Processtroomdiagram
Definitie
Stroomdiagram voor het visualiseren van het verloop van een proces.
Alias: Proceskaart, Process map, process flowchart, processtroomschema, stroomschema, flowchart of microprocesbeschrijving
Proceskaart
Process mapping wordt gebruikt om elke cruciale stap in een bedrijfsproces te beschrijven in workflowschema's en ondersteunende tekst. Maar al te vaak gelooft een organisatie dat zij haar bedrijfsprocessen kent, terwijl in werkelijkheid managers onvoldoende inzicht hebben in die processen of in de risico's die afzonderlijke processen toevoegen aan de totale mate waarin organisatie zich blootstelt aan risico's. Process mapping is naar voren gebracht als een analytische en communicatieve tool voor het inzicht krijgen in en verbeteren van bestaande processen, en om organisaties in staat te stellen hun processen aan te passen om hun prestaties te verbeteren. Het opstellen van een globale proceskaart kan een katalysator zijn in de zin dat dat het nadenken over de bronnen van risico stimuleert.
Bron: Management of risk: richtlijn voor practitioners, Office of Government Commerce
Proceskaart
De Proceskaart helpt je om je processen in kaart te brengen. Een proces is een set van activiteiten die elkaar op volgen om een bepaald resultaat te behalen. Elk proces heeft een begin en een einde.
Een proces wordt door een trigger in gang gezet en heeft altijd een resultaat. Met de Proceskaart krijg je een helder beeld van je processen. Zo kun je analyses doen en je processen verbeteren.
Stap 1: bepaal de start en het einde van je proces
Een proces is een aantal activiteiten achter elkaar met een duidelijk begin en einde. Het begin is een evenement dat het proces veroorzaakt, ook bekend als input. Het einde van een proces is het resultaat van alle activiteiten in het proces, ook wel output genoemd. Om een Proceskaart te maken begin met het kiezen van het proces dat je wilt gaan analyseren. Bepaal het begin en het einde van dat proces. Een proces heeft een begin en een einde. De start is een trigger die het proces in gang zet: de input. Ook heeft ieder proces een resultaat.
Stap 2: bepaal de activiteiten in je proces
Om van het begin naar het einde van je proces te komen moet je actie ondernemen. Activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat aan het einde van het proces het gewenste resultaat ontstaan is. Een product creëert zichzelf niet, activiteiten zijn hiervoor nodig. Maak een lijst van alle activiteiten in je proces. De activiteiten zijn alle taken uitgevoerd door jou, je werknemers en je machines. Geef hierbij niet te veel details, maar wel voldoende informatie.
Stap 3: schets je proces
Pak een pen, een stuk papier en wat post-its en schrijf elke activiteit op een post-it. Plaats vervolgens alle activiteiten in de juiste volgorde op een groot stuk papier of een whiteboard.
Bron: https://startenintwente.nl/tools/proceskaart
Proceskaarten
Proceskaarten maken ieders verantwoordelijkheden zichtbaar. Iedere medewerker weet precies waar hij/zij in het proces zit en wat er moet gebeuren. Proceskaarten hebben altijd een ‘legenda’, zodat iedereen ze altijd op dezelfde manier leest en begrijpt. Ze communiceren precies waar de afslag is die we moeten nemen richting onze bestemming. En proceskaarten leveren transparantie op over alle belangrijke mijlpalen onderweg, zoals het ‘laatste tankstation voordat je de woestijn inrijdt’.
Een transparant proces levert inzicht en ondersteunt bij het maken van keuzes. Het is een versimpelde weergave van het werk dat gedaan wordt ten behoeve van een eindklant. Daarmee levert het inzicht in hoe de ‘reis’ eruitziet die klanten door je organisatie afleggen wanneer ze een product of dienst bij je afnemen. Ook maakt het duidelijk hoe informatie en materialen door de organisatie geloodst worden van leverancier naar klant en andersom.
Vergelijk het met een helikopterview op het proces. Je ziet het grotere geheel en je kunt inzoomen op de details als dat nodig is. Vaak zie je niet dat een lokale verbetering een verplaatsing van het probleem veroorzaakt. Dit wil je voorkomen, maar dat kan alleen als je inzicht en overzicht hebt.
Bron: https://www.procesdokter.nl/procesarchitectuur/reis-jij-zonder-routekaart/
A process is a structured set of activities designed to accomplish a specific objective. A process takes inputs and turns them into defined outputs.
Why map a process?
-Provides a step by step view of the process by the people who work the process
-Identifies who performs each task or activity and when
-Provides a baseline understanding for a process
-Can lead to improvements for an individual work process
Bron: https://ipc.wildapricot.org/resources/Documents/Events/2017/2017%20PDD/Process%20Mapping%20WorkshopPRINT.pdf
Process mapping
The process map is a tool that graphically shows the inputs, actions and outputs of a process in a clear, step-by-step map of the process. ... The purpose of process mapping is to help team members and others within the process to understand the process.
Bron: https://sixsigmastudyguide.com/process-mapping/
What is a Process Map?
A process map visually shows the steps of a work activity and the people who are involved in carrying out each step.
When mapping a process you simply draw a box for each step and connect them with arrows to show a flow.
Bron: https://creately.com/blog/diagrams/process-mapping-guide/
Processen beschrijven met de methode van flowcharting, die toelaat om verbanden tussen de verschillende stappen of activiteiten van een proces vast te leggen, de actoren te identificeren en de beslissingsmomenten binnen het proces te ontdekken.
Bron: Professionalisering en socialisatie
A process map is a visual representation of a series of connected activities that, when strung together, deliver a meaningful outcome to the client/customer.
(...)
Each rectange in a process map represents an activity in a process that adds value to the next step in the process.
Each activity consists of a series of tasks, and each activity should start with an action verb that demonstrates doing or performing something.
Bron: The Power of Business Process Improvement - 10 Simple Steps to Increase Effectiveness, Efficiency, and Adaptability, Susan Page
Processes turn inputs into outputs. A process map visually depicts the workflow that achieves this.
Bron: https://tallyfy.com/process-map/
Process maps are diagrams that show – in varying levels of detail – what an organisation does and how it delivers services. The mapping shows the major processes in place, the key activities that make up each process, the sequencing of those activities, the inputs and resources required and the outputs produced by each activity. Process maps are a way of ensuring that the activities making up a particular process are properly understood and properly managed inorder to deliver appropriate customer service. There are two main types of diagram that make up a process map: flowcharts that show the sequencing of activities in a particular process, and process definition charts which shows, for each activity, the inputs and resources that are required, the outputs that will result from the activity and the controls that regulate or influence the activity.
Bron: https://www.audit-scotland.gov.uk/docs/local/2000/nr_010201_process_mapping.pdf
Process flowcharts
Flowcharts are a key part of process mapping and, for many organisations, the starting point for understanding and improving processes. There are a variety of flowcharts that can be produced at different levels to provide varying amounts of detail. We shall introduce three types:
1. High-level flowchart
2. Activity flowchart
3. Task flowchart.
In effect, each of these shows increasing amounts of detail about a particular process.
Bron: https://www.audit-scotland.gov.uk/docs/local/2000/nr_010201_process_mapping.pdf
What Is a Process Map?
A process map, also known as a flowchart, is a diagrammatic representation of a sequence of actions for a given activity. The map helps to explain and visualize all steps of a process with graphical illustrations. Symbols in various shapes denote different types of steps. Ovals represent starting points and endpoints, rectangles describe actions, inverted triangles indicate waiting, and diamonds refer to decision points. Symbols are linked by lines and arrows to reflect interactions and the direction of the process flow
Bron: https://acsjournals.onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1002/cncy.21946
Het stroomdiagram is een instrument voor het helder weergeven van het verloop van een proces.
Zie ook: Stroomdiagram volgens Arend Oosterhoorn
Bron: 111 instrumenten voor kwaliteitsverbetering - Ingedeeld volgens de Six Sigma-verbetercyclus, Arend Oosterhoorn
Stroomdiagram
Het stroomdiagram is een instrument voor het helder weergeven van het verloop van een proces. Een stroomdiagram is een plaatje van de afzonderlijke, op elkaar volgende stappen in een proces. Er worden gestandaardiseerde symbolen gebruikt. De Engelse term is process flowchart, of process flow diagram.
Het stroomdiagram is een generieke tool die voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld om een productieproces te beschrijven in een fabriek, of voor het beschrijven van de route die materialen afleggen.
Bron: Kwaliteitsinstrument: Stroomdiagram
Procesafhankelijkheden
Procesafhankelijkheden beschrijven de volgorde waarin activiteiten zich voordoen op basis van de bedrijfsregels die de processen aansturen. Normaal gesproken worden activiteiten serieel uitgevoerd, maar soms geschieden ze tegelijkertijd, oftewel parallel. [Stroomdiagrammen] worden vaak gebruikt om procesafhankelijkheden uit te beelden.
Een eenvoudig stroomdiagram is een goed beginpunt voor het beschrijven van de activiteitenstroom in een [proces]. Dankzij hun eenvoud kunnen stroomdiagrammen ook door niet-technisch personeel worden begrepen. Bovendien tonen ze knelpunten en Inefficiënties aan. Stroomdiagrammen worden vaak gebruikt voor het oplossen van aan [proces-gerelateerde] problemen.
Bron: E-business en e-commerce - een managementperspectief, D. Chaffey
Betekenis van flowcharts
Een flowchart of stroomdiagram is een hulpmiddel om de werkstromen van bepaalde processen visueel weer te geven. Een flowchart is van toepassing op alle soorten producten en diensten. De werkstromen betreffen bijvoorbeeld verschillende (deel)processen van de productieafdeling, de logistieke processen, de administratieve afhandeling van documenten of verkoopprocessen. Een flowchart toont de juiste volgorde van een aantal activiteiten in een proces en brengt processen processen in kaart. De chart toont op een overzichtelijke wijze aan welke activiteiten ontplooid worden, wat hun aard is, hoe ze elkaar logisch opvolgen, waar checks of controles zijn ingebouwd en waar de 'Go/No go' beslissingen genomen worden. Pijlen duiden de volgorde van de activiteiten aan. Ook beslissingen en documenten kunnen expliciet in het schema verwerkt worden. De symbolen - activiteiten, pijlen, documenten en beslissingen - beschrijven complete bedrijfsprocessen.
In het kader van kwaliteitszorg dient de flowchart vooral om afwijkingen en verspillingen in het productieproces op te sporen.
Flowcharts kunnen op verschillende niveaus getekend worden. In globale flowcharts kan elke activiteit nader gedetailleerd worden in een flowchart van een 'lager' niveau. Voor het opzetten van een kwaliteitssysteem worden drie niveaus van doelstellingen onderscheiden, die overeenkomen met drie niveaus van kwalitietssysteemdocumentatie:
1e niveau (bedrijfsproces): kwaliteitshandboek
2e niveau (deelprocessen): procedures
3e niveau (detailprocessen): werkinstructies.
Voor het opzetten van een flowchart van activiteiten en het ontwikkelen van een effectieve procedure is het belangrijk te begrijpen:
- Hoe elke activiteit wordt uitgevoerd;
- Hoe elke stap in werking wordt gezet;
- Hoe de ene stap naar de volgende leidt.
Het visualiseren van bestaande activiteiten geeft inzicht in de werkwijzen van de organisatie. Het biedt ook de mogelijkheid verbeteringen in werkmethoden aan te brengen. Er is geen enige juiste manier voor het opzetten van een flowchart. De literatuur noemt vele verschillende mogelijkheden en symbolen. Het belangrijkste is dat binnen de organisatie iedereen gebruikmaakt van dezelfde symbolen. Daarnaast zijn de volgende conventies van belang:
- Omschrijf elke activiteit met tenminste 1 werkwoord.
- Beslissingen hebben 2 mogelijke uitkomsten: Ja of Nee. Bij Nee hoort een horizontale pijl, bij Ja een verticale (naar beneden wijzende) pijl.
- Schrijf de naam van het bedoelde document in het symbool voor document.
- Activiteiten, beslissingen en documenten worden verticaal gegroepeerd per verantwoordelijkheid.
- Actviteiten, beslissingen en documenten kunnen genummerd worden, zodat een eenvoudig verband gelegd kan worden met de genummerde paragrafen in de procedure.
Bron: Kwaliteitsmanagement, Ron Emmerik
Het stroomdiagram wordt ook wel stroomschema, flowchart of microprocesbeschrijving genoemd. Het is een techniek om een (werk)proces overzichtelijk en visueel weer te geven met gebruik van standaardsymbolen. Je kunt de volgende onderdelen van het proces weergeven: begin en eind van een proces, proces- en activiteitenstappen, procesbeslissingen, stroomrichting, noodzakelijke tijd en ruimte, betrokkenen, materialen, apparatuur en faciliteiten.
Het stroomdiagram geeft een nauwkeurige beschrijving van de manier waarop een bestaand proces functioneert. Het stelt je in staat om een analyse te maken door het proces op te splitsen in verschillende onderdelen, zodat je in elk van de onderdelen afzonderlijk kunt zoeken naar mogelijke verbeteringen. Hierdoor kun je kijken naar de toegevoegde waarde van elke stap en naar de behandelings- en doorlooptijd van elk stap. Daarnaast is het stroomdiagram goed te gebruiken als communicatiemiddel.
Een stroomdiagram wordt gebruikt voor de volgende zaken:
- om informatie over een proces te verzamelen;
- om de relaties tussen verschillende processtappen te onderzoeken;
- om inzicht en begrip van het gehele proces te krijgen;
- om verschillende manieren van procesvoering met elkaar te vergelijken, om zo ook te komen tot een gewenste standaardprocesvoering;
- om vertragingen en verspillingen van het proces inzichtelijke te maken;
- om te komen tot procesverbetering, door vanuit de huidige situatie naar een gewenste situatie te werken.
Een processtroomdiagram is een stroomdiagram voor het visualiseren van het verloop van een proces.
Het diagram is een weergave van een proces, een geheel van handelingen en beslissingen die invoer omzet in uitvoer. In een goed stroomschema zie je in de hoofdstroom alleen maar de symbolen van proces en beslissing.
Processflowdiagram
Dit diagram is een instrument voor het weergeven van de stroom van een proces vanuit een logistiek oogpunt en focust vooral op het verminderen van de doorlooptijden en van de proceskosten.
Bron: Kwaliteitsmanagement, Ron Emmerik
What Is a Flowchart?
A flowchart is a graphic representation of the sequence of work activities used to create, produce, or provide a single specific, unique output. It may be used to categorize work activities as value creating or non value creating.
Key Features of Flowcharts
Here are two key features of flowcharts:
A. Value creating activity
• One symbol is used to represent work that transforms a resource into a form that customer's value and for which they would willingly pay
B. Non value-creating activity
• A set of different symbols are used to make the types of waste in the non value-creating activity visible, such as delays, storage, batching, movement, inspection, approval, rework, etc.
• Work that consumes resources and time, but does not transform the resource (would be "seen" as waste by the customer)
Bron: The Basics of Process Mapping, Robert Damelio
Process mapping
Just as companies have organization charts, they can have process maps that give a picture of how work flows through the company. A process map creates a vocabulary, to help people discuss process improvement.
A process map is a graphic representation of a process, showing the sequence of tasks using a modified version of standard flowcharting symbols.
The map of a work process is a picture of how people do their work. Work process maps are similar to road maps in that there are many alternative routes that will accomplish the objective. In any given circumstance, one route may be better than others. By creating a process map, the various alternatives are displayed and effective planning is facili-tated. The steps involved are as follows (Galloway, 1994):
1. Select a process to be mapped.
2. Define the process.
3. Map the primary process.
4. Map alternative paths.
5. Map inspection points.
6. Use the map to improve the process.
Process correspond to natural business activities. However, in modern organizations these natural processes are fragmented among many different departments. A process map provides an integrated picture of the natural process. Because of the focus on organizational hierarchies, processes tend to be unmanaged. People are responsible for departments and budgets, but no one is responsible for the processes.
Because organizations are arranged as departments rather than processes, it is often difficult for people to see the process that make up the business. To get a better handle on the process that make up a business, Hammer and Champy (1993) suggest that they be given names that express their beginning and ending states. These names should imply all the work that gets done between their start and finish. Manufacturing, which sounds like a department name, is better called the procurement-to-shipment process. Some other recurring processes and their state-change names:
• Product development: concept to prototype
• Sales: prospect to order
• Order fulfillment: order to payment
• Service: inquily to resolution
Bron: The Six Sigma Handbook - A Complete Guide for Green Belts, Black Belts, and Managers at All Levels, Thomas Pyzdek
Flow charts
A process flow chart is simply a tool that graphically shows the inputs, actions, and outputs of a given system. These terms are defined as follows:
Inputs
Factors of production: land, materials, labor, equipment, and management.
Actions
Way in which the inputs are combined and manipulated in order to add value. Actions in-clude procedures, handling, storage, transportation, and processing.
Outputs
Products or services created by acting on the inputs. Outputs are delivered to the cus-tomer or other user. Outputs also include unplanned and undesirable results, such as scrap, re-work, pollution, etc. Flow charts should contain these outputs as well.
Bron: The Six Sigma Handbook - A Complete Guide for Green Belts, Black Belts, and Managers at All Levels, Thomas Pyzdek
Proces mapping
Grafische weergave van een proces dat inzicht geeft in de relaties en processtappen, beslispunten en de flow van een proces door de verschillende organisatie-eenheden.
Instrument voor het in kaart brengen van het proces waarbij vastlegging plaatsvindt van alle belangrijke invloedsfactoren van een proces, verdeeld in processtappen, en de daaruit volgende resultaten. Het proces wordt in een aantal deelstappen onderverdeeld. Per deelstap wordt aangegeven wat het proces inkomt en wat het proces oplevert. Zo ontstaat een totaaloverzicht van alle mogelijke invloedsfactoren op de kwaliteit van het proces en de afgeleverde resultaten.
In de procesbeschrijving worden alleen de echte toegevoegde-waarde stappen opgenomen. Bij het opstellen van een procesmap ontleed je het proces in een aantal opeenvolgende toevoegende-waardestappen. Per processtap bepaal je zowel de Kritieke Proces Invoer Variabelen (Key Process Input Variables, KPIV's) als de Kritieke Proces Uitvoer Variabelen (Key Process Output Variables, KPOV's). De KPIV's zijn op te splitsen in machineparameters, materiaaleigenschappen en menselijk handelen. Per KPIV bepaal je of deze al dan niet beïnvloedbaar zijn ('controllable' vs. 'noise') en of er onderliggende werkinstructies aanwezig zijn. Per KPOV's bepaal je of deze wordt gemeten of niet.
Het visualiseren van het proces geeft alle betrokkenn een identiek 'beeld' van het proces en zorgt voor een heldere communicatie van processen, taken en verantwoordelijkheden. Bovendien ontstaat door process mapping een gemeenschappelijk beeld voor het totale proces. Het zorgt voor het ontwikkelen van procesdenken en biedt een process map vormt een belangrijke kapstok voor identificeren en analyseren van risico's, bottlenecks of probleemgebieden in het proces.
Organisatiestructuur
Definitie
...
Alias:
Wat is een organisatiestructuur?
Een organisatiestructuur geeft aan hoe taken officieel verdeeld, samengevoegd en gecoördineerd worden. ... Willen managers een organisatiestructuur ontwerpen, dan dienen ze zes hoofdelementen te bestuderen. Dat zijn taakspecialisatie, departementalisatie, gezagslijn, span of control, centralisatie/decentralisatie en formalisatie.
Bron: Gedrag in organisaties, Stephen P. Robbins
De definitie van organisatiestructuur
Verwijzend naar het werk van Adam Smith definieert Mackenzie een organisatiestruc-tuur als: "de som van de wijzen waarop een organisatie haar centrale opdracht verdeelt in diverse taken en vervolgens via onderlinge coordinatie terug vorm geeft". Robbins & Coulter verwoorden de functie van de organisatiestructuur kernachtig als volgt: "de orga-nisatiestructuur is de formele structuur op basis waarvan taken worden verdeeld, ge-groepeerd en gecoiirdineerd" (Robbins, 2002). Uit deze definities blijkt dat de organisa-tiestructuur een antwoord dient te verschaffen op twee centrale vragen. Ten eerste: "Hoe gaat de organisatie taken en verantwoordelijkhedenen onder haar leden verdelen?", en ten tweede: "Hoe gaat de organisatie, na de verdeling, de inspanningen van de diverse subeenheden coordineren?". Met andere woorden: hoe gaat de organisatie respectievelijk om met de problematiek van de arbeidspecialisatie en de problematiek van de arbeidscobrdinatie.
Bron: Strategie en organisatie van publieke organisaties, Sebastian Desmidt, Aimé Heene
Een strategie, tot stand gekomen door planning of door `crafting), leidt tot prestaties (en vice versa) middels een passende structuur in de organisatie. Alle organisaties hebben een structuur. De organisatiestructuur heeft twee basisfunc-ties: (1) structuren worden ontwikkeld om de invloed van het individu (en de individuele willekeur en dus de verschillen tussen individuen) te minimaliseren of op zijn minst te regulariseren, (2) de structuur is de setting waarbinnen macht wordt uitgeoefend, beslissingen genomen, en waar de organisatieactiviteiten wor-den uitgevoerd [Dalton et al (1980)).
De organisatiestructuur is gedefinieerd als de totale som van de manier waarop het werk verdeeld is in onderscheiden taken en de manier waarop nadien deze taken gecoordineerd worden [Mintzberg (1983:2)].
Bron: Bedrijfsmanagement: strategie, structuur, strijd, Noël Houthoofd
Functies en taken
Een organisatiestructuur bestaat uit een verzameling functies. En een functie bestaat uit verschillende taken. Een functie is het geheel van taken die iemand moet uitvoeren. Een taak is de bevoegdheid om een bepaalde activiteit uit te voeren.
Bron: Van structuur tot strategie, Cora Nijenhuis
Uitwerken van de organisatiestructuur
Het vaststellen en invoeren van de organisatiestructuur vindt plaats in een drietal
stappen, namelijk het vaststellen van:
1. afdelingen
2. functies en
3. medewerkers
Afdelingen worden bemenst door medewerkers in een bepaalde functie. De eerst
volgende stap is dan ook het vaststellen van de functies per afdeling. Van een functie
worden over het algemeen de volgende zaken vastgelegd:
• Naam van de functie
• Doel van de functie
• Staf of lijn
• Functionele meerdere, waaraan wordt gerapporteerd
• Eisen bij de functie
• Afdeling waartoe de functie behoort
• Taken en verantwoordelijkheden
Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online
