Daniël E. Brouwer beschrijft in zijn boek Het procesboek voor de functioneel beheerder hoe binnen zgn. procesvolwassenheidsmodellen de 'volwassenheid' van een proces vaak wordt beschreven in termen van vijf niveaus:

PROCESVOLWASSENHEID

Een mens is volwassen als hij of zij zichzelf kan redden. Een volwassen mens heeft zich ontwikkeld tot een bepaald niveau. Voor een proces geldt eigenlijk hetzelfde. Om de mate van volwassenheid van een proces uit te drukken maken we gebruik van een volwassenheidsmodel. Met zo'n model kun jen dus op een eenvoudige en en effectieve manier het volwassenheidsniveau van een proces bepalen. De volwassenheid zegt iets over het ontwikkelstadium van een proces, de fase waarin een proces zich bevindt. En die kennis biedt een referentiekader om systematisch verbeteringen in een proces te kunnen doorvoeren – routekaart voor procesverbetering.

Zit je qua volwassenheid op een bepaald niveau, dan geeft het model aan waaraan je moet voldoen en over welke vaardigheden je moet beschikken om op het volgende niveau te komen. Het volwassenheidsniveau vertelt dus hoe goed je bent, althans volgens het model dat je gebruikt om die volwassenheid aan te tonen! En daarin schuilt meteen het grootste risico als je een volwassenheidsmodel gebruikt. Het is een vereenvoudigde, theoretische weergave van de werkelijkheid.

Waar je ook op moet letten bij het gebruik van een dergelijk model is dat een hoger niveau niet per se beter is. Je moet dat situationeel bekijken. Werken op een hoger niveau brengt andere uitdagingen met zich mee dan werken op een lager niveau. Het is niet altijd nodig om naar een hoger niveau te streven — in een bepaalde situatie kan het huidige niveau het beste niveau zijn.

Gebruik een volwassenheidsmodel om te verklaren waarom dingen zijn zoals ze zijn. De beschrijving van het volgende niveau biedt een leidraad voor wat je moet doen om de heersende situatie te veranderen. Gebruik het model om de huidige werkelijkheid te verklaren en als richtingaanwijzer om steeds professioneler te worden.

Hoewel er verschillende volwassenheidsmodellen bestaan, hebben ze vaak één ding gemeen: het gangbare aantal volwassenheidsniveaus is vijf:

1. Ad hoc

2. Herhaalbaar

3 Gestandaardiseerd

4. Beheerst

5. Geoptimaliseerd

Bij de eerste drie niveaus is de organisatie intern gericht. Het proces werkt, maar mist de aansluiting met het uiteindelijke doel: voldoen aan de wensen van de klant. Vanaf niveau 3 komt de klant steeds meer in beeld en is het proces steeds meer gericht op het leveren van waarde voor de klant.

(…)

Niveau 1: Ad hoc

Werkzaamheden worden ad hoc uitgevoerd en zijn niet beschreven. Succes is meer geluk dan wijsheid. Als er al sprake is van processen, dan zijn deze verre van optimaal en de uitkomst is doorgaans onvoorspelbaar. Brandjes blussen is aan de orde van de dag en men heeft de situatie niet volledig onder controle. Ook wordt er op dit niveau niet gestuurd op kpi's (key performance indicators). Alles gebeurt reactief.

Niveau 2: Herhaalbaar

Op dit niveau zijn de processen beschreven en worden de werkzaamheden steeds op dezelfde manier uitgevoerd (herhaald). Voor een proces zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd en het proces wordt gecontroleerd uitgevoerd. Wel is er nog steeds sprake van een interne focus.

Niveau 3: Gestandaardiseerd

Alle processen zijn gestandaardiseerd, gedocumenteerd en gecontroleerd. worden aangestuurd en er vinden audits (controles) plaats. Op dit niveau staat het sturen op resultaat centraal. De onderlinge afspraken zijn vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA) en/of een Dossier Afspraken en Procedures (DAP).

Om het volgende niveau te bereiken zijn extra investeringen nodig. Om die reden stoppen veel organisaties met het doorgroeien naar het volgende niveau.

Niveau 4: Beheerst

Op dit niveau worden de prestaties voortdurend gemeten en actief bijgestuurd. Het proces wordt volledig ‘beheerst’. De informatie die voortkomt uit de uitvoering van het proces wordt gebruikt om het proces te verbeteren.

Niveau 5: Geoptimaliseerd

Op dit niveau worden processen systematisch verbeterd en proactief bijgestuurd. Als er een informatiesysteem wordt ingevoerd, heeft dat geen invloed op de processen. Op dit niveau zijn de processen dus robuust.

Bron: Het procesboek voor de functioneel beheerder, Daniël E. Brouwer