In het boek Prestatiemanagement stelt Robert Bacal dat als je met prestatiemanagement maximale resultaten wilt behalen, je het moet zien als een systeem dat werkzaam is binnen een groter systeem:

Prestatiemanagement is een systeem dat verbonden moet zijn met andere delen van het grote systeem, dat wil zeggen met andere belangrijke functies in de organisatie.

Wat is een systeem?

Wij gebruiken het woord systeem om te verwijzen naar een geheel van samenstellende delen die met elkaar verbonden zijn en op een wederzijds afhankelijke manier samenwerken om iets te realiseren. Een systeem krijgt input en vertaalt die input, door middel van een aantal processen, in output: producten, diensten of informatie.

(1) Prestatieplanning: de manager en de medewerker werken samen aan het identificeren en begrijpen van en het bereiken van overeenstemming over wat de medewerker moet doen, hoe goed het gedaan moet worden, waarom, wanneer enzovoorts.

(2) Voortdurende communicatie over de prestatie: een wederzijds proces gedurende het gehele jaar, om zeker te stellen dat de werkzaamheden op het goede spoor blijven, dat problemen herkend worden vóór zij zich voordoen, en dat zowel manager als medewerker op de hoogte blijven van de gang van zaken.

(3) Het verzamelen van gegevens, observeren en documenteren: het verzamelen van gegevens is het vergaren van informatie over de prestaties van de organisatie of van individuen, met als doel die prestaties te verbeteren. Observeren is één manier waarop een manager gegevens kan verzamelen. Documenteren is het vastleggen van de verzamelde gegevens.

(4) Bijeenkomst voor prestatiebeoordeling: een proces waarin manager en medewerker samenwerken bij het evalueren van de mate waarin de medewerker de overeengekomen doelstellingen heeft bereikt, en waarin zij samenwerken om opgetreden moeilijkheden te overwinnen. Wordt ook wel 'beoordelingsgesprek' of 'prestatie-evaluatiegesprek' genoemd. Duidt meestal op een jaarlijkse bijeenkomst.

(5) Analyse van prestaties en coaching:

Prestatieanalyse

Proces van problemen oplossen en communiceren dat gebruikt wordt om de echte onderliggende oorzaken van prestatieproblemen of tekortkomingen te identificeren, voor een individu, voor een afdeling of zelfs voor de gehele organisatie.

Coaching

Proces waarin iemand die meer kennis van een bepaalde activiteit heeft, samenwerkt met een medewerker, om hem of haar te helpen de kennis en vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om de prestatie te verbeteren.

Bron: Prestatiemanagement, Robert Bacal