Effectiviteit is een kwestie van evenwicht, de P/PM-balans. P staat voor de productie van wat je wilt, de gouden eieren. PM staat voor productiemiddel, het middel waarmee de gouden eieren worden geproduceerd: de kip.

Stephen Covey

Work the System
The Simple Mechanics of Making More & Working Less
Sam Carpenter

Bij Bol.com

You learn to write by writing.It's a truism, but what makes it a truism is that it's true. The only way to learn to write is to force yourself to produce a certain amout of words on a regular basis.

William Zinsser

Bij procesmanagement gaat het erom dat je repeterende patronen van elkaar opvolgende activiteiten herkent, evalueert en verbeterd. Moeilijker is het niet, maar dat is vaak al lastig zat.

Bron: Procesmanagement plat geslagen, Florian Hoornaar (blogpost)

De basis van een procesarchitectuur omvat ... , naast de architectuurprincipes, meestal ook een overzicht van de onderkende  processen. Het overzicht van de processen is een logisch resultaat van de toepassing van de principes op (een deel van) het bedrijf. Dit overzicht van processen met hun onderlinge relaties is het architectuurmodel.

De diepgang waarmee de procesarchitectuur wordt beschreven is soms beperkt tot het niveau van de bedrijfsprocessen. Als de procesarchitectuur wordt gebruikt om de relaties met externe partijen (zoals klanten of leveranciers) in kaart te brengen, kan daar meestal mee worden volstaan. Zodra het bedrijf de procesarchitectuur wil gebruiken voor interne processturing, zijn ook de werkprocessen relevant. Met de afgebakende werkprocessen wordt voor de interne processturing de basis gelegd. De architectuurprincipes voor deze afbakening en het hieruit voortvloeiende overzicht van werkprocessen zijn dan een essentiële verdieping van de procesarchitectuur.

Het slechts opnemen van de naam van een bedrijfs- of werkproces in de procesarchitectuur is veelal nietszeggend. Het is belangrijk om deze processen nader toe te lichten. Alleen dan kan bij deskundigen en gebruikers eenheid van taal ontstaan en is eenduidigheid omtrent de gekozen afbakening van processen realiseerbaar. De ervaring leert dat een gestructureerde beschrijving van de onderdelen van de procesarchitectuur daarbij helpt. De onderstaande tabel biedt concreet houvast bij het specificeren van bedrijfs- en werkprocessen.

(...)

Om een scherpe afbakening van de processen te krijgen moeten begin en einde helder geformuleerd worden. Hiertoe zijn in de procesarchitectuur voor elk bedrijfs- en werkproces één of meer 'triggers/aanleidingen/events' respectievelijk 'resultaten' beschreven.

Om procesgericht te kunnen sturen moeten managers en medewerkers verantwoordelijk, of liever aansprakelijk, worden gemaakt. De decompositiehiërarchie is het aanknopingspunt om hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenduidig af te bakenen en te definiëren. In de procesarchitectuur moet daarom voor elk bedrijfsproces de verantwoordelijke 'proceseigenaar' en voor elk werkproces de verantwoordelijke 'procesmanager' worden beschreven. Om de procesarchitectuur stabiel te houden, wordt niet verwezen naar een concrete persoon. Waar mogelijk wordt verwezen naar een bepaalde rol of functie in het bedrijf. Bijvoorbeeld: de Chief Operations Officer is proceseigenaar van alle kernprocessen.

Het is belangrijk om vast te stellen in welke mate van detail de relaties tussen de processen beschreven moeten worden. De relaties tussen processen kunnen van geheel verschillende aard zijn. Afhankelijk van de situatie kan het zinvol zijn om de volgende relaties te onderkennen (niet limitatief):

1. Hiërarchische relatie: de relatie tussen een bedrijfsproces en de werkprocessen waaruit deze is opgebouwd is een hiërarchische relatie ('decompositierelatie').

2. Trigger-relatie: een proces kan een ander proces starten, ofwel triggeren. Een trigger-relatie wordt ook wel een causaal verband genoemd.

3. Gegevensafhankelijkheid: een proces registreert een bepaald gegeven dat door een ander proces wordt gebruikt.

4. Standaardisatie: indien twee processen een overeenkomstig ontwerp kennen (bijvoorbeeld een noodzakelijke volgorde van processtappen), dan kan het zinvol zijn om ervoor te zorgen dat deze overeenkomst blijvend is. Dat betekent dat wanneer het ontwerp van het ene proces gewijzigd wordt, het ontwerp van het andere proces 'automatisch' ook moet wijzigen. Er is sprake van standaardisatie van procesdelen over verschillende processen heen.

(...)

Een procesarchitectuur heeft een bepaalde stijl door de gehanteerde architectuurprincipes en ontwerpkaders. De gehanteerde architectuurprincipes zijn bepalend voor de afbakening van de bedrijfs- en de werkprocessen en hun onderlinge relaties, terwijl de ontwerpkaders bepalend zijn voor de inrichting van deze processen. De gekozen architectuurstijl is daarmee van invloed op de specifieke kenmerken van de inrichting en de besturing van de processen die onder architectuur worden ontworpen. (...) Hoewel bedrijfsprocessen in principe sinds mensenheugenis bestaan, is business process management als vakgebied relatief jong. Er heeft zich daardoor nog geen algemeen aanvaarde classificatie van procesarchitectuurstijlen ontwikkeld. Wel kunnen we, in diverse bedrijven om ons heen kijkend, een aantal kenmerkende procesinrichtingen onderkennen.

(...)

Resultaat- of event-georiënteerde bedrijfsprocessen

In de basis begint elk proces als gevolg van een 'event' (gebeurtenis) en levert elk proces een product op. Voor de afbakening van bedrijfsprocessen zijn daarom twee verschillende principes mogelijk:

(1) Voor iedere product/markt-combinatie (PMC) wordt een afzonderlijk bedrijfsproces onderkent: De PMC's zoals vastgelegd in de productarchitectuur, of in een productencatalogus zijn dus leidend voor de afbakening van de bedrijfsprocessen. Er vindt sturing op het resultaat (= levering product) plaats. Zo ontstaan voor een bank bijvoorbeeld de processen 'Openen betaalrekening (particulier)', 'Openen betaalrekening (zakelijk)', 'Opheffen betaalrekening (particulier of zakelijk)', 'Wijzigen kredietruimte (particulier)' en 'Wijzigen kredietruimte (zakelijk)'.

(2) Voor ieder 'event' wordt een afzonderlijk bedrijfsproces onderkend: dit geldt zowel voor 'life events' als 'clock events'. Het geheel van 'events' is leidend voor de afbakening van de bedrijfsprocessen. Er vindt sturing op de afhandeling van het 'event' plaats. Zo ontstaan voor een bank bijvoorbeeld de processen 'Verwerken verhuizing klant' en 'Verwerken staken onderneming'.

In een voorbeeldsituatie waarin sprake is van

Door toepassing van het eerste principe (1) geldt in een situatie waarin sprake is van twee 'events' en vijf producten dat vijf verschillende processen worden onderkend. Nadat het bedrijf in kennis is gesteld van het optreden van één van de twee events, worden de bijbehorende bedrijfsprocessen gestart. Er wordt gestuurd op het leveren van drie aparte producten. Het is hierbij goed mogelijk dat het bedrijf de verschillende producten op verschillende momenten in de tijd levert. Aan elk bedrijfsproces is namelijk een aparte set van prestatie-indicatoren en bijbehorende normen gekoppeld.

Door toepassing van het tweede principe (2), afbakening op basis van 'events', worden twee verschillende bedrijfsprocessen onderkent. Nadat het bedrijf in kennis gesteld is van het optreden van bijvoorbeeld 'event' X, wordt een geïntegreerd bedrijfsproces gestart voor de producten die hierbij horen. Er wordt dus gestuurd op het leveren van drie producten. De proceseigenaar zal ernaar streven dat voor de levering van de drie producten zoveel mogelijk gezamenlijke processtappen worden uitgevoerd. Zo wordt er voor gezorgd dat gegevens eenmalig worden uitgevraagd en dat communicatie en levering van de drie producten tegelijkertijd plaatsvindt.

'Make to stock' of 'make to order'

In productie-omgevingen zijn make to stock (= productie op voorraad) en make to order (= productie op bestelling) bekende principes. In het geval van make to stock worden in de productie voorraden van (deel)producten gecreëerd en zijn bedrijfsprocessen onderkend voor het op peil houden van de voorraad met eindproducten. Andere bedrijfsprocessen putten pas uit deze voorraad op het moment dat het eindproduct daadwerkelijk aan de klant moet worden geleverd. In het geval van make to order worden (deel)producten uitsluitend op basis van een bestelling of klantorder geproduceerd en aan het einde van het productieproces meteen aan de klant uitgeleverd.

Werkprocessen als eenheid van sturing

De afbakening van werkprocessen is cruciaal voor de structurering en belegging van activiteiten binnen het bedrijf. Het belangrijkste principe hiervoor is dat de afbakening van de werkprocessen moet corresponderen met de afbakening van de verantwoordelijkheidsgebieden van de procesmanagers.

Zie ook:

• Belangrijke LSS-begrippen - Procesarchitectuur
• Bedrijfsproces-architectuur volgens Dijkman, Vanderfeesten & Reijers
• Procesarchitectuur als veranderinstrument (boekentip)
• Procesarchitectuur volgens GEMMA (1)
• Procesarchitectuur volgens GEMMA (2)
• Procesarchitectuur volgens GEMMA (3)
• Procesarchitectuur volgens Van de Wetering en Van der Zaal (1)

Bron: Werken onder architectuur, Rob van de Wetering en Gerard van der Zaal

Ga anderen niet beschuldigen, maar kijk met mededogen naar hun tekortkomingen. Het gaat niet om wat ze zouden moeten doen. Het gaat om uw eigen respons, om wat u zou moeten doen. Zodra u gaat denken dat het probleem niet bij uzelf ligt, stopt u. Die gedachte is immers het probleem.

Stephen Covey

Het Coachingsmethoden Boek
voor en door topcoaches
Susan van Ass

Bij Bol.com | Managementboek

The first problem for us all, men and women, is not to learn, but to unlearn.

Gloria Steinem

Als de ladder tegen de verkeerde muur staat, brengt elke stap ons alleen maar dichter bij de verkeerde bestemming.

Stephen Covey