Een handig hulpmiddel om een proces in kaart te brengen is het met behulp van een zgn. zwembaandiagram (ook wel: swimming lanes-techniek genoemd). Een zwembaandiagram is een stroomschema waarin visueel onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende verantwoordelijkheden voor een subproces binnen een proces. Een zwembaan kan zowel horizontaal als verticaal worden weergegeven. Hét verschil met andere procesmodelleer-technieken is dat activiteiten en beslissingen visueel gegroepeerd worden door ze in dezelfde baan te plaatsen. Parallelle lijnen verdelen het schema in banen, waarbij elke persoon of groep zijn eigen baan heeft.

Processen zijn grensoverschrijdend. Stel dat je een klant bent. Je zwemt in Baan 1. Klantenservice zwemt in Baan 2. Interne processen zwemmen in Baan 3. Enzovoort. De tijd stroom van links naar rechts. Het proces doorkruist banen en doorloopt afdelingen tijdens de reis van start naar finish. De zwembaan is een effectieve visualisatietechniek die alle functionele bijdragers aan het proces helpt hun rol te begrijpen, terwijl het tegelijkertijd iedereen binnen de organisatie de kans geeft de complexiteit van het proces te zien. Vergeet niet dat we elke keer een baan doorkruisen, we feitelijk een interactie tussen leverancier en klant creëren die staat voor eisen, wensen en behoeften waaraan voldaan moet worden.

Om een functiestroomdiagram op te stellen, doorloop je de volgende stappen:

1. Bepaal welk proces je wilt modelleren.

2. Bepaal welke functies (of disciplines) een rol spelen in het proces en zet deze uit op de verticale as, zodat elke functie zijn eigen ‘zwembaan’ krijgt.

3. Beschrijf vervolgens de activiteiten in logische volgorde, van links naar rechts. Een activiteit is een zelfstandig naamwoord + werkwoord.

4. Verbind tenslotte de activiteiten met pijlen.

Afhankelijke van het gewenste detailniveau, kun je ervoor kiezen jezelf te beperken tot alleen de belangrijkste activiteiten en het proces nemen zoals het meestal verloopt. Het is ook mogelijk de uitzonderingen visualiseren. De gewenste diepgang bepaalt ook of je al dan niet producten en beslismomenten opneemt in het stroomschema.

Een zwembaandiagram (swimming lanes) worden ook wel een Rummler-Brache diagram of cross-functional diagram genoemd. De Visio-term is 'functiestroomdiagram'. In de woorden van Microsoft: "(m)et functiestroomdiagrammen geeft u de relatie weer tussen een bedrijfsproces en de functionele eenheden, zoals afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor dat proces. De banden in het stroomdiagram vertegenwoordigen functionele eenheden zoals afdelingen of functies. Iedere shape stelt een stap voor in het proces en wordt in de band geplaatst voor de functionele eenheid die verantwoordelijk is voor die stap.".

Bron: Swim lane (wikipedia) en Huidige proces in kaart brengen – functiestroomdiagram / swimming lanes