een proces om inzicht te krijgen in kenmerken, prestaties en verbetermogelijkheden.

Alias:

Procesanalist

De persoon die zich bezighoudt met het modelleren, analyseren en beschrijven van processen.

Procesanalyse

Het aan de hand van een procesmodel in kaart brengen en beoordelen van kwalitatieve en/of kwantitatieve prestaties in een bedrijfsproces.
Vaak wordt de proces-analyse samengevat in knel- en verbeterpunten en uitgedrukt in prestatie-indicatoren, als kwaliteitsbeleving van klant, leverancier of medewerker, doorlooptijd, wachttijd, bezettingsgraad, opbrengst en kritieke paden.

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Processen volgens Tolsma & De wit

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesanalyse

Onderzoek naar de werking en eigenschappen van een proces om inzicht te krijgen in mogelijke gebreken en de oorzaken daarvan.

Bron: Grip op processen in organisaties, Gerrit-Jan Obers & Ko Achterberg

Business Process Management

Definitie

Resultaatgebied dat gaat over het maximaal bijdragen van bedrijfsprocessen aan het organisatierendement. Te realiseren door: het minimaliseren van kosten en het maximaliseren van doelgerichtheid in activiteiten binnen bedrijfsprocessen.

Managementbenadering waarin processen leidend zijn voor het richten van de organisatie op doelstellingen, het optimaal inrichten van de organisatie en het sturing geven aan de uitvoering teneinde de doelstellingen te realiseren.

Het identificeren, ontwerpen, inrichten, besturen, beheersen, verbeteren en vernieuwen van bedrijfsprocessen. De kern van procesmanagement is het sturen op resultaten. Het werken met processen is een belangrijke voorwaarde om kwaliteit en (lever-)betrouwbaarheid te kunnen garanderen. Adequaat procesmanagement waarborgt dat er niets wordt vergeten.

Alias: BPM

Zie ook:

• BPM volgens Tolsma en De Wit (1)
• BPM volgens Tolsma en De Wit (2)
• Procesmanagement volgens Kees Tillema
• Procesmanagement volgens Hans van Krevel (citaat)
• Procesmanagement volgens Florian Hoornaar
• Resultaatgericht procesmanagement volgens Eric Thomas (citaat)
• Processen en procesmanagement volgens Petra
• Effectief procesmanagement (boekentip)
• Het procesmanagement modellenboek (boekentip)
• Basisboek Procesmanagement (boekentip)
• Procesmanagement in de praktijk (boekentip)

Business Process Management (BPM)

Het (kunnen) beheersen, beïnvloeden, controleren en voorspelbaar maken van processen. BPM draagt er zorg voor dat de inrichting van de processen continu wordt verbeterd en de uitvoering voldoet aan de gestelde eisen.

Bron: Effectief procesmanagement, Jos Tolsma & Dirk de Wit

Procesmanagement

Managementbenadering waarin processen leidend zijn voor het richten van de organisatie op doelstellingen, het optimaal inrichten van de organisatie en het sturing geven aan de uitvoering teneinde de doelstellingen te realiseren. Als synoniem wordt soms BPM gebruikt, al heeft dit laatste voor sommigen een connotatie met software.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Wat is procesmanagement?

Centraal in [definities van procesmanagement] staan het beheersen en beïnvloeden van processen. De reden waarom dat gebeurt, is omdat een organisatie haar doelen wil realiseren. Dit boek han­teert  daarom  de volgende definitie:  ‘Procesmanagement is een systematische en beheerste beïnvloeding van processen om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd.’

Dit betekent wel dat de processen een bekend verloop hebben (processen beschrijven), dat de doelen bekend zijn (processen besturen), dat bewaakt wordt of de processen ook juist  verlopen  (processen  analyseren)  en  dat  processen  worden  bijgestuurd  wanneer  nodig (processen verbeteren). Daarmee ontstaat de PDCA­-cyclus ... :
– plan: processen beschrijven;
– do: processen besturen;
– check: processen analyseren;
– act: processen verbeteren.

Procesmanagement

Systematische en beheerste beïnvloeding van processen om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd

Het toepassen van procesmanagement houdt in dat je praktische instrumenten en methoden inzet om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd.

Bron: Procesmanagement in de praktijk - beschrijven, besturen, analyseren en verbeteren, Hugo Hendriks

Procesmanagement

Het identificeren, ontwerpen, inrichten, besturen, beheersen, verbeteren en vernieuwen van bedrijfsprocessen. De kern van procesmanagement is het
sturen op resultaten. Het werken met processen is een belangrijke voorwaarde om kwaliteit en (lever-)betrouwbaarheid te kunnen garanderen.
Adequaat procesmanagement waarborgt dat er niets wordt vergeten.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

Business Process Management

Een bedrijfsproces is een verzameling activiteiten (taken) die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd en ~en een product of dienst verwezenlijkt. Eén of meer activiteiten worden doorgaans de verantwoordelijkheid van een medewerker of partner. Aan het organiseren en optimaliseren van dit proces moet continu aandacht geschonken worden om concurrerend te kunnen blijven werken. Dit is het aandachtsgebied van Business Process Management. Een beter beheer van het proces leidt vaak tot snellere doorlooptijden, lagere kosten (verbetering efficiëntie) en meer inzicht in wat men doet (transparantie).

Processen zijn de meest zichtbare elementen in een bedrijfssysteem omdat processen ervoor zorgen dat er gedaan wordt wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld 'het registreren van een order'. Processen zorgen ervoor dat er iets wordt uitgevoerd. Dat verklaart de enorme aandacht voor processen en het organiseren van processen. Een proces wordt uitgevoerd 'volgens de regels' en processen kunnen ook door regels worden bepaald. Er zijn drie belangrijke relaties tussen bedrijfsregels en processen.

• Regels als hulpmiddel van processen: Regels kunnen aangeven hoe een bepaalde activiteit uitgevoerd moet worden en kunnen in dat opzicht gezien worden als een verdieping van het proces. Deze gedachtegang is terug te vinden in de literatuur over processen (zoals Burlton, 2001) waarin regels en richtlijnen, naast de benodigde fysieke hulpmiddelen en gegevens, gezien worden als benodigdheden om een proces uit te kunnen voeren (figuur 3).
• Procesregels: Regels kunnen ook beperkingen opleggen aan het proces zeil, waardoor het proces een implementatie van die regels wordt. Dit worden vaak 'procesregels' genoemd. Een typisch voorbeeld gaat over de doorlooptijd van een aanvraag: 'Een aanvraag moet binnen drie weken na ontvangst verwerkt zijn.' Een vooraf uitgewerkte processtroom ten behoeve van de executie door een RPM engine vormt oen mogelijke implementatievorm van dergelijke regels. Een alternatieve implementatiewijze vormt dynamische opbouw van het proces op basis van de procesregels door een rule engine. Gartner identificeert dit als Dynamic BPM.
• Beslispunten in het werkproces: Ten slotte is het ook mogelijk regels als een procedure uit te werken in een workflowdiagram. Het werkproces is dan een communicatievorm voor de regels en de regels komen typisch terecht in de condities van beslispunten (ruit) van een werkproces. De ervaring leert dat deze werkwijze vastloopt als de complexiteit groot wordt door talrijke beslispunten: in een dergelijk geval helpt het de regels te scheiden van de processen. Dr regels kunnen dan veranderen zonder dat de processtroom hoeft te veranderen en vice versa. Bedrijfsregels bepalen het bedrijfsproces en zijn er dus niet afhankelijk van. Dat kan al voldoende reden zijn oen processen en regels ook los van elkaar te beheren.

Business Process Management (BPM)

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Procesmanagement

Voor elk proces, of het nu een bedrijfsproces, hoofd- of subproces is, is de beschrijving ervan hetzelfde. Alleen de plaats in de organisatie is anders.

De beschrijving is opgebouwd uit:

1. Stuurinformatie

2. Output

3. Activiteiten

4. Resources

5. Input

Ad 1. Stuurinformatie

Stuurinformatie is nodig om het proces te sturen. Welk doel beoogt het proces, wat zijn de normen waarbinnen het resultaat mag worden gerealiseerd en wat zorgt dat het proces gaat lopen? Het doel van het proces moet in lijn liggen met de doelstellingen die de onderneming zich gesteld heeft en vastliggen in kritieke succesfactoren en de prestatie-indicatoren.

Ad 2. Output

Hier wordt beschreven welke output wordt verwacht van dit proces. De resultaten die gerealiseerd zijn, moeten binnen de normen vallen die voor deze output zijn gesteld. Valt het resultaat erbuiten dan wordt de output afgekeurd. De output die hier wordt gerealiseerd is voor klanten. Elke klant heeft zijn specifieke eisen en er moet bekend zijn welke output voor welke klanten bestemd is. Alle processen hebben te maken met klanten. In bepaalde situaties gaat het echte niet om een externe klant maar om een interne klant.

Ad 3. Activiteiten

Om de output te maken binnen de gestelde eisen van de input worden activiteiten uitgevoerd. Hier wordt beschreven welke activiteiten dit zijn en op welke wijze deze moeten worden uitgevoerd. De uitdaging is om op dit punt de juiste diepgang te vinden. Met te veel diepgang wordt het onoverzichtelijk en is de beschrijving niet meer up-to-date te houden en te weinig diepgang leidt tot fouten. De kritische activiteiten worden beschreven: die activiteiten die ervoor zorgen dat er geen fouten worden gemaakt. ... Op basis van de beschreven activiteiten moet iedereen het verloop van het proces kunnen volgen.

Ad 4. Resources

Bij de resources wordt beschreven welke machines, huisvesting, materiaal, ICT-systemen nodig zijn om de activiteiten van het proces te kunnen uitvoeren. Aparte aandacht verdient de menselijke resource. De toewijzing op basis van het competentieprofiel van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is een van de belangrijkste onderwerpen die beschreven moeten worden. Hierbij is de RASCI-methode heel goed bruikbaar.

Ad 5. Input

Voor elk proces in input nodig. Deze input komt uit een voorgaand proces. Dit proces kan zich binnen de eigen organisatie afspelen, wanneer bijvoorbeeld een papierrol aan de nabewerking wordt geleverd, maar kan ook extern zijn wanneer er grondstoffen of hulpmaterialen van een levarancier komen. In beide situaties moet de input voldoen aan eerder vastgestelde normen.

Bron: Klantgericht organiseren, Els Meertens & Marijn Mulders

Workflowmanagementsysteem (WFMS)

Definitie

...

Alias: werkstroombesturingssysteem

Workflow management

Aanpak van het verdelen van werk, management waarbij taken door een automaat (de procesmotor, ofwel workflow engine) worden verdeeld op basis van expliciete bedrijfsprocesdefinities, die in samenhang beschikbaar zijn in de vorm van een model van de werkzaamheden (het workflowmodel),

Workflowmodel

Model van een procedure op basis waarvan een procesmotor de besturing en bewaking van zaken regelt. Voor elke procedure, die door workflow management wordt bestuurd. is er een workflowmodel.

Workflowsysteem

Geheel van software componenten dat workflow management realiseert (Hieronder vallen de workflow client, de workflow engine, de procesdefinitie dient, en de beheersomgeving. Hieronder vallen niet de applicaties, die informatie aanleveren aan of afnemen van de workflow componenten.) uk een concreet geval, dat afgewikkeld wordt L volgens een bepaalde procedure.

Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.

Werkstroombesturing (Wfm/Workflowmanagement)

Sturen van het werk dat verschillende mensen achtereenvolgens moeten uitvoeren

Bron: Uw bedrijf geregeld met Business Rule Management, Alcedo Coenen, Leo Hermans, Matthijs van Roosmalen & Silvie Spreeuwenberg

Workflow management

Workflow management (werkstroombesturing) is voor administratieve processen wat logistiek is voor de fysieke goederenstroom. Zoals logistiek ervoor zorgt dat de juiste goederen op het juiste tijdstip op de juiste plaats zijn, zorgt workflow management (WFM) ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon of het juiste bedieningsstation is. Workflow management kunnen we dus omschrijven als 'administratieve logistiek'. Bij fysieke logistiek ligt de nadruk op planning en transport van de goederen en niet op de bewerkingen die worden ondergaan. Analoog hieraan ligt bij WFM de nadruk op planning en transport van informatie en niet op de informatieverwerking zelf (dit gebeurt door gespecialiseerde systemen).

De belangrijkste functies van workflow management zijn:

• routing van werkobjecten (bijvoorbeeld een order, klantvraag of document) door de organisatie, inclusief het maken van routekeuzes en het stellen van prioriteiten waar dat nodig is;

• toewijzing van taken in het proces aan medewerkers, op basis van beschikbaarheid en gewenste vaardigheden;

• bewaken van de procesvoortgang met het oog op de gestelde proces doelen (performance-criteria) en prioriteiten;

• signaleren van afwijkingen en afhandelen van uitzonderingssituaties in de normale procesgang;

• leveren van stuurinformatie voor optimalisering van het proces.

Voor het toegankelijk maken van workflow management via het internet of intranet, tot slot, moet een workflow-managementsysteem (WFMS) 'internet-enabled' zijn. De meest gebruikte workflowmanagementsystemen voorzien daar inmiddels in. Een extra complicatie ontstaat als de workflow ook buiten de eigen organisatie moet worden bestuurd, met partners in een totale bedrijfsketen ('extended WFM'). Weliswaar wordt er hard gewerkt aan workflowstandaarden die uitwisseling van gegevens tussen verschillende WFMS's mogelijk moet maken maar dat is nog geen gemeengoed.

Bron: Adviesvaardigheden en bedrijfsprocessen - C.G. Bakker & J. van Maarschalkerwaart