Lean is about leading from the ground up, not top-down decision-making.

Daniel T. Jones

In het boek Operational Excellence - Van industrie tot dienstverlening beschrijft Marcel van Assen het Lean-begrip: 'Kaizen':

Essentie & doel

Kaizen is in het Japans een samenvoeging van de oworden 'veranderen' en 'goed', ofwel 'verandering (kai) om goed te worden (zen)'. Het is het Japanse managementconcept van continu verbeteren. Daarbij maken we onderscheid tussen kleine en grote verbeteringen. Kleine verbeteringen zijn verbeteringen op de werkvloer die ontdekt en ingevoerd worden door de medewerkers zelf (eventueel ondersteund door een teamleider of coach). Het betreft dan vooral kleine aanpassingen in de werkwijze, de layout of gereedschappen. Zo'n korte verbeterworkshop op de werkvloer wordt een Kaizen-blitz genoemd. Grote verbeteringen worden vaak ontwikkeld en voorbereid buiten de lijn tijdens een meerdaagse verbeterworkshop, die vaak wordt begeleid door een externe professional: de Kaizen-event. Het centrale element in alle verbeterworkshops is de Plan-Do-Chech-Act-cyclus van Deming.

(...)

Inhoud & uitvoering

De basis van Kaizen is het Gemba- of TPS-huis, waarbij standaardisatie en eleminatie van verspilling (muda) de belangrijkste doelstellingen zijn. De stappen die doorlopen worden in een Kaizen-workshop zijn (in analogie met de PDCA-cyclus):

(1) Definieer het echte probleem (Genbutsu) en de verbeterdoelstelling

(2) Analyseer de feiten (Genjitsu), meestal via een oorzaak-en-gevolgdiagram

(3) Genereer de mogelijke oplossingen en prioriteer

(4) Plan de uitvoering/implementatie.

(5) Implementeer de oplossing

(6) Check of de oplossing werkt en borg

Aandachspunten & bruikbaarheid

Oorspronkelijk werd Kaizen vooral gezien als een filosofie van continu verbeteren; tegenwoordig wordt het steeds meer ingezet in de vorm van kleine verbeterworkshops (Kaizen-blitz, van een paar uur tot een dag) of grote verbeterworkshops (Kaizen-evens van enkele dagen, vaak georganiseerd als een externe workshop inclusief training in de gebruikte formats). Kaizens kunnen als een eenmalige, losstaande verbetering worden ingezet, zonder deel uit te maken van een groter verbetertraject; voor grotere Kaizen-evensts zijn een strategische leidraad en managementondersteuning essentieel.

De kracht van Kaizen ligt in het betrekken van medewerkers bij continu verbeteren zodat praktische kennis van de werkvloer wordt gebruikt in de PDCA-cyclus. Dit vergroot het draagvlak (op de implementatie) van de oplossing. Om voortdurend verbeteren in het DNA van de organisatie te krijgen, ofwel ingebed te krijgen in de cultuur, is het van belang om een verbetertaal te ontwikkelen; een organisatiespecifieke standaard-verbetermethode en -formats. Daarnaast moet het proces van verbeteren worden bewaakt door speciale coaches. Die coaches worden vaak vanuit de organisatie gerekruteerd en vormen een schakel in de carrièreplanning van (middel)managers en andere high-potentials. Om het verbeterproces te (kunnen) faciliteren wordt vaak gebruik gemaakt van de A3-methode.

Operational Excellence - Van industrie tot dienstverlening, Marcel van Assen

Functions and jobs represent non-value added cost until they are linked to primary processes that add value to customers.

Geary Rummler

In het boek Kostbaar misverstand - van training naar business improvement beschrijven Jos Arets & Vivian Heijnen het prestatiemanagement-model van Thomas Gilbert (1996):

De prestatieparadox

De prestatieparadox ontstaat doordat de manager wél een betere prestatie eist, maar hij níet de interventie kiest waarmee de werkelijke oorzaak van het prestatieprobleem wordt bestreden. Het gevolg is dat de prestatie niet, of uitsluitend toevallig, wordt verbeterd. Niet de oorzaak bestrijden en toch resultaten verwachten ... dat is de kern van de prestatieparadox.

De prestatieparadox wordt onder meer veroorzaakt door:

• de diplomajacht
• de opleidingsreflex
• de druk op de manager om de prestaties van de organisatie te verbeteren
• het principe van 'in oplossingen denken'

Bron: Kostbaar misverstand - van training naar business improvement, Jos Arets & Vivian Heijnen

Operational Excellence in klassieke zin is een van de drie te kiezen strategieën uit het model van Tracey en Wiersema, te weten Operational Excellence, Customer Intimacy en Product Leadership. Basisgedachte is dat je als organisatie moet kiezen op welk vlak je wil uitblinken. Operational Excellence is in deze definitie een strategie van zo goedkoop mogelijk je product of dienst aan je klant of eindgebruiker leveren en daarmee is de kous af. In het verlengde hiervan is de vaak verkeerd geïnterpreteerde term Lean (and mean) een logisch onderdeel van Operational Excellence. Lean wordt dan ten onrechte gezien als filosofie waarbij alleen maar zoveel mogelijk niet waarde toevoegende activiteiten moeten worden geëlimineerd om daarmee een slanke organisatie te krijgen. Schrappen om kosten te besparen en zo de strategie Operational Excellence na te streven. Dit echter niet de basis van Lean noch van Operational Excellence.

(.....)

In het boek “Operational Excellence nieuwe stijl” nemen de auteurs, Marcel van Assen, Roel Notermans en ondergetekende, afstand van zowel het model van Tracey en Wiersema als van de daarin gehanteerde definitie. Wij zijn ervan overtuigd dat je in deze tijd niet meer kunt kiezen uit één van deze strategieën, maar dat je zowel uitstekende service en klantinteractie moet bieden (Customer Intimacy), voortdurend bezig moet zijn met productvernieuwing (Product Leadership) en een operationeel excellent voortbrengingsproces moet hebben, ongeacht je positionering in de markt. Met andere woorden, bedrijven die opereren aan de onderkant van een markt, zijn niet perse operationeel excellent en omgekeerd bedrijven die in het hogere segment van een markt opereren kunnen wel degelijk operationeel excellent zijn. Operational Excellence draait volgens ons dus niet om zo goedkoop mogelijk, maar om zo goed mogelijk.

Operational excellence betekent dat je weet wat een klant / eindgebruiker wil en dat je die behoefte zo goed mogelijk (of net nog iets beter) kunt vervullen. Maar hoe doe je dat? Hier spreekt enerzijds de ingenieur die een optimaal proces wil bouwen waarbij het juiste product of de juiste dienst, op het juiste moment, met zo min mogelijk inspanning van een organisatie aan de klant  / eindgebruiker geleverd kan worden. De elementen die in hun onderlinge samenhang moeten worden geoptimaliseerd zijn (1) de organisatiedoelstellingen, (2) de producten of diensten die de organisatie levert, (3) het voortbrengingsproces, (4) de logistiek en personele besturing ervan, (5) de organisatorische verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en (6) de benodigde middelen.

Bron: Operational Excellence – wat is dat nou eigenlijk?, Joes Wigman

Progress in understanding requires that we challenge basic assumptions about how the world is and why it is that way.

Eliyahu M. Goldratt

Kind words do not cost much. Yet they accomplish much.

Blaise Pascal

In het boek Kostbaar misverstand - van training naar business improvement beschrijven Jos Arets & Vivian Heijnen het negenveldenmodel van Rummler (1995):

De samenhang tussen organisaties, processen en professionals

In het negenveldenmodel van Rummler (1995) is de samenhang te zien tussen organisatie, processen en professionals (teams). In deze negen velden zijn de drie prestatieniveaus in samenhang gebracht met de prestatiebehoeften van de organisatie. Deze behoeften verwijzen naar de effectiviteit van de organisatie:

• Doelen: op ieder prestatieniveau (organisatie, processen en professionals) is het nodig doelen te formuleren, die zijn afgeleid van de behoeften van de klanten in termen van service, kwaliteit, kwantiteit, kosten en dergelijke.
• Ontwerp: om de vereiste organisatieresultaten te behalen, moet op alle drie de niveaus een functioneel ontwerp worden gemaakt.
• Management: sturing van de organisatie, de processen en de professionals is noodzakelijk om de gewenste output te halen.

Bron: Kostbaar misverstand - van training naar business improvement, Jos Arets & Vivian Heijnen

In het boek Kostbaar misverstand - van training naar business improvement beschrijven Jos Arets & Vivian Heijnen het prestatiemanagement-model van Thomas Gilbert (1996):

Thomas Gilbert (1996) heeft een model ontwikkeld met zes factoren die de prestaties van organisaties positief of negatief beïnvloeden. De drie factoren in de bovenste rij beschouwt Gilbert als externe factoren of omgevingsfactoren (het gaat om de werkomgeving); deze vallen dus buiten de invloed van de professional. Deze omgevingsfactoren sturen het gedrag van de professionals binnen de organisaties. Dat is logisch. Iedere professional is afhankelijk van fysieke middelen om te kunnen presteren, en de structuur is van belang, evenals de ondersteunend processen en de beschikbare informatie over de voortgang van de geleverde prestaties.

Gilbert ziet de factoren in de onderste rij als interpersoonlijke factoren, die de professional zelf kan beïnvloeden.

(...)

Vraagtekens bij de inzet van trainingen

Organisaties kunnen hun prestatie op basis van de uitkomsten van het onderzoek van Stolovitch in 75 procent van de organisatie-problemen alleen fundamenteel verbeteren door de oorzaken in de (werk)omgeving te bestrijden. En dat gaat dus verder dan de inzet van training of coaching. Toch blijkt dat in de praktijk dat veel managers (en hr-professionals) denken dat problemen in organisaties overwegend worden veroorzaakt door attitudeproblemen, te weinig kennis en/of een gebrek aan vaardigheden. Kortom: door competentieproblemen bij professionals. Dat is een belangrijk reden waarom trainingen en coaching zo massaal worden ingezet om de prestaties van organisaties te verbeteren.

Uit onderzoek blijkt dat circa 80 procent van de prestatieproblemen niet wordt veroorzaakt door een tekort aan competenties van de professional: Dean e.a. (1996), Deming (1996), Harless (1989), Elliot (2007), Piskurich (2002), Rummler (2004), Willmore (2004). Met andere woorden: de invloed van (werk)omgeving op de prestaties van professionals wordt onderschat en tegelijkertijd overschat men de mogelijkheden om via competentieontwikkeling de prestaties van professionals positief te beïnvloeden. Kortom: als de belangrijkste oorzaken van performanceblokkades zijn factoren in de omgeving. En dat terwijl in verreweg de meeste gevallen oplossingen worden geselecteerd op het niveau van de professional(s), waaronder training. Dat leidt niet tot organisatieresultaten als de oorzaken niet in de professionals maar in de (werk)omgeving liggen.

Bron: Kostbaar misverstand - van training naar business improvement, Jos Arets & Vivian Heijnen

The problem with transformation is never a lack of ideas; it’s a lack of a change in behavior

Barry O'Reilly