Just in Time (JIT)

Definitie

...

Alias:

Just in Time (JIT)

Benadering die erop is gericht voorraden zodanig te beheren en beheersen dat op elke punt in de keten minimale (tussen) voorraden aanwezig zijn.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Lean

Definitie

...

Alias:

Lean

Verbetermethode gebaseerd op het voorkomen van verspilling en het identificeren van toegevoegde waarde voor de klant.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Six Sigma

Definitie

...

Alias:

Six Sigma

Verbetermethodiek uit de productie-industrie, die gericht is op het reduceren van fouten in producten. Six Sigma is een wiskundige maatstaf voor een foutkans van 0,00034%.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Theory of Constraints (ToC)

Definitie

...

Alias:

TOC

Theory of Constraints. Verbetermethode waarbij de nadruk ligt op het wegnemen van blokkades (bottlenecks) in de procesgang.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Zwembaandiagram

Definitie

...

Alias:

Functiestroomdiagram, swimlanes, swimlanes diagram, cross-functional process map, cross functional flowchart, functieoverstijgende flowchart, Rummler-Brache-diagram

Zie ook:

• Zwembaandiagram volgens Webers, Van Engelen en Luijben
• Zwembaandiagram volgens Lucidchart
• Baantjes zwemmen in een zwembaandiagram

 

Swimlanes

Visualisatie van een proces, waarbij de activiteiten in een proces grafisch gekoppeld worden aan een uitvoerende rol. De rollen worden gekoppeld aan 'zwembanen'.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

 

What Is a Cross-Functional Process Map or Swimlane Diagram?

A cross-functional process map illustrates workflow in organizations. A work-flow consists of a set and series of interrelated work activities and resources that follow a distinct path as work inputs (resources) get transformed into outputs (items) that customer's value. The name, "cross-functional process map" means the whole (end-to-end) work process "crosses" several functions or other organization entities. It also called a swimlane diagram because the pattern of the horizontal bands is similar to the lapes of an Olympic swimming pool (as seen from above the pool).

Whereas the relationship map only shows the parts of an organization, the cross-functional process map shows you the work that takes place within in toch part. Note that the rectangles that represent organization "parts" on a relation-ship rstop become borizontal bands or "swimlanes" on the cross-functional process rnap.

Key Features of Cross-Functional Process Maps

Here are three key features of cross-functional process maps:

A. Swimlane

• 'The horizontal band shows work activities in the context of the organization part or other "entity" that holds or performs those activities

B. Workflow

• A set of interrelated activities and resources deployed in a unique manner

• This is the mechanism that creates and delivers value

C. Supplier-customer relationships

• Handoff of work item between two distinct entities

• In systems thinking terms, this (handoff) is an interface beween two components

Bron: The Basics of Process Mapping, Robert Damelio

 

Analysing the hand-offs

One of the frequent problems found with business processes involve 'hand offs', where one actor passes the work to another actor.

Bron: Business Analysis, Debra Paul, James Cadle & Donald Yeates (editors)

 

Functieoverschrijdende flowchart

De functieoverschrijdende flowchart (ook cross-functional flowchart, cross-functional process map, deployment flowchart of macro process map genoemd) is een zeer krachtig instrument om (vaak primaire) processen helder weer te geven, over de grenzen van de organisatie-eenheden heen en met identificatie van vertragingen, herhalende stappen, buitensporige controles, potentiële risico's en eventueel voorzien van een tijd-as. Een voorbeeld is een bestelproces. Dit horizontale proces overschrijdt de afdelingsgrenzen met 'verkoop', 'binnendienst', 'financiën' en wellicht 'productie'.

Functieoverschrijdende flowcharts zijn eenvoudig te begrijpen voor iemand die nieuw is op dit gebied. De systematiek voor het maken van een functie-overschrijdende flowchart is niet moeilijk, maar bij veel processtappen en wanneer veel partijen een rol spelen kan het resultaat complex zijn. Een lineaire flowchart laat de input, activiteiten, beslissingen en de output van een proces, deelproces of processtap opeenvolgend zien tijdbasis en zonder de verschillende functies binnen het proces.

(...)

Een functieoverschrijdende flowchart is een afbeelding van een proces en laat zien wie verantwoordelijk is voor iedere taak of activiteit in het proces. De functieoverschrijdende flowchart wordt ontworpen door degenen die een rol in het proces vervullen en helpt bij de identificatie van:
• de volgorde van de stappen van input via transformatie tot output;
• de functionele interfaces tussen de processtappen;
• de beslissingen die moeten worden genomen langs deze weg;
• de betrokken personen, functies en producten.

De functieoverschrijdende flowchart helpt bij het vereenvoudigen, stroomlijnen en/of herontwerpen (redesign) van het proces.

Een functieoverschrijdende flowchart is zinvol wanneer het een proces betreft waarbij meerdere partijen/personen betrokken zijn. Het in het proces-relatiediagram geselecteerde proces wordt nu functieoverschrijdend en in de juiste volgorde beschreven om daarmee op macroniveau risico's, bottlenecks of probleemgebieden in een proces te identificeren.

Bron: Process Mapping - Een praktische methodiek voor een heldere kijk op businessprocessen, Hans Terhürne

 

Partities of zwembanen

Bij een activiteit kunnen meer dan één rol betrokken zijn. Bepaalde stappen binnen een activiteit kunnen toebehoren aan een bepaalde rol, gespeeld door externe personen, systemen of processen. De stappen binnen een activiteit kunnen worden geordend naar rol, door gebruik te maken van partities, ook wel zwembanen genoemd (partitions of swimlanes).

Bron: https://www.spinam.nu/wp-content/uploads/2016/09/03_UML_Activity_Diagrams.pdf

Functiestroomdiagram

Doel/beschrijving

Een functiestroomdiagram is een stroomdiagram waarin als extra informatie wordt aangegeven welke speler de activiteiten uitvoert en hoe de interactie tussen de verschillende spelers is.

Techniek

In het overzicht worden de procesactiviteiten verspreid over banen waarin elke speler zijn eigen baan heeft.

Richtlijnen:

- Van links naar rechts

- Procesblokje bevat alleen werkwoorden

- In de bovenste balk wordt de input voor activiteiten weergegeven

- Alle activiteiten worden toegewezen aan een speler

- Maak na een beslissymbool de keuze expliciet

- Criterium (in een beslissymbool) bevat altijd een vraagteken

- Alle activiteiten worden getriggerd (door een andere activiteit of input)

- Verwijzingen worden bovenaan het diagram weergegeven

- Retourpijlen zijn rood

- Een gemeenschappelijke activiteit (meerdere spelers voeren uit) wordt met een stippellijn weergegeven.

(...)

Vaak wordt de variabele 'tijd' zichtbaar gemaakt in een functiestroomdiagram door verticale lijnen door het stroomdiagram, die de activiteiten opdelen in tijdsblokken. Tevens kan onderaan het functiestroomdiagram een extra swimlane worden toegevoegd om de ondersteuning (bijvoorbeeld ICT-ondersteuning) weer te geven.

Bron: Het procesmanagement modellenboek - panklare voorbeelden voor de procesmanager, Renco Bakker, Rienke Labeur & Willem Spronk

Swimlane structuur

Visualisatie van een proces waarmee duidelijk wordt over welke afdelingen of functies het proces verloopt.

Swimlane

Weergave waarin de activiteiten in een procesflow zichtbaar zijn naar de afdelingen en/of de functies die deze activiteiten uitvoeren

De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

 

Lane

A partition that is used to organize and categorize activities within a Pool. A Lane extends the entire length of the Pool either vertically or horizontally. Lanes are often used for such things as internal roles (e.g., Manager, Associate), systems (e.g., an enterprise application), or an internal department (e.g., shipping, finance).

Bron: https://info.convedo.com/tech-talk/the-ultimate-glossary-45-bpmn-2-terms-explained

Swimlane

A Swimlane is a graphical container for partitioning a set of activities from other activities. BPMN has two different types of Swimlanes. See “Pool” and “Lane.”

Bron: https://info.convedo.com/tech-talk/the-ultimate-glossary-45-bpmn-2-terms-explained

Trigger

Definitie

...

Alias:

Trigger

Datgene wat een proces in gang zet, bijvoorbeeld een vraag van een klant of het bereiken van een bepaald moment in de tijd (tijdstrigger).

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

 

 

Trigger

A mechanism that detects an occurrence and can cause additional processing in response, such as the start of a business Process. Triggers are associated with Start Events and Intermediate Events and can be of the type: Message, Timer, Conditional, Signal, Link, and Multiple.

Bron: https://info.convedo.com/tech-talk/the-ultimate-glossary-45-bpmn-2-terms-explained

Verborgen fabriek

Definitie

...

Alias:

Verborgen fabriek

Werk dat voortkomt uit processen niet in een keer goed doen. Het voorkomen van dit soort correctiekosten noemt men ook wel 'het elimineren van de verborgen fabriek'.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Procesherontwerp

Definitie

...

Alias:

Zie ook:

• Business Process Redesign (BPR) volgens Marcel van Assen, Gerben van den Berg en Paul Pietersma
• BPR volgens Sjang Ramaekers & Jark Otten
• BPR volgens Michael Hammer

Procesherontwerp

Een omvangrijke verbetering in een of meer processen en procesketens, waarbij de structuur van activiteiten en processen fundamenteel verandert.

Bron: Grip op processen in organisaties, Gerrit-Jan Obers & Ko Achterberg

 

Business Process Reengineering (BPR)

Rigoureuze procesverbeteringsmethode.

Bron: Het BPM boek - theorie en praktijk van procesgericht organiseren, Aty Boers & Nico de Graaf

Business Process Reengineering

Zeven principes:

1. Organiseer het proces rondom de output.
2. Laat degene die de output van een proces gebruiken, het proces zelf uitvoeren.
3. Integreer de informatieanalyse in het proces waar de informatie wordt gegenereerd.
4. Behandel gedecentraliseerde activiteiten alsof ze zijn gecentraliseerd.
5. Coördineer parallelle processen in plaats van ze te integreren.
6. Leg de besluitvorming en de borging in het proces.
7. Verzamel informatie slechts één keer en alleen bij de bron.

Bron: https://www.procesmanagementindepraktijk.nl/wp-content/uploads/2015/04/pmidp-h05-processen-verbeteren.pptx

Procesherontwerp

Uitgaande van een bestaand bedrijfsproces wordt een ontwerp (afbeelding / schema) voor een nieuw bedrijfsproces gemaakt met als doel het verbeteren van het bestaande bedrijfsproces.

Bron: https://zbc.nu/management/business-process-management-management/management-van-bedrijfsprocessen-een-helicopterview/

Procesbesturing

Definitie

...

Alias:

Procesbesturing

Geheel van processen en procesketens dat een bijdrage levert aan de besturing, afzonderlijk van het te besturen (ontworpen) proces t.b.v. het realiseren van de prestatie-eisen.

Bron: Grip op processen in organisaties, Gerrit-Jan Obers & Ko Achterberg

Procesdiagram

Definitie

Grafische weergave van een procesmodel.

Alias: Processchema

Procesdiagram

Grafische weergave van een procesmodel.

Basispatronen in de processtroom

In de volgorde van activiteiten in de processtroom kunnen we een aantal basispatronen onderkennen.
Bij het ontwerpen van de processtroom kunnen we deze bewust hanteren in het opbouwen van de stroom van activiteiten.
We onderscheiden de volgende basispatronen in processtromen:

- Sequentieel proces: activiteiten worden volgordelijk uitgevoerd.

- Parallel proces: activiteiten worden tegelijkertijd of in willekeurige volgorde uitgevoerd. Voor het voortbrengingsproces is de volgorde van de activiteiten niet dwingend voorgeschreven.

- Selectief proces: activiteiten worden naar keuze uitgevoerd, afhankelijk van de specifieke kenmerken van een geval.

- Iteratief proces: activiteiten worden herhaald uitgevoerd totdat voldaan is aan de condities die aan de dienst of het product worden gesteld.

Deze basispatronen kunnen afzonderlijk of tegelijk voorkomen binnen één processtroom.

Bron: Grip op processen in organisaties, Gerrit-Jan Obers & Ko Achterberg

 

Process Diagram Basics

A process is a set of activities that receives and transforms one or more inputs and generates one or more outputs. For the purposes of this discussion, we are using process, subprocess and activity almost as if they were synonyms.

In creating diagrams we commonly decompose a process into its subprocesses. Then we refer to those subprocesses as processes for further decomposition. And, informally, we speak of the processes making up any larger process as the activities of the larger process.
In UML and BPMN a process or an activity is represented by a rectangular box with rounded corners. To simply our explanations, we'll refer to this as a "process rectangle" or an "activity rectangle" which is a little simpler than referring to a "rectangle with rounded corners."

Bron: Business Process Change: A Guide for Business Managers and BPM and Six Sigma Professionals, Paul Harmon

 

Processchema

Een detailprocesschema geeft op grafische wijze de logische en chronologische volgorde van een aantal handelingen/activiteiten, de daarbij betrokken functionarissen en de te hanteren documenten weer binnen een proces. Het laagste niveau uit het HPS wordt uitgewerkt in het processchema. Veel gebruikte structuur hiervoor is de 5-kolommen structuur (herkomst, input, taak, output en bestemming (uitgebreide IPO). Ook wel "stroomschema" genoemd.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

 

Business Process Diagram is a very good tool to model the workflow for your company or department because it gives a clear picture about who is responsible for a particular task as well as the flow of the process. However, the Business Process Diagram does not tell us how a particular task should be performed.

Bron: https://www.visual-paradigm.com/guide/bpmn/bpmn-activity-types-explained/

Proces schema

Een detailprocesschema geeft op grafische wijze de logische en chronologische volgorde van een aantal handelingen/activiteiten, de daarbij betrokken functionarissen en de te hanteren documenten weer binnen een proces. Het laagste niveau uit het HPS wordt uitgewerkt in het processchema. Veel gebruikte structuur hiervoor is de 5-kolommen structuur (herkomst, input, taak, output en bestemming (uitgebreide IPO). Ook wel "stroomschema" genoemd.