Rational behavior requires theory. Reactive behavior requires only reflex action.

W. Edwards Deming

Succes met Scrum!
Wouter Tengeler

Bij Bol.com | Amazon.nl | Managementboek

Executives owe it to the organization and to their fellow worker not to tolerate nonperforming individuals in important jobs.

Peter F. Drucker

Plants don't close from poor workmanship, but from poor management.

W. Edwards Deming

Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder een aantal belangrijke metrieken (metrics) binnen Lean:

METEN

Meten is weten. Ook de status of prestaties van een proces kun je meten. Het doel van zo'n procesmeting is inzicht verkrijgen in een bepaald aspect van het proces — hoe sta je ervoor? Waarden die daarvan een goede indicatie geven, noemen we 'key performance indicators' of kortweg kpi's. Een kpi is een meetbare variabele die aangeeft hoe het proces op een specifiek onderdeel presteert. Voorbeelden van kpi's zijn bijvoorbeeld de gemiddelde doorlooptijd, geproduceerde aantallen of een klanttevredenheidscijfer (zoals een NPS-score), maar er zijn uiteraard nog veel meer kpi's te bedenken.

Om een proces te kunnen verbeteren of bijsturen hebben we 'getallen' nodig. Lean Six Sigma gebruikt daarvoor de term metrieken (metrics), de meetbare prestaties van een proces. De meest voorkomende, meetbare eigenschappen van een proces zijn:

• Doorlooptijd
• Procestijd
• Cyclustijd
• Wachttijd
• Doorstroomsnelheid
• Reactietijd
• Voorraad

Doorlooptijd (DLT)

De doorlooptijd is de tijd tussen de aanvraag van de klant en de levering aan de klant. Hieronder vallen naast alle processtappen dus ook de eventuele wachttijden.

Procestijd

De procestijd (ook wel werktijd) is de tijd die daadwerkelijk aan het uitvoeren van de taak wordt besteed. Die tijd heb je dus nodig om de opdracht uit te voeren. Dit is de nettotijd, omdat wachttijden en voorraadvorming niet worden meegerekend.

Cyclustijd

De tijd tussen start en finish van de productiecyclus. De cyclustijd is dus de tijd die nodig is om van begin tot eind één eenheid te produceren. De cyclustijd geeft een indicatie hoeveel tijd het kost om aan de vraag te voldoen.

Wachttijd

De inactieve tijd tussen twee activiteiten binnen het proces. Denk bijvoorbeeld aan het wachten op feedback van een gebruiker of de tijd die verloren gaat tussen twee processtappen.

Doorstroomsnelheid

De doorstroom is het aantal items dat door een systeem of proces gaat.

Reactietijd

De inactieve tijd tussen twee activiteiten binnen het proces. Het is een vorm van wachttijd maar over deze tijd zijn afspraken gemaakt. De reactietijd wordt meestal aan het begin van een proces gemeten.

Voorraad

Met voorraad wordt bedoeld: alle items in een systeem of proces waar op een bepaald moment in de tijd niets mee gebeurt. Denk aan openstaande meldingen in een meldingensysteem.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer

Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder het belang van een meetsysteemanalyse als het gaat om het meten van de procesprestaties:

Meetsysteemanalyse

De uitspraak 'meten is weten' geldt tot op zekere hoogte. Als je gaat meten, moet je goed nadenken hoe je die meting uitvoert, om ervoor te zorgen dat de meetresultaten de werkelijkheid weerspiegelen. Een meetmisser is zo gemaakt. Om meer zekerheid te krijgen over de meting (en dus ook over de meetresultaten) is het verstandig om een zogenoemde meetsysteemanalyse te doen. Klinkt ingewikkeld? Dat valt best mee — het zijn enkele uitgangspunten die je helpen om een meting op waarde te schatten.

Met een meetsysteemanalyse maak je een gewogen inschatting van oorzaken die de meting kunnen beïnvloeden of verstoren. Factoren die tijdens de meting kunnen zorgen voor 'variatie' zijn:
? De meetmethode
? De persoon die de meting uitvoert
? De manier waarop je data verzamelt
? De omgeving

Je moet er dus rekening mee houden dat er variatie kan optreden bij het meten. We noemen dit ook wel de validiteit van de indicator. Ga ervan uit dat wat je meet nooit 100% betrouwbaar is! Bij het beoordelen van een meting spelen de volgende kenmerken een rol:

1. Onderscheidend

Kan het meetsysteem ook kleine verschillen in de werkelijke waarde waarnemen? Dit wordt soms ook wel de resolutie genoemd.

2. Accuraatheid

Hoe nauwkeurig is de meting? In hoeverre komt deze overeen met of wijkt deze af van de werkelijkheid (afwijking = bias)?

3. Lineariteit

Is de accuraatheid consistent over het gehele bereik van metingen? Met andere woorden, is de bias constant?

4. Stabiliteit

Is het meetsysteem stabiel in de tijd? Wordt dezelfde waarde onder dezelfde omstandigheden ook met dezelfde uitkomst gemeten.

5. Herhaalbaarheid

Is er een afwijking tussen twee opeenvolgende metingen van dezelfde waarde onder dezelfde omstandigheden?

6. Reproduceerbaarheid

Geeft de meting hetzelfde resultaat als iemand anders de meting uitvoert onder dezelfde omstandigheden?
Waarom moet je dit allemaal weten? De kernboodschap is: probeer altijd te beredeneren of een meetwaarde ook echt de werkelijke waarde is. Is hij representatief voor de werkelijkheid? Meetafwijkingen zijn niet ongebruikelijk.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer

Leadership requires two things: a vision of the world that does not yet exist and the ability to communicate it.

Simon Sinek

Welcome Problems, Find Success
Creating Toyota Cultures Around the World
Kiyoshi Nate Furuta

Bij Bol.com | Managementboek

Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder het SIPOC-model als instrument voor het beschrijven van een proces:

SIPOC

Als functioneel beheerder heb je regelmatig de behoefte om snel inzicht to krijgen in een proces en de relatie tussen de verschillende belanghebbenden. De SIPOC-procesanalyse is een eenvoudige tool uit de gereedschapskist van Six Sigma waarmee je in korte tijd de belangrijkste onderdelen van een proces in kaart brengt. SIPOC gaat uit van een 'happy flow' - ofwel een proces dat helemaal volgens verwachting verloopt. Alle afwijkingen laat je dus buiten beschouwing - het model wordt anders onnodig complex. Regelmatig betreft het overigens een deelproces en geen volledig proces.

SIPOC is een acroniem dat staat voor:
? Supplier. Van wie of wat krijg je input voor je proces?
? Input. Wat heb je nodig om de processtappen te kunnen uitvoeren? Gebruik voor de beschrijving zelfstandige naamwoorden
? Process. Welke 4 tot 7 processtappen worden er uitgevoerd? Gebruik werkwoorden.
? Output. Wat leveren de processtappen op? y zelfstandige naamwoorden
? Customer. Voor wie (intern of extern) is deze output bestemd"'

Stappenplan

Een SIPOC maak je niet alleen maar met een team. Je nodigt hiervoor de mensen uit die te maken hebben met hetproces dat je in kaart wilt brengen. De input voor een SIPOC kan overal vandaan komen: incidenten, vragen van gebruikers, enzovoort.

Bij het maken van een SIPOC houd je deze volgorde aan: Process, Output, Customer, Input en Supplier. Dat lijkt onlogisch, want het is toch 'SIPOC' en niet 'POCIS', maar dat doe je omdat het proces de basis is voor je SIPOC (dus daarom begin je daarmee). In het volgende voorbeeld maken we een SIPOC ?an een proces voor het managen van incidenten.

Stap 1. Process

In de eerste stap van de SIPOC-analyse breng je het proces in kaart. Hanteer de vuistregel dat een proces uit niet meer dan 4 tot 7 stappen mag bestaan. Kom je tot meer stappen, dan beschrijf je het proces waarschijnlijk te gedetailleerd. Het doel is en blijft een procesbeschrijving op hoofdlijnen!

Stap 2. Output

Elke processtap zorgt voor output — het levert iets op, een resultaat. Noteer die output in het schema.

Stap 3. Customer

Schrijf op wie de 'klant' van de output is - waar gaat deze output heen? Dat kan per output één klant zijn, maar ook meerdere. Beperk je wel tot een algemene omschrijving.

Stap 4. Input

Vaak is de output van de ene stap de input voor een andere stap. Het is echter ook mogelijk dat de input afkomstig is uit een ander proces.

Stap 5. Supplier

Deze kolom kun je vaak rechtstreeks kopiëren vanuit de kolom Cust maar dan één regel omlaag versprongen. Let op, want dat is niet altijd het geval, dus blijf nadenken. Het eerste item in de kolom Supplier komt door overeen met het laatste item in de kolom Customer - degene die bij de van een proces iets wil, is immers ook degene die aan het eind iets krijgt.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer

Remarkable visions and genuine insights are always met with resistance.

Seth Godin