Daniël E. Brouwer wijst in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder op het belang van processen, waarbij er voor functioneel beheer negen processen worden onderscheiden. Op onderstaande wijze beschrijft hij wat hij verstaat onder een proces:

Wat is dan de definitie van een proces?

(...)

Een proces is een doelgerichte ordening van activiteiten om een vooraf vastgesteld resultaat te bereiken.

Het liefst voegen al die activiteiten in een proces ook waarde toe voor de klant, maar de werkelijkheid is weerbarstiger.

Waarde toevoegen met processen

Wat bedoelen we met 'waarde'? Om dat goed te kunnen uitleggen, moet je eerst weten waar die focus op 'waarde' vandaan komt. Die is afkomstig uit Lean, een managementfilosofie die erop gericht is om met zo min mogelijk verspilling in het proces zo veel mogelijk waarde te realiseren voor de klant. En 'waarde' is datgene waarvoor de klant bereid is te betalen.

Waarde is per definitie subjectief: wat voor de één waardevol is, is voor de ander misschien waardeloos. Een luxeproduct is hiervan een mooi voorbeeld. Een handgemaakt Zwitsers horloge kost een vermogen. Iemand die waarde hecht aan de herkomst, merknaam of duurzaamheid zal bereid zijn daarvoor te betalen. Maar een ander vindt dat misschien onzin en draagt liever een goedkoop horloge uit China. Voor de een is een horloge een sieraad waarmee hij of zij zich kan onderscheiden, voor de ander is het niet meer dan een vervangbare accessoire dat de tijd aangeeft.

Een Lean-denker kijkt altijd kritisch naar de uitgevoerde activiteiten en is er zich altijd van bewust dat elke activiteit tijd, geld en middelen kost Daarom worden activiteiten verdeeld in twee categorieën: activiteiten die waarde toevoegen en activiteiten die geen waarde toevoegen Activiteiten die geen waarde toevoegen kun je niet zonder meer allemaal schrappen, want sommige van die activiteiten zijn noodzakelijk - wat overblijft zijn de verspillingen.

De basisingrediënten van een proces

Eigenlijk zijn alle processen in de basis hetzelfde - ze bevatten dezelfde ingrediënten. Als je deze ingrediënten in een andere verhouding mengt, levert het proces een ander resultaat op.

Vergelijk het met het bakken van een cake: de basisingrediënten zijn boter, bloem en eieren. Voeg je één extra ei toe aan het beslag, dan wordt de cake smeuïger. Ontbreekt een van de basisingrediënten, dan mislukt de cake en krijg je niet het resultaat dat je voor ogen had.

Elk proces heeft 5 basisingrediënten:

1. Activiteiten
2. Mensen
3. Middelen
4. Kaders/rapportage
5. Input en output

1. Activiteiten
Een proces is een ordening van activiteiten. Een omschreven hoeveelheid werk die in een of meer stappen door een of enkele personen of geautomatiseerd uitgevoerd kan worden. Activiteiten moeten in principe waarde toevoegen (of zijn noodzakelijk) en hebben een relatie met het eindresultaat.

2. Mensen
Activiteiten worden uitgevoerd door mensen met kennis. Zij hebben een rol waarbij taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden horen. Zij zijn dankzij hun vakmanschap doorslaggevend voor het goede verloop van het proces.

3. Middelen
Mensen voeren activiteiten uit met behulp van middelen. Middelen zijn verbruiks- en gebruiksvoorwerpen waarmee de 'input' wordt omgezet in 'output'. Middelen die functioneel gezien nodig zijn, zijn bijvoorbeeld machines (waaronder computersystemen en software), gebouwen (werkplekken), geld (om leveranciers te kunnen betalen) en informatie.

4. Kaders
Kaders zijn alle randvoorwaarden, zoals doelen, vereisten, normen, wetgeving en dergelijke. Alles wat nodig is om het proces aan te sturen en alle eisen en omstandigheden die invloed hebben op de uitvoering van het proces.

Ook de normen en waarden van een organisatie kun je beschouwen als een kader. Het zijn de principes die binnen een organisatie worden nageleefd. Ze vormen een leidraad bij de keuze wat je wel en wat je niet doet of wat acceptabel is en wat niet — de grenzen waarbinnen de organisatie opereert. Natuurlijk zijn er ook externe belanghebbenden die eisen stellen waaraan de organisatie en de manier van werken moet voldoen.

5. Input en output
Elk proces heeft input nodig om te kunnen starten en elk proces levert uiteindelijk output. Output is het resultaat van de input en alle activiteiten die waarde toevoegen tijdens het proces.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer